10.1 Formale Erfordernisse 

Über die mündliche Verhandlung wird eine Niederschrift aufgenommen.

Der Leiter der Verhandlung hat dafür zu sorgen, dass während der gesamten Verhandlung ein Bediensteter zur Führung der Niederschrift zur Verfügung steht. Gegebenenfalls können während einer mündlichen Verhandlung nacheinander verschiedene Bedienstete mit der Führung der Niederschrift beauftragt werden. In diesem Fall muss aus der Niederschrift hervorgehen, welche Teile der Niederschrift von welchem Bediensteten aufgenommen wurden. Diese Bediensteten sind in der Regel Mitglieder des zuständigen Organs, z. B. der Prüfungs- bzw. Einspruchsabteilung. Nach der Verhandlung wird die Niederschrift formatiert.

Die Niederschrift ist von dem Bediensteten, der für die Aufnahme zuständig ist, und dem Bediensteten, der die mündliche Verhandlung leitet, durch Unterschrift oder auf andere geeignete Weise zu authentifizieren. Wenn ausnahmsweise der zuständige Bedienstete die Niederschrift nicht unterzeichnen kann, kann sie von einem der anderen Mitglieder der Abteilung im Namen dieses Bediensteten nach Maßgabe der in E‑X, 2.3 festgelegten Bedingungen unterzeichnet werden. Sie wird nicht von den Beteiligten unterzeichnet. Die Beteiligten erhalten eine Abschrift der Niederschrift. Sie ist ihnen alsbald nach der mündlichen Verhandlung zuzustellen.

Sofern die Beteiligten hiervon unterrichtet worden sind, kann das EPA eine Tonaufzeichnung der mündlichen Verhandlung anfertigen. Außer durch das EPA dürfen keinerlei Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt und keine Weiterübertragungen vorgenommen werden (siehe ABl. EPA 1986, 63, ABl. EPA 2022, A106).

Tonaufzeichnungen werden nur in ganz bestimmten Ausnahmefällen angefertigt, z. B. wenn

a)eine Zeugenaussage zu erwarten ist;

b)ein komplizierter Verhandlungsabschnitt zu erwarten ist (z. B. aufgrund des schwierigen Sachverhalts oder der Zahl der Parteien);

c)wegen der Bedeutung des Falles Anträge auf Berichtigung der Niederschrift zu erwarten sind.

Tonaufzeichnungen werden nur bei Beweisaufnahmen angefertigt (E‑IV, 1.7). Der Tonträger wird bis zum Ablauf jedes in Betracht kommenden Verfahrens aufbewahrt. Den Beteiligten werden keine Kopien des Tonträgers ausgehändigt.

Die Niederschrift hat zunächst das Datum der Verhandlung, die Namen der anwesenden Mitglieder des Organs, z. B. der Einspruchsabteilung, sowie den Namen bzw. die Namen des bzw. der die Niederschrift aufnehmenden Bediensteten zu enthalten. Weiterhin sind die aus E‑III, 10.3 ersichtlichen Einzelheiten in die Niederschrift aufzunehmen.