5.5.4 Obligation de vigilance dans les rapports avec un auxiliaire
Conformément à la jurisprudence des chambres de recours, si un auxiliaire s'est vu confier des travaux courants, comme la frappe de documents dictés, l'expédition de lettres et de colis et la prise en note de délais, il n'est pas attendu de lui les mêmes exigences rigoureuses de vigilance que celles qui s'imposent au demandeur ou au mandataire de ce dernier (J 5/80, JO 1981, 343 ; cf. également les décisions J 33/90, J 26/92, T 43/96 du 5 juillet 1996 date: 1996-07-05, T 221/04 du 5 mai 2004 date: 2004-05-05, T 1465/07, T 1663/12).
La décision J 5/80 (JO 1981, 343) est la décision clé en la matière. Il ne peut être fait droit à une requête en restitutio in integrum en cas de comportement fautif de l'auxiliaire que si le mandataire agréé est à même de démontrer qu'il a choisi une personne qualifiée pour cette fonction, qu'il l'a mise au courant des tâches à accomplir et qu'il a surveillé dans une mesure raisonnable leur exécution (cf. aussi T 191/82 date: 1985-04-16, JO 1985, 189 ; T 105/85 ; T 110/85 du 10 septembre 1987 date: 1987-09-10 ; T 11/87 du 14 avril 1988 date: 1988-04-14 ; T 176/91 du 8 avril 1991 date: 1991-04-08 ; T 949/94 du 24 mars 1995 date: 1995-03-24 ; T 221/04 du 5 mai 2004 date: 2004-05-05 ; T 1149/11 ; T 1171/13).
Dans la décision J 5/80, la chambre de recours juridique a indiqué qu'un mandataire ne peut se décharger de tâches qui, à raison de sa qualification, lui incombent personnellement, comme, par exemple, l'interprétation de lois et de conventions. Si un mandataire confie cependant de telles tâches à un employé et si ce dernier, dans l'exécution de ces travaux, commet une erreur qui a pour conséquence l'inobservation d'un délai, le mandataire ne peut pas faire valoir qu'il a fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances (cf. également J 33/90 et T 715/91).
Des décisions plus récentes soulignent que la responsabilité est entièrement transférée au mandataire dès lors qu'il reçoit le dossier à traiter et qu'il ne peut donc plus se fier au calcul des délais par l'auxiliaire (voir le présent chapitre, III.E.5.5.4 e) "Sphère de compétence exclusive du mandataire"). Voir aussi l'affaire T 555/08 dans laquelle un demandeur individuel non représenté avait chargé un tiers d'acquitter les taxes annuelles et d'effectuer d'autres tâches administratives.
En ce qui concerne l'obligation pour une partie d'énoncer ses arguments et d'établir les faits allégués ("charge de la preuve") eu égard à la nécessité de montrer toute la vigilance nécessaire dans la sélection, la formation et la supervision des assistants, cf. décision J 18/98.