Treiber 3: Qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen

Im Rahmen des SP2028 wird das EPA die veralteten Tools in der Prüfung und im Einspruch ersetzen, sodass sie einen kollaborativeren, interaktiven und weniger sequenziellen Prozess unterstützen. Die MyEPO-Plattform wird sich von der alten Mailbox lösen, und die Nutzer werden bei diesem Schritt unterstützt. MyEPO wird durch die Verfügbarkeit von mehr Diensten und durch die Entwicklung von Hilfestellungen auf dem Bildschirm zur Erkennung und Vermeidung von Fehlern verbessert werden, bevor Anmeldungen oder Anträge eingereicht werden. Ebenso werden die Nutzer ermutigt, von der alten Software für die Einreichung eOLF auf die neue Online-Einreichung 2.0 umzusteigen, die in MyEPO integriert sein wird. Dadurch kann eOLF zusammen mit den eingehenden Faxen außer Betrieb genommen werden.

Im Rahmen des nutzerzentrierten Ansatzes werden die alle zwei Jahre von einem unabhängigen Auftragnehmer durchgeführten Befragungen zur Nutzerzufriedenheit weiterhin die Meinungen der Nutzer zu den Online-Diensten erfassen.

KPI Zielwerte

Außerbetriebnahme der alten Mailbox und von My Files zum 30. Juni 2024

Abschaffung eingehender Faxe im Patenterteilungsprozess zum 30. Juni 2024

Außerbetriebnahme der Smartcards zum 31. Dezember 2024

Außerbetriebnahme der internen Legacy-Recherchetools bis Ende des ersten Quartals 2025

90 % oder mehr der Befragten bei Befragungen zur Nutzerzufriedenheit bewerten unsere Online-Dienste als gut oder sehr gut

Das EPA wird weiterhin mit der externen Nutzerschaft zusammenarbeiten, um den Austausch in der elektronischen Umgebung zu fördern.

Im Rahmen des SP2028 wird die frühzeitige Interaktion bei der Prüfung durch das MyEPO-Tool weiter gefördert. Das EPA ist der Ansicht, dass dies erhebliche Möglichkeiten zur Verbesserung der Qualität des Endprodukts und zur Steigerung der Effizienz für den Anmelder, seinen Vertreter und das Amt bietet.

Im Rahmen des SP2028 wird das Amt dafür sorgen, dass individuelle Entwicklungspläne in vollem Umfang genutzt werden, wobei die Bediensteten gemeinsam mit ihren Vorgesetzten die am besten geeigneten Fortbildungsmöglichkeiten ermitteln. Prüfer erhalten außerdem Unterstützung bei der Teilnahme an den relevanten – oder allen – Modulen der neuen europäischen Eignungsprüfung (EEP) und Formalsachbearbeiter beim neuen europäischen Patentverwaltungszertifikat (EPVZ). Das EPVZ wird ebenfalls verbessert, um ein breiteres Spektrum an Kompetenzen zu vermitteln, die für die Unterstützung des Patenterteilungsprozesses erforderlich sind, da sich die Art der Formalitäten in einem zunehmend digitalen Umfeld verändert.

Im Rahmen von SP2028 wird das EPA wichtige Schlüsselleistungsindikatoren für die Pünktlichkeit in den Bereichen Recherche, Erteilung und Einspruch sowie für Teilanmeldungen und die Pünktlichkeit von Anfang bis Ende einführen und verfolgen. Das Programm zur beschleunigten Bearbeitung europäischer Patentanmeldungen wird an das digitale Zeitalter angepasst und als neue Dienstleistung neu aufgelegt, während das EPA gemeinsam mit den Nutzern Optionen für ein verbessertes Verfahren für Einwendungen Dritter prüfen wird.

KPI Zielwerte

Pünktlichkeit der Recherche – 90 % aller Standardrecherchenberichte¹  sollen bis zum Ende des SP2028 innerhalb von sechs Monaten abgeschlossen sein

Pünktlichkeit der Prüfung – 70 % der Standardprüfungsakten²  sollen innerhalb von 36 Monaten nach dem Prüfungsantrag im SP2028 erteilt werden

Pünktlichkeit bei Einsprüchen – 75 % aller Standardeinsprüche³  sollen bis zum Ende des SP2028 innerhalb von 18 Monaten abgeschlossen sein

Pünktlichkeit von Anfang bis Ende – 75 % der Standardfälle⁴  sollen innerhalb von 48 Monaten nach dem Prüfungsantrag für ein EP-Patent im SP2028 erteilt werden

Pünktlichkeit bei Teilanmeldungen von Anfang bis Ende – 80 % der Standardfälle⁵ sollen innerhalb von 48 Monaten nach dem Prüfungsantrag für ein EP-Patent im Zeitraum des SP2028 erteilt werden

