5.4.4 Exigence en matière de vérification
Les cabinets ou bureaux de dimension modeste ont quant à eux été parfois dispensés par les chambres de recours de l'obligation de prévoir un mécanisme de vérification (voir par exemple dans les décisions J 31/90, T 166/87 du 16 mai 1988 date: 1988-05-16, J 11/03, T 1355/09). En ce qui concerne la responsabilité qui incombe au mandataire d'effectuer lui-même une vérification supplémentaire lorsqu'il reçoit un dossier à instruire, voir les décisions T 1561/05, T 592/11, R 18/13 résumées au présent chapitre III.E.5.5.4 e) "Sphère de compétence exclusive du mandataire".
Dans l'affaire T 1355/09, la chambre a constaté qu'un mécanisme de contrôle n'était pas nécessaire, ne serait-ce qu'en raison de la petite taille de l'entreprise. La présente espèce ne concernait pas l'inobservation d'un délai, mais une erreur survenue dans le cadre de l'instruction de paiement de la taxe de recours, c'est-à-dire lors de l'exécution de l'acte à effectuer dans un certain délai. En pareil cas, aucun mécanisme de contrôle n'est nécessaire, car le risque d'erreur est relativement faible. Exiger en l'occurrence qu'il soit procédé à un contrôle reviendrait dans les faits à raccourcir le délai imparti, car, pour être efficace, un tel contrôle ne peut intervenir qu'après le paiement, tout en devant être effectué avant l'expiration du délai concerné (voir aussi T 3029/18 du 3 juin 2020 date: 2020-06-03).
Dans la décision T 166/87 date: 1988-05-16 la chambre a estimé que dans un bureau de dimension relativement modeste, géré en temps normal efficacement et de façon personnelle, et employant normalement du personnel fiable, un mécanisme de vérification, notamment pour les paiements uniques tels que le paiement de la taxe de recours, peut raisonnablement être considéré comme superflu.
Dans l'affaire J 31/90, la chambre juridique a estimé que le système utilisé pour observer le délai, bien que loin d'être parfait, pouvait être considéré comme normalement satisfaisant dans les circonstances particulières de l'espèce. Le système combinait des instructions orales données à la secrétaire au cas par cas et des annotations apportées au dossier pour indiquer quels documents devaient être déposés auprès de l'OEB. La chambre a toutefois souligné que le système ne pouvait être considéré comme satisfaisant qu'en raison des conditions particulières dans lesquelles travaillaient le mandataire et sa secrétaire. Après avoir travaillé ensemble pendant dix ans dans un petit cabinet, ils avaient développé une relation de travail excellente, fondée sur la confiance mutuelle.
Dans l'affaire J 11/03, la chambre juridique a confirmé que les exigences organisationnelles d'un système de surveillance des délais normalement efficace pouvaient varier en fonction de la taille et de la nature de l'entreprise ainsi que du nombre de délais à surveiller. Ainsi, dans une petite entreprise, où le travail est normalement effectué de manière efficace et personnalisée par des agents fiables, un système de contrôle peut dans certaines circonstances être considéré comme superflu (T 166/87 date: 1988-05-16), ce qui n'est pas le cas dans une entreprise de grande taille dotée d'un département brevets. La requérante était une très petite entreprise, dont le département commercial n'était composé que du responsable commercial et d'un comptable. Dans ces circonstances, il semblait que l'on puisse renoncer à un contrôle supplémentaire de la bonne exécution des paiements, sans porter atteinte au bon fonctionnement du système.