Verfahren zur Qualitätssicherung
Wir haben einen Rahmen für das Qualitätsmanagement in allen Phasen des Patenterteilungsprozesses erarbeitet und ermöglichen so stetige Verbesserungen.
Intern erhobene Qualitätsdaten und Kommentare unserer Nutzerschaft ermöglichen es uns, aus vielen verschiedenen Perspektiven Rückmeldungen zu unserer Qualität zu sammeln und festzustellen, in welchen Bereichen wir uns verbessern können.
Im Zentrum des EPA steht die dreiköpfige Prüfungsabteilung. Sie stellt sicher, dass alle Recherchenberichte, schriftlichen Bescheide, Erteilungsvorschläge und Zurückweisungen von drei technisch vorgebildeten Prüferinnen bzw. Prüfern geprüft und genehmigt werden, und führt außerdem mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren durch. Auch die Einspruchsabteilungen setzen sich aus drei Prüferinnen und Prüfern zusammen, von denen mindestens zwei nicht der Prüfungsabteilung angehört haben, die das angefochtene Patent erteilt hat.
Zusätzlich zu den Kontrollen der Vorgesetzten innerhalb der operativen Teams prüft die – von den operativen Teams unabhängige – Direktion Qualitätsaudit die Qualität der Arbeit in den Bereichen Klassifizierung, Recherche, Prüfung und Einspruch sowie Formalprüfung. Sie evaluiert regelmäßig und unabhängig, wie die Abteilungen und Formalsachbearbeiterinnen bzw. -sachbearbeiter die Vorschriften anwenden. Das erfahrene Expertenteam hat im Jahr 2023 insgesamt 802 Recherchen und 1 050 Erteilungsvorschläge überprüft. Die Ergebnisse fließen in die stetige Qualitätsverbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen ein.
Qualität liegt in der gemeinsamen Verantwortung aller Beteiligten. Wir, das EPA, sind darauf angewiesen, dass unsere Nutzerinnen und Nutzer uns mitteilen, an welcher Stelle wir uns verbessern können, und wir reagieren unsererseits auf eingehendes Feedback .
Außerdem wird unser Qualitätsmanagementsystem jährlich extern von einer unabhängigen Stelle geprüft.
Anhand der Ergebnisse werden verschiedene Maßnahmen beschlossen, die zentraler Bestandteil unseres formellen Verbesserungszyklus sind und in den jährlichen Qualitätsaktionsplan einfließen.
Das vom EPA implementierte, nach ISO 9001:2015 zertifizierte Qualitätsmanagementsystem ist Teil eines umfangreichen integrierten Managementsystems, das Vertrauen in unsere Prozesse und Systeme schafft.
Wie wir unsere Qualität verbessern
Zielgerichtete Maßnahmen zur laufenden Qualitätsverbesserung in allen Bereichen des EPA ergeben sich aus unserem Qualitätsaktionsplan. Die Maßnahmen werden so heruntergebrochen und angepasst, dass alle Bediensteten die Qualitätsziele erhalten, die für sie und ihre Abteilung relevant und umsetzbar sind. Die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele werden im Laufe des Jahres regelmäßig überprüft.
Spezifische Qualitätsprobleme werden in einer gesonderten Datenbank überwacht und als "Qualitätsinitiativen" verwaltet. Dieser sorgfältig ausgearbeitete Ansatz umfasst folgende Schritte:
- Verifizierung des Problems (handelt es sich wirklich um ein systematisches Problem oder um einen einmaligen Fehler?)
- Analyse der zugrunde liegenden Ursachen (was ist der Grund für das Problem?)
- Erstellung eines detaillierten Aktionsplans mit Maßnahmen zur Beseitigung der zugrunde liegenden Ursache
- Prüfung der Effektivität der Maßnahmen (wurde die zugrunde liegende Ursache beseitigt?)
- Überprüfung von Problem, Analyse, Maßnahmen und Effektivität auf der Führungsebene
Weitere Informationen finden Sie in unserem Qualitätsbericht 2023.