¹ Standardrecherchen schließen (1) nicht einheitliche, (2) unklare und (3) unvollständige Fälle aus.
² Bei den Standardprüfungen werden Fälle ausgeschlossen, in denen (1) mehr als ein Antrag auf Verlängerung der Erwiderungsfrist gestellt wurde, (2) mehr als eine Gebührenzahlung nicht rechtzeitig erfolgte und (3) eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung beantragt wurde.
³ Standardeinsprüche schließen Fälle aus, in denen (1) es mehrere Einsprechende gibt, (2) Beweisaufnahmen durch rechtskundige Mitglieder und (3) eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung oder mehrere mündliche Verhandlungen stattgefunden haben.
⁴ Standardfälle sind Anmeldungen mit einer Standardprüfung – für EP-direkt: Zeit bis zur Erteilung ab dem europäischen Anmeldetag/für PCT: Zeit bis zur Erteilung ab Eintritt in die europäische Phase.
⁵ Bei Standardfällen werden Fälle ausgeschlossen, in denen (1) mehr als ein Antrag auf Verlängerung der Erwiderungsfrist gestellt wurde, (2) mehr als eine Gebührenzahlung nicht rechtzeitig erfolgte und (3) eine Verschiebung der mündlichen Verhandlung beantragt wurde.

Angesichts der explosionsartigen Zunahme von Nichtpatent- und Patentliteratur wird das EPA den Einsatz von KI-basierten Technologien weiter ausbauen, um uns bei der genauen und zeitnahen Klassifizierung von Stand der Technik zu unterstützen und die Arbeit zu automatisieren und damit die Qualität, Geschwindigkeit und Effizienz zu erhöhen. Alle Klassifizierungsaktivitäten werden in das Recherchetool des EPA, ANSERA, und in die Patent-Workbench integriert, sodass alle veralteten Klassifizierungstools ausgemustert werden können. 

KPI Zielwerte

Klassifikation – Genauigkeit der Klassifikation bei oder über 95 % 

Klassifikation von definiertem Stand der Technik innerhalb von vier Monaten nach Veröffentlichung 

Im SP2028 werden wir uns weiterhin auf diese digitale Transformation der formalen Aspekte von Patentanmeldungen konzentrieren und dabei auch die Qualität der Freitextmitteilungen, den korrekten Umgang mit Sequenzprotokollen und die Anträge auf Eintritt in Kapitel II PCT prüfen. 

KPI Zielwerte

Formalprüfung – operative Qualitätskontrolle für die Eingangsstelle – über 90 %    

Formalprüfung – operative Qualitätskontrolle bei Einsprüchen – über 90 % 

Das EPA wird sein KI-basiertes Tool für die digitale Aktenzuweisung weiter verbessern, um sicherzustellen, dass die richtige Akte zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Prüfer und die richtige Abteilung geht, und so eine höhere Genauigkeit und Effizienz zu erreichen. 

KPI Zielwert

90 % Richtigkeit bei unserer KI-basierten Aktenzuweisung 

Das EPA wird in den nächsten fünf Jahren die Algorithmen für die Vorabrecherche mit Hilfe von KI weiter verfeinern und verbessern, um so der Recherchenabteilung zu helfen, den relevantesten Stand der Technik genauer und effizienter zu ermitteln und dessen Relevanz für den jeweiligen Fall zu bewerten. Wir werden unsere Bewertung der Neuheit und der erfinderischen Tätigkeit verstärken und weiter harmonisieren, auch bei anderen Mängeln wie der Klarheit. Um sicherzustellen, dass unsere schriftlichen Bescheide umfassend sind, werden wir uns auf die Behandlung von Fall-Back-Positionen konzentrieren. 

KPI Zielwert

Weniger als 5 % der geprüften Recherchen und schriftlichen Bescheide mit einer falschen Beurteilung der Neuheit oder erfinderischen Tätigkeit im Jahr 2024 

Weniger als 4 % der geprüften Recherchen und schriftlichen Bescheide, bei denen der Prüfer im Jahr 2024 einen relevanteren Stand der Technik gefunden hat 

80 % oder mehr der Befragten bei Befragungen zur Nutzerzufriedenheit bewerten unsere Rechercheprodukte als gut oder sehr gut 

Neben der Verbesserung der Prüfungstools und der Entwicklung des "gemeinsamen Bereichs" werden wir im Rahmen des SP2028 die Gründlichkeit und Konsistenz der Prüfung durch Nutzung des Harmonisierungs-Dashboards weiter erhöhen, das uns dabei helfen wird, unsere Fortschritte bei der Anwendung des EPÜ zu überwachen und Bereiche für weitere Untersuchungen, Diskussionen und mögliche Maßnahmen aufzuzeigen. Im Jahr 2024 werden wir unseren Ansatz für den Umgang mit Einwendungen Dritter in allen operativen Teams evaluieren, um sicherzustellen, dass dieser konsistent ist und mit der in den Richtlinien dargelegten Praxis übereinstimmt. Wir werden auch eine Diskussion mit den SACEPO-Mitgliedern über das Thema Klarheit und unsere Vorgehensweise bei der Erhebung von Einwänden unter dieser Überschrift einleiten und detailliertere KPIs festlegen, die genau überwacht werden, um Gründlichkeit und Konsistenz zu verfolgen.   

