a) Communication entre les mandataires agréés et leurs clients, l'OEB ou d'autres mandataires 

Dans l'affaire T 112/89, la chambre a affirmé, eu égard à la vigilance nécessaire exigée par l'art. 122(1) CBE 1973, que le demandeur et son mandataire sont soumis à des obligations nettement distinctes, et que la vigilance dont doit faire preuve le mandataire peut dépendre de la relation qui existe entre lui et son client. La chambre a fait remarquer qu'il est évident que le mandataire et le demandeur doivent tous deux faire preuve de toute la vigilance nécessaire afin de respecter tous les délais pendant les procédures de délivrance de brevets. En l'espèce, la chambre n'était pas convaincue que le mandataire s'était pleinement acquitté de ses obligations en informant son client qu'un délai devait être observé et en s'assurant que ce dernier avait bien reçu ladite notification. Au contraire, lorsqu'un mandataire a été chargé de former un recours et qu'il ne reçoit pas en temps opportun les instructions supplémentaires nécessaires de son client pour s'acquitter de ses obligations, il lui incombe de prendre toutes les mesures nécessaires en vue d'obtenir de son client les instructions manquantes.

Dans la décision T 1401/05 du 20 septembre 2006 date: 2006-09-20, la chambre a observé que la communication entre le mandataire et son client (demandeur) avait fonctionné efficacement. Le mandataire était donc fondé à s'en remettre à la vigilance de son client quant à l'expiration du délai. Le mandataire n'était pas obligé d'envoyer un rappel supplémentaire pour faire preuve de toute la vigilance qui lui incombe.

Dans l'affaire T 1289/10, la chambre a considéré que si un mandataire européen fournit une adresse électronique de contact pour tous les types de courrier, y compris ceux qui peuvent exiger une action immédiate du mandataire, il est essentiel de contrôler le courrier au moins à la fin de chaque jour d'activité. Sachant que des courriers légitimes sont parfois marqués à tort comme une menace potentielle, il est évident que ce contrôle doit inclure la zone de quarantaine d'un système de messagerie électronique.

Dans l'affaire T 1101/14, la chambre a considéré que la signature de documents est un acte qui requiert une vigilance particulière de la part du mandataire, en particulier si la signature concerne le dernier moyen de recours contre une décision défavorable. En signant par erreur un mémoire exposant les motifs du recours dont la plupart des pages étaient manquantes, le mandataire n'avait pas fait preuve de toute la vigilance nécessitée par les circonstances, en l'absence de circonstances particulières susceptibles de justifier son erreur.

Dans l'affaire J 15/14, la chambre juridique a estimé que dans le cas d'une procédure de travail appropriée entre les cabinets de deux mandataires, où l'un est chargé de donner des instructions à l'autre, l'autre mandataire doit confirmer qu'il a reçu et exécuté une instruction particulière ; si aucune confirmation n'est reçue, un courriel de suivi doit être envoyé pour préserver les droits du client.