b) Auswahl, Unterweisung und Überwachung 

Es ist die Aufgabe des Vertreters, eine für die Tätigkeit qualifizierte Person auszuwählen, sie mit ihren Aufgaben vertraut zu machen und die Ausführung ihrer Arbeit in vernünftigem Umfang zu überwachen (J 5/80, ABl. 1981, 343; J 16/82, ABl. 1983, 262; J 26/92; T 2016/16). Eine "Hilfsperson" im Sinne von J 5/80 (ABl. EPA 1981, 343) schließt eine Ersatzkraft ein, die eine Hilfsperson im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Verhinderung vertritt. An die Auswahl, Unterweisung und Überwachung der Ersatzkraft sind dieselben Anforderungen zu stellen wie an die Hilfsperson selbst (J 16/82, ABl. 1983, 262). Neue Hilfskräfte müssen mindestens einige Monate lang regelmäßig überwacht werden (vgl. J 3/88, T 715/91).

Die oben genannte Rechtsprechung ist auch auf einen Vertreter mit Sitz in den Vereinigten Staaten (und gegebenenfalls dessen Hilfspersonen) anzuwenden, der mit dem ordnungsgemäß bestellten und zugelassenen Vertreter zusammenarbeitet. In J 3/88 arbeitete der amerikanische Patentvertreter eines nicht in einem Vertragsstaat ansässigen Anmelders mit dem ordnungsgemäß bestellten zugelassenen Vertreter zusammen. Die "docket clerks" (Hilfskräfte) des amerikanischen Patentvertreters waren mit Routineaufgaben wie z. B. dem Notieren und Überwachen von Terminen betraut. Die Juristische Kammer vertrat die Auffassung, dass die Hilfskräfte auch zur Ausführung dieser zugegebenermaßen einfachen Aufgaben ein gewisses Grundwissen benötigen. Die Juristische Kammer gelangte zu dem Schluss, dass es für einen "docket clerk", der zwar keine besondere Qualifikation benötigt, im Grunde unmöglich ist, diese Routinearbeiten zufriedenstellend auszuführen, wenn er nicht vorher entsprechend unterwiesen wurde und so lange genau überwacht wird, bis er mit seiner Tätigkeit vertraut ist. Eine vernünftige Überwachung der Arbeit eines neu eingestellten "docket clerk" setzt voraus, dass dessen Arbeit regelmäßig kontrolliert wird. Damit einem Fehlverhalten vorgebeugt wird, sollten diese regelmäßigen Kontrollen systematisch durchgeführt werden – zumindest während einer mehrmonatigen Einarbeitungszeit.

(i) Routineaufgaben

In T 1062/96 vom 11. Dezember 1997 date: 1997-12-11 hielt die Kammer die Absendung eines vom Vertreter erstellten und unterzeichneten Schreibens für eine typische Routineaufgabe, die der Vertreter einer Hilfskraft übertragen kann (ebenso T 335/06). Im vorliegenden Fall war die Hilfskraft ausdrücklich angewiesen worden, das Schreiben noch am selben Tag per Fax abzusenden. In einer gut organisierten Kanzlei kann der Vertreter sich darauf verlassen, dass solche Anweisungen richtig ausgeführt werden. Die Absendung eines Fax erfordert keine Spezialkenntnisse und keine besondere Qualifikation. Deshalb konnte von der Hilfskraft, in diesem Fall einer Sekretärin, die sich bei der täglichen Arbeit in der Kanzlei des Vertreters als zuverlässig erwiesen hatte, erwartet werden, dass sie diese Aufgabe eigenverantwortlich erledigen würde. Da die Anweisung umgehend auszuführen war, war eine spätere Kontrolle, ob das Fax tatsächlich abgesandt worden war, nicht erforderlich. S. auch T 2023/14.

