Verfahren zur Qualitätssicherung

Wir haben einen Rahmen für das Qualitätsmanagement in allen Phasen des Patent­erteilungsprozesses erarbeitet und ermöglichen so laufende Verbesserungen.

Intern erhobene Qualitätsdaten und Kommentare unserer Nutzerschaft ermöglichen es uns, unter verschiedenen Gesichtspunkten Rückmeldungen zu unserer Qualität zu sammeln und festzustellen, in welchen Bereichen wir uns verbessern können.

Im Zentrum der Qualität des EPA steht die Prüfungsabteilung. Sie stellt sicher, dass alle Erteilungsvorschläge und alle Zurückweisungen von drei technisch vorgebildeten Prüferinnen bzw. Prüfern geprüft und genehmigt werden, und führt außerdem mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren durch. Die Einspruchsabteilungen setzen sich ebenfalls aus drei Prüferinnen und Prüfern zusammen, von denen mindestens zwei nicht der Prüfungsabteilung angehört haben, die das angefochtene Patent erteilt hat.

Zusätzlich zu den Kontrollen der Vorgesetzten innerhalb der operativen Teams prüft die – von den operativen Teams unabhängige – Direktion Qualitätsaudit die Qualität der Arbeit in den Bereichen Klassifizierung, Recherche, Prüfung und Einspruch sowie Formalprüfung. Sie evaluiert regelmäßig und unabhängig, wie die Abteilungen und Formalsachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter die Vorschriften anwenden. Das erfahrene Expertenteam hat im Jahr 2022 insgesamt 891 Recherchen und 832 Erteilungsvorschläge überprüft. Die Ergebnisse fließen in die fortlaufende Qualitätsverbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen ein.

Qualität ist eine gemeinsame Verantwortung. Wir, das EPA, sind darauf angewiesen, dass unsere Nutzerinnen und Nutzer uns mitteilen, an welcher Stelle wir uns verbessern können, und wir reagieren unsererseits auf eingehende Rückmeldungen.

Außerdem wird unser Qualitätsmanagementsystem jährlich extern von einer unabhängigen Stelle geprüft.

Anhand der Ergebnisse werden verschiedene Maßnahmen beschlossen, die ein zentraler Bestandteil unseres formellen Verbesserungszyklus sind und in den jährlichen Qualitäts­aktionsplan eingehen.

Das vom EPA implemetierte, nach ISO 9001:2015 zertifizierte Qualitätsmanagementsystem ist Teil eines umfangreichen integrierten Managementsystems, das Vertrauen in unsere Prozesse und Systeme schafft.

Wie wir unsere Qualität verbessern

Spezifische Maßnahmen zur laufenden Qualitätsverbesserung in allen Bereichen des EPA ergeben sich aus unserem Qualitätsaktionsplan. Die Maßnahmen werden so herunter­gebrochen und angepasst, dass alle Bediensteten die Qualitätsziele kennen, die für sie und ihre Abteilung relevant und umsetzbar sind. Die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele werden im Laufe des Jahres regelmäßig überprüft.

Spezifische Qualitätsprobleme werden in einer gesonderten Datenbank überwacht und als "Qualitätsinitiativen" verwaltet. Der sorgfältig ausgearbeitete Ansatz umfasst folgende Schritte:

1. Verifizierung des Problems (handelt es sich wirklich um ein systematisches Problem oder um einen einmaligen Fehler?)
2. Analyse der zugrunde liegenden Ursachen (was ist der Grund für das Problem?)
3. Erstellung eines detaillierten Aktionsplans zur Beseitigung der zugrunde liegenden Ursache
4. Prüfung der Effektivität der Maßnahmen (wurde die zugrunde liegende Ursache beseitigt?)
5. Überprüfung des Problems, der Analyse, der Maßnahmen und der Effektivität auf der Führungsebene

Nähere Einzelheiten finden Sie im Qualitätsbericht 2022.