2.5 Nachreichung von Unterlagen 

Nach Einreichung der europäischen Patentanmeldung können Unterlagen im Sinne von Regel 50 durch unmittelbare Übergabe, durch Postdienste (siehe A‑II, 1.2 A‑II, 1.1) oder durch Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung (siehe A‑II, 1.1 A‑II, 1.2) eingereicht werden. Diese umfassen die elektronische Einreichung über die Online-Einreichung des EPA, die Online-Einreichung 2.0, den EPA-Dienst zur Web-Einreichung, den EPO Contingency Upload Service oder, für bestimmte Verfahrenshandlungen, MyEPO Portfolio (siehe A‑II, 1.1.1) sowie die Einreichung per Fax (siehe A‑II, 1.1.2 A‑II, 1.2.1) sowie die Einreichung in elektronischer Form über die EPA-Software für die Online-Einreichung, die Online-Einreichung 2.0 und den EPA-Dienst zur Web-Einreichung (siehe A‑II, 1.2.2). Vollmachten und Prioritätsbelege sind jedoch von der Einreichung per Fax oder mittels des EPA-Dienstes zur Web-Einreichung ausgeschlossen. Prioritätsbelege sind von der Einreichung per Fax sowie mittels des EPA-Dienstes zur Web-Einreichung und des EPO Contingency Upload Service ausgeschlossen. Zu den akzeptierten Möglichkeiten der Einreichung von Prioritätsunterlagen siehe A‑III, 6.7.

Der EPA-Dienst zur Web-Einreichung darf jedoch nicht genutzt werden zur Einreichung von Unterlagen in Einspruchs-, Beschränkungs- oder Widerrufsverfahren, in Beschwerdeverfahren oder in Verfahren zur Überprüfung von Entscheidungen durch die Große Beschwerdekammer (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 14. Mai 2021, ABl. EPA 2021, A42 3. Mai 2023, ABl. EPA 2023, A48).

Werden Unterlagen zu europäischen Patentanmeldungen per Fax eingereicht, so ist innerhalb von zwei Monaten nach Zustellung einer entsprechenden Aufforderung durch das EPA ein Schriftstück (Bestätigungsschreiben) nachzureichen, das den Inhalt dieser Unterlagen wiedergibt und der Ausführungsordnung zum EPÜ entspricht. Kommt der Anmelder dieser Aufforderung nicht rechtzeitig nach, so gilt das Fax als nicht eingegangen (siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 20. Februar 2019, ABl. EPA 2019, A18).

Das EPA verlangt regelmäßig ein Bestätigungsschreiben, wenn die Qualität der per Fax übermittelten Unterlagen mangelhaft ist.

Macht ein Beteiligter bei einem Fax von der Möglichkeit nach Art. 14 (4) Gebrauch, so ist das nachzureichende Schriftstück in der Sprache des Fax einzureichen. Damit gilt das Schriftstück als am Tag des Eingangs des Fax eingegangen. Die Frist der Regel 6 (2) zur Einreichung der in Art. 14 (4) vorgeschriebenen Übersetzung des Schriftstücks beginnt mit dem Tag, der auf den Tag des Eingangs des Fax folgt.

Die Nachreichung solcher Unterlagen auf Diskette, per E-Mail oder durch ähnliche Verfahren (siehe auch Mitteilung des EPA vom 12. September 2000 zur Korrespondenz mit dem Amt via E-Mail, ABl. EPA 2000, 458) ist nicht möglich. Bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen hat die Nachreichung von Unterlagen gemäß Regel 50, einschließlich Vollmachten, jedoch per E-Mail zu erfolgen (Näheres siehe Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020, ABl. EPA 2020, A71; siehe auch E‑III, 8.5.2).