In T 2253/13 beauftragte der Vertreter eine Hilfskraft am letzten Tag der betreffenden Frist damit, die Beschwerdebegründung per Fax an das EPA zu senden, doch die Hilfskraft übersah, dass das Fax nicht erfolgreich übermittelt wurde. Die Kammer hielt es für erwiesen, dass der Beschwerdeführer eine Frist trotz gebotener Sorgfalt nicht einhalten konnte. Das Versenden der Beschwerdebegründung war eine Routineaufgabe, die der Vertreter einer Hilfskraft übertragen konnte, ohne gegen das Erfordernis der gebotenen Sorgfalt zu verstoßen; es handelte sich um ein entschuldbares einmaliges Versehen der Hilfskraft.

In T 2450/16 befand die Kammer zumindest im vorliegenden Fall, dass die Erstellung einer Beschwerdeschrift durch die Hilfskraft des Vertreters nicht als Routineaufgabe anzusehen war, die der Vertreter ihr zu Recht übertragen konnte.

In T 3029/18 vom 3. Juni 2020 date: 2020-06-03 kam die Kammer zu folgendem Schluss: nachdem vom Vertreter entschieden worden war, welche Gebühr zu bezahlen war und an welchem Tag, war die Ausführung dieser Anweisung eine Routinehandlung, die man einer erfahrenen und zuverlässigen Hilfsperson überlassen konnte. Zu verlangen, dass diese Ausführungshandlung nochmals kontrolliert wird, würde nach Ansicht der Kammer zu weit führen und wäre nicht mehr verhältnismäßig. In dieser Hinsicht schloss die Kammer sich den Erwägungen in der Entscheidung T 1355/09 an, in der die Kammer befand, dass bei einem sehr kleinen Unternehmen ein Kontrollmechanismus nicht erforderlich ist.

(ii) Auswahl einer qualifizierten Person für die Tätigkeit

In T 191/82 date: 1985-04-16 (ABl. 1985, 189) befand die Kammer, dass die nicht rechtzeitige Entrichtung einer Zuschlagsgebühr eindeutig auf einem unglücklichen Zusammentreffen von Versehen ansonsten richtig ausgewählter und erfahrener Angestellter beruhte.

In J 12/84 (ABl. 1985, 108) wurde festgestellt, dass es an der gebotenen Sorgfalt fehlt, wenn die Angestellten eines anderen Unternehmens angewiesen werden, an den Vertreter gerichtete eingeschriebene Briefe in Empfang zu nehmen, da dieser die Arbeit von Personen, die nicht bei ihm angestellt sind, nicht überwachen kann.

In T 309/88 vom 28. Februar 1990 date: 1990-02-28 führte die Beschwerdekammer aus, dass zur Eintragung und Überwachung von Fristen sich auch zweifellos solche Personen eignen würden, die keine abgeschlossene Ausbildung als Patentanwaltsgehilfe besitzen. Dabei handle es sich einzig um Routinearbeiten, die keine speziellen Vorkenntnisse und beruflichen Qualifikationen voraussetzen würden. Die Hilfsperson müsse aber mit ihren Aufgaben in hinreichendem Maße vertraut gemacht worden sein, und ein ausgebildeter Angestellter müsse ihr als Arbeitskollege zur Seite gestanden haben.

(iii) Ordnungsgemäße Anweisung der Hilfskraft

In T 1764/08 befand die Kammer, dass die Einreichung einer zulässigen Beschwerde keine Routinetätigkeit, sondern eine komplizierte Aufgabe ist, für die der zugelassene Vertreter seiner Hilfskraft klare Anweisungen geben muss.

In T 2336/10 erklärte die Kammer, dass der Vertreter offenbar keine ordnungsgemäßen Anweisungen erteilt hatte, was den richtigen Umgang mit der Frist für die Einreichung einer Beschwerdebegründung betraf. Eine Hilfsperson, der diese Aufgabe übertragen wird, muss dahin gehend angewiesen werden, dass nach der Einreichung der Beschwerde und der Entrichtung der Beschwerdegebühr grundsätzlich innerhalb der Viermonatsfrist gemäß Art. 108 EPÜ eine Beschwerdebegründung eingereicht werden muss.

In T 198/16 stellte die Kammer fest, dass der Vertreter einer Hilfskraft ausdrückliche und klare Anweisungen in Bezug auf die Entrichtung der Beschwerdegebühr geben muss. Der Vertreter konnte sich nicht darauf verlassen, dass die Hilfskraft aus der Beschwerdeschrift die Aufgabe herleitet, das Formblatt für die Gebührenzahlung einzureichen.

