2.1 Allgemeines 

In manchen Fällen kann eine Rücksprache mit dem Anmelder zur Beschleunigung des Verfahrens beitragen. Sie wird bevorzugt als Videokonferenz durchgeführt, was gegebenenfalls die Präsentation von Unterlagen, die Teilnahme anderer Personen und die Überprüfung der Identität der teilnehmenden Personen (siehe C‑VII, 2.2) ermöglicht. Der gemeinsame Bereich in MyEPO Portfolio bietet Anmeldern und Prüfern die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und Änderungen informell zu besprechen (siehe ABl. EPA 2023, A59). Auf Antrag des Anmelders können Rücksprachen jedoch auch telefonisch durchgeführt werden, wenn die Situation es erfordert.

Die Rücksprache kann auf Initiative des Anmelders, des Prüfers oder des Formalsachbearbeiters durchgeführt werden. Die Entscheidung über die Durchführung liegt jedoch beim Formalsachbearbeiter bzw. Prüfer. Beantragt der Anmelder eine Rücksprache, so ist diesem Antrag in der Regel zu entsprechen, es sei denn, das zu besprechende Thema erfordert ein formales Verfahren oder der Prüfer ist der Ansicht, dass eine solche Unterredung nicht sachdienlich ist. Bestehen z. B. in der Prüfung erhebliche Meinungsunterschiede, ist in der Regel das schriftliche Verfahren oder eine mündliche Verhandlung angemessener.

Typische Fälle, in denen der Anmelder möglicherweise eine Rücksprache wünscht:

i)wenn der Anmelder eine verfahrensrelevante Information benötigt, z. B. wie er in einem bestimmten Fall vorgehen soll (wobei der Prüfer normalerweise nicht für formale Aspekte wie Fristverlängerungen und Gebührenzahlungen zuständig ist); zu Anfragen zum Bearbeitungsstand von Akten siehe E‑VIII, 7;

ii)wenn die Mitteilung oder die Erwiderung des Anmelders offenbar einen Fehler aufweist, der es dem Anmelder bzw. dem Prüfer erschwert, die nächste Erwiderung/Mitteilung zu verfassen (z. B. falsches Dokument angeführt, Mitteilung beruht auf einem falschen Anspruchssatz, Bezugnahme auf neues Vorbringen, das aber nicht beigefügt ist). 

Typische Fälle, in denen der Prüfer eine Rücksprache mit dem Anmelder für sinnvoll halten kann:

iii)wenn bei bestimmten strittigen Punkten offenbar Unklarheit besteht, z. B. der Anmelder die Argumente des Prüfers offensichtlich falsch verstanden hat oder umgekehrt, sodass das schriftliche Verfahren ins Leere führt; 

iv)wenn die Anmeldung eigentlich erteilungsreif ist, der Prüfer aber noch einige kleinere Punkte mit dem Anmelder klären oder Änderungen vorschlagen will, mit denen die Einwände ausgeräumt werden könnten; 

v)wenn der Anmelder auf die Mitteilung nach Regel 71 (3) hin Änderungen/Berichtigungen beantragt, denen der Prüfer nicht zustimmen kann.

Zu Rücksprachen in Reaktion auf den EESR vor dem Eintritt der Anmeldung in die Prüfungsphase siehe B‑XI, 8.

Telefonische Rücksprachen, die nur der Vereinbarung eines Termins für eine Rücksprache oder eine mündliche Verhandlung dienen, sind selbst keine Rücksprachen im Sinne dieses Abschnitts. Es muss daher keine Niederschrift angefertigt werden (C‑VII, 2.4); dies ist nur erforderlich, wenn der Anmelder einer Ladungsfrist von weniger als zwei Monaten vor der mündlichen Verhandlung zustimmt (E‑III, 6).