5.4.4 Exigence en matière de vérification
Dans l'affaire J 9/86, la chambre juridique a estimé que dans un grand cabinet où de nombreuses dates doivent être surveillées à tout moment, on peut normalement s'attendre à ce que le système comporte au moins un mécanisme de vérification efficace (cf. aussi T 223/88, J 26/92, T 808/03 du 12 février 2004 date: 2004-02-12, T 1149/11).
Dans l'affaire T 828/94, la chambre a retenu que, compte tenu de la taille du cabinet du mandataire, le système de suivi aurait dû prévoir une forme de contre-vérification, par exemple une personne chargée de vérifier, indépendamment du mandataire et de l'assistant, si les actes de recours ont été déposés ou sont en cours de préparation, ainsi que de signaler les cas où aucune donnée concernant de tels actes – ou une décision de ne pas former de recours – n'a été saisie dans l'ordinateur à l'approche de l'échéance. Dans l'affaire T 257/07, la chambre a souligné qu'un système indépendant de contre-vérification doit nécessairement faire intervenir soit une autre personne, soit un système automatique qui avertisse une autre personne (voir aussi J 9/16 concernant la signification d'"indépendant" ; T 76/17).
Dans l'affaire T 686/97 du 12 mai 1998 date: 1998-05-12, la chambre a estimé que, pour que le système de rappel en usage dans le département brevets d'une société soit normalement satisfaisant, il est essentiel qu'il soit assorti d'un système complémentaire ou "à sécurité intégrée". Le fait que les conseils en brevets responsables ne reçoivent aucun rappel administratif en qui concerne le délai de dépôt du mémoire exposant les motifs du recours est incompatible avec un système de rappel normalement satisfaisant.
Dans l'affaire T 428/98 (JO 2001, 494), la chambre a souligné le caractère exceptionnel de la position adoptée dans les décisions J 31/90 et T 166/87 du 16 mai 1988 date: 1988-05-16 (portant sur les mécanismes de contre-vérification dans les petits cabinets ; voir le chapitre III.E.5.4.4 b) ci-dessous). D'après ce qu'a expliqué le requérant, le cabinet de ses mandataires comptait deux mandataires agréés et deux avocats, ainsi qu'un "Patentassessor" et un juriste, soit six personnes travaillant à plein temps sur des dossiers relatifs à la protection de droits de propriété industrielle. Pour le traitement de ces dossiers, il existe normalement des délais à observer, avec des pertes de droits immédiates pour le client lorsque ces délais ne sont pas respectés. Dans un tel cabinet, le suivi des délais revêt donc une grande importance et constitue une partie importante du travail. La chambre a dès lors estimé qu'il est nécessaire de prévoir un mécanisme de contrôle. Voir également T 1962/08, T 1726/08 (dans laquelle la chambre a considéré qu'un cabinet qui emploie 40 conseils sur quatre sites n'est pas de petite taille), T 479/10.
Dans l'affaire T 283/01 du 3 septembre 2002 date: 2002-09-03, la chambre a fait observer que le système de surveillance des délais du requérant ne permettait pas, tel qu'il était conçu, de traiter de manière adéquate le présent recours, qui impliquait la responsabilité partielle d'un mandataire externe. Dans les circonstances particulières de l'espèce, le requérant avait choisi délibérément de ne pas suivre la voie normale pour le dépôt et le suivi du recours. Pour faire preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances de la présente espèce, il aurait fallu installer un mécanisme de contrôle individuel, offrant une réelle possibilité de détecter et de corriger l'erreur consistant à ne pas noter et calculer le délai pour le dépôt du mémoire exposant les motifs du recours.
T 261/07 porte sur une affaire dans laquelle un service intermédiaire de livraison recevait et distribuait le courrier dans les locaux du titulaire. La chambre a constaté qu'aucun système efficace de vérification n'était prévu. Un tel système à sécurité intégrée aurait nécessité de comparer régulièrement la base de données du bureau du courrier et celle du service central de la propriété intellectuelle, afin de découvrir des divergences.
Dans l'affaire T 1962/08, le mandataire avait fait valoir devant la chambre que la présence d'un double contrôle indépendant dans le système de suivi des délais n'était pas obligatoire. La chambre a confirmé la décision T 428/98 selon laquelle, pour satisfaire à l'obligation de faire preuve de toute la vigilance nécessaire, le système de suivi des délais ne doit pas être mis en œuvre par une seule personne, mais doit au contraire comporter un mécanisme général de contrôle qui est indépendant de la personne chargée du suivi des délais. Ce mécanisme de contrôle peut être prévu dans un seul et même système de suivi des délais. Si un deuxième système de suivi des délais est mis en place pour assurer le mécanisme de contrôle, ce nouveau système doit être indépendant (on le qualifie parfois aussi de "redondant") du premier système. Voir également la décision T 1465/07, dans laquelle la chambre a retenu que la contrainte supplémentaire d'un mécanisme indépendant de contre-vérification n'est pas démesurée dans une grande entreprise, où un tel mécanisme peut être mis en place de façon beaucoup plus économique que dans une entreprise plus petite. Dans l'affaire T 1149/11, la chambre a estimé que le devoir de vigilance relatif à la supervision de l'auxiliaire nécessite de mettre en place un système efficace de vérification, du moins dans une société où un grand nombre de délais doivent être surveillés.
Dans la décision T 836/09 du 17 février 2010 date: 2010-02-17, un assistant avait commis une erreur isolée dans l'application d'un système par ailleurs satisfaisant de traitement du courrier sortant. La chambre a estimé que, dans une telle situation, indépendamment de la question de savoir s'il s'agit d'un grand cabinet, il n'est pas exigé qu'un tel système intègre au moins un mécanisme efficace de contre-vérification. Cela vaut même pour les lettres importantes pour lesquelles la perte d'un droit ou d'un moyen de recours pourrait se produire si elles ne sont pas traitées correctement. La raison en est que, contrairement au suivi des délais, le risque d'erreur est réduit lors du traitement du courrier sortant, celui-ci supposant généralement d'exécuter des actions simples (référence à la décision T 178/07 ; voir également T 1171/13 et T 2023/14 concernant l'envoi d'un téléfax par un assistant).
En ce qui concerne la nécessité de prévoir un mécanisme de contrôle indépendant et le fonctionnement d'un tel mécanisme, cf. également les décisions T 1172/00, T 785/01 du 30 septembre 2003 date: 2003-09-30, T 36/97, T 622/01, J 1/07, J 13/07.