e) Sphère de compétence exclusive du mandataire 

Dans l'affaire J 25/96, il était expliqué dans l'exposé des motifs de la requête en restitutio in integrum que l'inobservation du délai était imputable à l'assistant qui avait été chargé de surveiller le respect des délais. La chambre juridique a estimé que la jurisprudence des chambres de recours qui autorise un mandataire à charger des personnes ayant les qualifications appropriées et placées sous son contrôle de surveiller le respect des délais valait pour les travaux de routine et les cas normaux. Cela ne signifiait pas pour autant que ce mandataire pouvait s'en remettre complètement à ces employés pour ce qui est de la surveillance des cas i) particulièrement urgents, ii) nécessitant une attention particulière et la prise d'autres mesures par le mandataire lui-même pour faire en sorte que les actes requis soient accomplis à temps, et iii) dans lesquels une erreur ou un retard pouvaient entraîner une perte irrévocable de droits.

Dans la décision T 719/03, la chambre n'a pas accepté l'argument du requérant selon lequel le délai n'aurait pas été respecté suite à une erreur commise exceptionnellement par la secrétaire qualifiée, laquelle n'avait noté sur la couverture de la décision de révocation que le délai de recours et omis de noter également le délai fixé pour le dépôt du mémoire exposant les motifs du recours. La chambre a en revanche retenu à la charge du mandataire du requérant une violation de l'obligation de vigilance, au motif que la décision attaquée lui avait été communiquée à deux reprises sans qu'il se soit aperçu de la mention incomplète du délai à respecter et à surveiller absolument. Elle a estimé que si un mandataire avait traité avec diligence un dossier exigeant le respect de délais légaux, il aurait été si souvent confronté à ces délais que l'observation de ces derniers aurait été assurée.

Dans la décision T 439/06 (JO 2007, 491), la chambre a souligné que le fait que soient remplies les conditions de choix, d'instruction et de supervision d'un auxiliaire impliquait seulement que l'erreur commise par l'auxiliaire lors de l'exécution de la tâche qui lui a été déléguée n'était pas imputable au mandataire. Cela ne signifie pas que la responsabilité du mandataire s'arrête une fois pour toutes dès lors qu'il a choisi, instruit et supervisé correctement son auxiliaire, ni qu'il ne doit prendre aucune autre précaution relative à la tâche qu'il a déléguée (cf. également T 1149/11). Lorsque le mandataire reçoit le dossier pour le traiter lui-même, en ce qui concerne le respect du délai, la totalité de la responsabilité lui est transférée. Toute la vigilance nécessaire dans ces circonstances exige que le mandataire vérifie le délai calculé par son service d'enregistrement au moment où il reçoit le dossier pour le traiter. Il ne peut simplement se prévaloir d'avoir délégué cette tâche une fois pour toutes à son service d'enregistrement (voir aussi J 1/07, T 719/03, T 473/07).

Selon l'avis exprimé par la chambre dans la décision T 1561/05, c'est le mandataire agréé qui est personnellement en cause s'il ne contrôle pas, au moment où il signe l'exposé des motifs du recours, le calcul des délais effectué par ses auxiliaires et qu'il ne remarque donc pas que le délai n'a pas été calculé correctement. Il ne peut déléguer avec effet libératoire ce qui fait partie de son domaine de responsabilité propre, par exemple le contrôle final lors de la signature de pièces devant être produites dans un délai déterminé.

Dans l'affaire T 1095/06, la chambre a estimé que si le mandataire agréé omet d'accomplir un acte parce qu'il n'a pas reçu de rappel suite à une erreur d'un assistant choisi et formé de manière adéquate, et raisonnablement encadré, cela peut être considéré comme une "erreur isolée dans un système donnant par ailleurs satisfaction", auquel cas la restitutio in integrum pourrait être accordée. Un mandataire agréé est toutefois censé contrôler en permanence son propre travail. La jurisprudence relative à "une erreur isolée dans un système donnant par ailleurs satisfaction" ne saurait être invoquée pour faire abstraction de l'omission d'un acte par le mandataire agréé proprement dit, à moins que des circonstances spéciales n'expliquent que l'omission se soit produite bien que toute la vigilance nécessaire ait été observée.

Dans l'affaire T 592/11, la chambre de recours a considéré que lorsqu'un double contrôle est effectué par un mandataire et par son assistant, le mandataire est responsable de toute erreur qu'il commet lors du contrôle auquel il procède lui-même. En effet, si un double contrôle est assuré uniquement par des assistants, le mandataire est tenu de réaliser un troisième contrôle (cf. T 439/06, T 1561/05). Lorsque le double contrôle est accompli par un assistant et le mandataire lui-même, ce dernier doit faire preuve de la même vigilance pour procéder au contrôle des délais qu'il est censé exécuter lui-même. Une erreur isolée commise par un mandataire agréé pendant le contrôle qu'il effectue n'est, du moins en principe, pas excusable.

Dans l'affaire R 18/13, le requérant a mentionné deux méprises "isolées", l'une commise par son assistante et l'autre par le mandataire agréé. La Grande Chambre de recours a pris en considération les travaux préparatoires et a estimé que le concept de "méprise isolée", tel qu'applicable aux auxiliaires, ne peut pas s'étendre au mandataire. Si un dossier est transmis au mandataire pour suite à donner, il ne peut pas se prévaloir du fait que ses auxiliaires ont jusque-là accompli de manière fiable toutes les tâches qui leur ont été déléguées. Il est au contraire tenu de s'assurer avant la transmission d'un dossier, à l'aide des mécanismes de contrôle correspondants, que les délais en cours sont respectés, ou alors de contrôler lui-même, au plus tard lorsque le dossier lui est transmis, un éventuel délai à respecter. La requête en restitutio in integrum a été rejetée.

Dans l'affaire T 600/18, la chambre a retenu que l'art. 122 CBE et la jurisprudence pertinente en la matière (en référence aux décisions T 1095/06, T 592/11, R 18/13) n'excusent pas les erreurs commises par le mandataire, même si ce dernier n'accomplit pas le paiement des taxes lui-même en temps normal.