KPI Zielwerte

Weniger als 5 % der geprüften Erteilungen mit einer falschen Beurteilung der Neuheit oder erfinderischen Tätigkeit im Jahr 2024 

Weniger als 5 % der geprüften Erteilungen mit Feststellungen zur unzulässigen Erweiterung des Gegenstands im Jahr 2024 

80 % oder mehr der Befragten bei Befragungen zur Nutzerzufriedenheit bewerten unsere Prüfungsprodukte als gut oder sehr gut 

Entwicklung eines neuen KPI zu den Entscheidungen der Beschwerdekammern über Ex-parte-Zurückweisungen bis Ende 2024 

Mit dem SP2028 werden wir den digitalen Interaktionsprozess mit den Beteiligten im Einspruchsverfahren weiterentwickeln, indem wir die Umgebung für mündliche Verhandlungen weiter durch den gemeinsamen Bereich (der jetzt in der Prüfung aktiv ist) optimieren, das Potenzial neuer KI-basierter Tools, z. B. zur Unterstützung des Verfassens von Protokollen, prüfen und in besser strukturierte Einspruchsmitteilungen investieren. Darüber hinaus wollen wir eine systematischere Analyse durchführen und Entscheidungen in Beschwerdeverfahren prüfen, um Qualitätsverbesserungen und Lernpunkte zu identifizieren. Um unsere Fortschritte zu überwachen, werden wir eine neue Leistungskennzahl festlegen, um Trends in den Entscheidungen der Beschwerdekammern bei Einsprüchen zu ermitteln. 

KPI Zielwert

Entwicklung eines neuen KPI bis Ende 2024 zu den Entscheidungen der Beschwerdekammern betreffend Einspruchsentscheidungen

Qualität ist eine gemeinsame Verantwortung und das Ergebnis der Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern. 

Mit dem SP2028 beabsichtigt das Amt, die SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" als primäres Forum für die aktive Auseinandersetzung mit dem EPA zu Qualitätsthemen weiter zu stärken. Angesichts ihrer Bedeutung für unseren Qualitätsdialog wird ein erweitertes Konzept für die Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) eingeführt. Dies wird eine Erhöhung der Anzahl der SQAPs, eine größere Vielfalt der Teilnehmer und mehr Transparenz beinhalten sowie die Einführung von Maßnahmen, die es dem Amt ermöglichen, die Fortschritte zu verfolgen, damit alle Stakeholder wissen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. 

Auf dem Weg zum SP2028 wird der Prozess der Überarbeitung der Richtlinien noch transparenter werden. Die Themen der anstehenden Überarbeitung werden rechtzeitig bekannt gegeben, damit die Nutzer ausreichend Zeit haben, sich vorzubereiten und Feedback zu geben. Die Ergebnisse der Konsultationen werden ebenso veröffentlicht wie die jährlichen Berichte über den Überarbeitungszyklus an den Patentrechtsausschuss, und wir werden unser Engagement für die Klarheit und Lesbarkeit unserer Richtlinien verstärken. 

Ziel ist es, im Jahr 2025 die SACEPO-Arbeitsgruppe "Qualität" zur Nützlichkeit der SQAPs zu befragen 

Qualität beginnt an der Quelle, schon bei der Abfassung einer Anmeldung. Die europäische Eignungsprüfung (EEP) stellt sicher, dass die Kenntnisse und Fähigkeiten der zugelassenen Vertreter angemessen entwickelt und zertifiziert werden, damit sie in der Lage sind, den Anmeldern Dienstleistungen von höchster Qualität zu bieten. 

Während des SP2028 werden wir eng mit dem epi zusammenarbeiten, um die Prüfung und die entsprechenden Schulungen zur Unterstützung der EEP zu implementieren. Das Ablegen der neuen EEP wird für die Bewerber und ihre berufliche Entwicklung flexibler und bequemer gestaltet, und die Reform wird die EEP für ein breiteres Publikum, einschließlich der Bediensteten des EPA, attraktiver machen. 

Das Amt wird sich um ein ausgewogenes Verhältnis von EEP-Bewerbern aus allen Mitgliedstaaten bemühen und dabei auf den Fortschritten aufbauen, die im Rahmen des Projekts zur Unterstützung von EEP-Bewerbern (CSP) erzielt wurden, um ein neues Programm mit größerer Reichweite zu entwickeln.

Im SP2028 werden wir das europäische Patentverwaltungszertifikat (EPVZ) als Maßstab für die berufliche Entwicklung von Rechtsassistenten und Formalsachbearbeitern festigen. Die Weiterentwicklung des EPVZ und die Ausweitung seiner Attraktivität werden im Mittelpunkt stehen, um ein breiteres Spektrum von Teilnehmenden aus der Praxis und Bediensteten der Ämter für geistiges Eigentum anzusprechen.