3.3 Aufnahme der E-Mail-Korrespondenz in die Akte 

Bei der Nutzung von E-Mail muss unbedingt sichergestellt werden, dass die E-Mail-Korrespondenz in der Akte ordnungsgemäß dokumentiert wird. Dazu sollte das Ergebnis der Rücksprache dem Anmelder zur Unterrichtung (ohne Frist) übermittelt werden. So wird gewährleistet, dass die Korrespondenz in den öffentlichen Teil der Akte aufgenommen wird und der Anmelder davon Kenntnis hat.

Unterlagen, die während einer Rücksprache oder einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung per E-Mail eingereicht wurden, sollten einschließlich aller Anhänge der Niederschrift beigefügt werden (Näheres siehe E‑III, 8.5.2).