8.3.1 Überprüfung der Identität und der Bevollmächtigung der Teilnehmer einer mündlichen Verhandlung 

Die Abteilung fordert pro Beteiligtem einen Vertreter oder bevollmächtigten Angestellten auf sich auszuweisen, sofern dieser ihr nicht persönlich bekannt ist. Für alle sonstigen im Namen eines Beteiligten teilnehmenden Vertreter, bevollmächtigten Angestellten und Begleitpersonen (einschließlich derjenigen, die während der mündlichen Verhandlung sprechen wollen; siehe E‑III, 8.5) genügt es, wenn ihre Identität mündlich durch den Vertreter bzw. bevollmächtigten Angestellten bestätigt wird, dessen Identitätsnachweis überprüft wurde oder der mindestens einem Mitglied der Abteilung persönlich bekannt ist. Dies gilt unabhängig davon, ob der Vertreter ein zugelassener Vertreter oder ein Rechtsanwalt ist. Wenn sich ein Beteiligter nicht vertreten lässt, sondern zusammen mit einer Begleitperson persönlich anwesend ist, genügt es ebenfalls, wenn die Abteilung die Identität des betreffenden Beteiligten überprüft.

Hingegen überprüft die Abteilung die Identität aller zur Vernehmung vor dem EPA geladenen Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen. Außerdem kann sie sonstige Anwesende auffordern, sich auszuweisen, wenn sie dies für erforderlich erachtet, z. B. weil die Identität einer Begleitperson von einem anderen Beteiligten in Zweifel gezogen wird oder weil sie selbst begründete Zweifel an der Identität einer Begleitperson hat.

Das Ausweisdokument kann auf einem der folgenden Wege präsentiert werden:

– ist das Ausweisdokument ein EPA-Ausweis, indem dieser zu Beginn der Videokonferenz im öffentlichen Sitzungsraum in die Kamera gehalten wird; 

– ist das Ausweisdokument ein nationaler Personalausweis oder Reisepass, indem dieser in einem separaten, nicht öffentlichen Sitzungsraum einem Mitglied der Abteilung gezeigt wird; 

–  indem eine Kopie des Ausweisdokuments per E-Mail an die Adresse geschickt wird, die den Beteiligten zu Beginn der mündlichen Verhandlung mitgeteilt wird; 

– indem bis spätestens zwei Tage vor der mündlichen Verhandlung eine der Optionen der Online-Einreichung des EPA dafür genutzt wird. 

Aus Datenschutzgründen werden per E-Mail übermittelte Kopien von Identitätsnachweisen gelöscht und nicht in die Akte aufgenommen; über die Online-Einreichung übermittelte Kopien werden in den nicht öffentlichen Teil der Akte aufgenommen.

Damit die Abteilung die Identität der betreffenden Person bestätigen kann, müssen der vollständige Name (Vor- und Zuname) und das Foto des Ausweises sichtbar sein. Alle anderen Angaben im Ausweis können auf Wunsch abgedeckt werden, solange erkennbar ist, dass es sich um einen amtlichen Ausweis handelt.

Zugelassene Vertreter müssen nur noch in Ausnahmefällen eine Vollmacht einreichen (siehe Beschluss der Präsidentin des EPA, Sonderausgabe Nr. 3, ABl. EPA 2007, L.1).

Vollmachten brauchen nur dann überprüft zu werden, wenn einer der Beteiligten durch eine Person vertreten wird, deren Bevollmächtigung nicht aus der Akte hervorgeht. Stellt sich heraus, dass diese Person entweder

i)ein zugelassener Vertreter ist, der in Untervollmacht handelt, 

ii)ein zugelassener Vertreter ist, der derselben Sozietät angehört wie der bisher in der Sache in Erscheinung getretene Vertreter, oder 

iii)eine natürliche Person (z. B. ein Direktor) ist, die in dem Land, in dem sich der Geschäftssitz des Beteiligten befindet, von Rechts wegen bevollmächtigt ist, im Namen dieses Beteiligten zu handeln, 

dann ist keine weitere Überprüfung erforderlich.

Ist diese Person jedoch

a)ein zugelassener Vertreter, der weder Untervollmacht hat noch zur selben Sozietät gehört und in der mündlichen Verhandlung zum ersten Mal erscheint, oder 

b)ein Rechtsanwalt oder Angestellter eines Beteiligten, der kein zugelassener Vertreter ist, 

dann ist wie folgt vorzugehen:

Im Fall a) überprüft die Abteilung die Akte, um festzustellen, ob die Vollmacht des bisherigen Vertreters erloschen ist. Ein Vertreterwechsel oder die Aufhebung der Vollmacht eines bisherigen Vertreters kann elektronisch über den MyFiles-Dienst mitgeteilt worden sein (siehe ABl. EPA 2012, 352). Ist die Vollmacht des bisherigen Vertreters erloschen, braucht der Sache nicht weiter nachgegangen zu werden. Andernfalls wird der betreffende Vertreter aufgefordert, einen Hinweis auf eine registrierte allgemeine Vollmacht vorzulegen oder eine Einzelvollmacht einzureichen.

Im Fall b) fordert die Abteilung die betreffende Person auf, einen Hinweis auf eine registrierte allgemeine Vollmacht vorzulegen oder eine Einzelvollmacht einzureichen (per E-Mail im Fall einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung (ABl. EPA 2020, A71)).

Bei Fehlen einer Vollmacht wird die betreffende Person aufgefordert, diese umgehend vorzulegen. Kann die Person die Vollmacht nicht sofort beibringen, wird eine Frist von zwei Monaten für die Beibringung eingeräumt. Das Fehlen der Vollmacht und die Festsetzung einer Frist für deren Einreichung müssen in der Niederschrift vermerkt werden. Die Verhandlung wird normal fortgesetzt, allerdings kann am Ende der Verhandlung keine Entscheidung verkündet werden. In diesen Fällen muss die Entscheidung schriftlich ergehen, sobald die fehlende Vollmacht nachgereicht worden ist. Am Ende der Verhandlung muss die Partei oder Person an das Einreichen der Vollmacht erinnert werden.