In T 2450/16 wies die Kammer darauf hin, dass epoline^® vor allem der Online-Einreichung von Unterlagen beim EPA dient. Nach Ansicht der Kammer handelt es sich nicht um einen elektronischen Leitfaden, der Kenntnisse darüber vermittelt, welche Unterlagen in einer bestimmten Situation eingereicht werden müssen. Vielmehr werden diese Kenntnisse bei den Nutzern von epoline^® vorausgesetzt. Mit anderen Worten: Die Verwendung von epoline^® durch die Hilfskraft war kein Ersatz für die Notwendigkeit ordnungsgemäßer Anweisungen seitens des Vertreters.

(iv) Überwachung in vernünftigem Umfang

In T 949/94 vom 24. März 1995 date: 1995-03-24 befand die Kammer, dass von einem Vertreter erwartet werde, dass er die übertragenen Arbeiten angemessen überwache. Dies bedeute aber nicht, dass er die Absendung jedes einzelnen Schreibens überwachen müsse. Sobald er ein Schreiben unterzeichnet und seine Sekretärin angewiesen habe, es zur Post zu geben, könne er zu Recht davon ausgehen, dass dies auch geschehen sei. Infolgedessen war die Kammer davon überzeugt, dass der Vertreter seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Beaufsichtigung seiner Sekretärin nachgekommen war (J 31/90, T 1171/13).

In T 1465/07 hatte die Sekretärin des Vertreters zuvor für einen anderen Partner gearbeitet, und bei Antritt ihrer neuen Arbeitsstelle hatten ihre Anweisungen zur Gegenkontrolle weitestgehend darin bestanden, dass sie diese Kontrolle in derselben Weise durchführen sollte wie in ihrer vorhergehenden Stelle. Die Kammer hielt dies für unzureichend: Während der ersten Zeit nach Antritt ihrer neuen Stelle hätte die Sekretärin häufiger beaufsichtigt werden müssen. Eine solche Aufsicht ist nicht nur angemessen und notwendig, sondern auch verhältnismäßig, da sie keinen wesentlichen Zeitaufwand bedeutet.

In T 1149/11 stellte die Kammer Folgendes fest: Die Sorgfaltspflicht hinsichtlich der Überwachung des Assistenten erfordere einen wirksamen Kontrollmechanismus, zumindest in einer Kanzlei, in der eine beträchtliche Zahl von Fristen zu überwachen sei. Dies treffe gerade auf den vorliegenden Fall zu, weil die Frist für die Einlegung einer Beschwerde und die Entrichtung der Beschwerdegebühr nach Art. 108 EPÜ nämlich höchst kritisch sei. Im Falle einer Versäumung gebe es kein weiteres ordentliches Rechtsmittel und die angefochtene Entscheidung rechtskräftig werde (s. auch T 439/06, ABl. 2007, 491).

In T 555/08 befand die Kammer, dass der erforderliche Sorgfaltsstandard nicht erfüllt ist, wenn mündliche Aussagen einer Hilfsperson unkritisch als zutreffend akzeptiert werden, obwohl Zweifel an dieser Aussage bestehen mussten (vgl. T 602/94). Die fehlende Nachfrage bzw. Nachprüfung ist im Zusammenhang mit der erforderlichen Überwachung der eingesetzten Hilfspersonen zu sehen. Insbesondere wenn Anzeichen für ein mögliches Fehlverhalten vorliegen, müsste geprüft werden, ob eine Hilfsperson den ihr übertragenen Aufgaben in korrekter Weise nachkommt.

In T 2016/16 stellte die Kammer fest, dass der Vertreter auch dann nicht von seiner Pflicht entbunden war, die Hilfskraft ordnungsgemäß mit ihren Aufgaben vertraut zu machen und zu überwachen, wenn die von der Hilfskraft in das Fristenüberwachungssystem eingegebenen Fristen normalerweise von einem Patentanwalt nochmals überprüft wurden.