3.1 Aufnahme der E-Mail-Korrespondenz 

Außer in Fällen, in denen E-Mail ein zulässiges Mittel für die Einreichung ist (siehe C‑VII, 3 und E‑III, 8.5.2), sollte weder der Prüfer noch der Anmelder ohne vorherige, z. B. bei einer Rücksprache getroffene Vereinbarung davon Gebrauch machen. Voraussetzung ist, dass sich Prüfer und Anmelder auf die Nutzung verständigt haben, wenn der Inhalt der E-Mail über die bloße Vereinbarung eines Termins für eine Rücksprache oder mündliche Verhandlung hinausgeht. Nur weil im Briefkopf eine E-Mail-Adresse angegeben ist, bedeutet dies nicht, dass der Prüfer diese in Belangen, die die Anmeldung betreffen, einfach nutzen kann.

Erhält nun ein Prüfer ohne vorherige Vereinbarung von einem Anmelder eine E-Mail, die einen Verfahrensantrag enthält oder Sachfragen betrifft, kann er sie jedoch nicht einfach ignorieren, sondern muss sie bearbeiten; dabei ist sicherzustellen, dass der Inhalt in die Akte aufgenommen wird (siehe auch T 599/06). Auf die E-Mail ist mit dem deutlichen Hinweis zu antworten, dass E-Mail kein offizielles Kommunikationsmittel ist und Anträge mit einem zulässigen Kommunikationsmittel einzureichen sind (siehe A‑II, 1.1, A-II, 1.2 und A-II, 1.3).