a) Conditions 

Selon la jurisprudence des chambres de recours (par ex. T 278/00 (JO 2003, 546), T 861/02, T 897/03, T 276/04, T 1182/05, T 1309/05, T 1356/05, T 1360/05, T 1709/06, T 952/07, T 1612/07, T 1442/09, T 177/15 et T 180/10), une décision standard rendue en l'état du dossier, et qui renvoie à une ou plusieurs notifications, ne satisfait à l'exigence de motivation que si la chambre n'a pas besoin de spéculer sur les motifs pertinents en juxtaposant divers arguments du dossier. La motivation est également insuffisante lorsqu'il est difficile de déterminer clairement quelle version des revendications est visée par tel ou tel argument. Une telle décision ne satisfait pas à l'exigence prévue à la règle 68(2) CBE 1973 (désormais règle 111(2) CBE).

Dans l'affaire T 963/02, la chambre a indiqué qu'une décision via le formulaire OEB 2061, qui renvoie à une ou plusieurs notifications antérieures, ne respecte les exigences de motivation que si la notification à laquelle il est renvoyé remplit elle-même les conditions relatives à la suffisance de motivation énoncées dans les décisions T 897/03 et T 278/00 (voir plus haut), et identifie clairement les motifs de la décision (dans le même sens, également T 1182/05).

Dans l'affaire T 583/04, la chambre a estimé que la décision par référence utilisant un formulaire standard est appropriée lorsque la notification incorporée par référence contient un exposé entièrement motivé des objections de la division d'examen au texte de la demande en cours et réfute tous les contre-arguments du demandeur. Il est ainsi clair que la décision est prise sur la base du texte convenu et que la décision ne contient aucune constatation qui n'aurait pas déjà été communiquée au demandeur avec possibilité de présenter des observations, garantissant ainsi le respect du droit d'être entendu (art. 113 CBE).

Dans l'affaire J 18/16, la décision attaquée faisait simplement référence à une notification antérieure concernant des irrégularités de la demande et la section du formulaire de notification intitulée "Indications complémentaires quant aux irrégularités mentionnées ci-dessus" ne contenait pas d'autres précisions expliquant pourquoi la section de dépôt avait considéré que les documents présentés ultérieurement ne remédiaient pas aux irrégularités en question ou dans quelle mesure ces documents, en violation de la règle 58, deuxième phrase CBE, apportaient des modifications qui allaient au-delà de ce qui aurait été nécessaire pour remédier aux irrégularités. La chambre a considéré qu'il s'agissait d'une violation de la règle 111(2) CBE et a renvoyé l'affaire à la première instance car la procédure était entachée d'un vice majeur.

Dans l'affaire T 353/11, la décision contestée se référait uniquement à une notification annexée à une citation à une procédure orale. Cette notification se bornait à identifier l'état de la technique le plus proche ainsi que la caractéristique distinctive de l'invention, à indiquer que l'on "ne voyait pas très bien" si les exemples figurant dans la demande illustraient ladite caractéristique, et à annoncer qu'il serait examiné si le procédé était inventif. La notification invitait également le requérant à produire un exemple comparatif. Elle ne se prononçait pas de manière explicite sur l'activité inventive et n'indiquait pas non plus les raisons pour lesquelles le procédé revendiqué n'était pas inventif. La division d'examen n'avait donc pas rendu une décision motivée au sens de la règle 111(2) CBE.

Dans l'affaire T 1998/10, la chambre a estimé que l'utilisation du formulaire standard pouvait être considérée comme appropriée pour prendre des décisions en l'état du dossier dans des cas exceptionnellement simples. En l'espèce, la décision attaquée se référait à une notification de la division d'examen, qui elle-même faisait référence à l'opinion écrite de l'ISA. Bien que la chambre ait préféré une décision indépendante, entièrement motivée et autonome, elle a conclu que les objections à l'origine du rejet pouvaient être identifiées et comprises à l'aide des références de manière claire et sans devoir faire trop de suppositions.