10.3 Sachlicher Inhalt der Niederschrift 

Die Niederschrift erfüllt eine wichtige Funktion als Beweismittel, dass rechtliches Gehör gewährt wurde (Art. 113 (1)). Sie hat den wesentlichen Gang der mündlichen Verhandlung und die rechtserheblichen Erklärungen der Beteiligten zu enthalten sowie die Ausführungen, die für die Entscheidungsfindung wesentlich sind und die in den Schriftsätzen der Beteiligten nicht enthalten sind. Einzelheiten des Vorbringens der Beteiligten werden hingegen in der Entscheidung thematisiert und sind daher in der Niederschrift nur kurz zu erwähnen.

Rechtserhebliche Erklärungen sind beispielsweise neue oder geänderte Anträge oder die Zurücknahme von Anträgen, die Neuvorlage oder Änderung bzw. Streichung von Anmeldungsunterlagen, wie Patentansprüchen, Beschreibung und Zeichnungen, sowie Verzichtserklärungen.

Unter der Darlegung des wesentlichen Gangs der Verhandlung sind neue Ausführungen des oder der Beteiligten und des Mitglieds oder der Mitglieder des Organs zum Gegenstand der Verhandlung zu verstehen. Im Prüfungs- und Einspruchsverfahren sind darunter wesentliche neue Ausführungen zur Begründung des Vorliegens oder Nichtvorliegens von Neuheit, erfinderischer Tätigkeit und anderen Patentierbarkeitskriterien zu verstehen. Die Niederschrift soll jedoch keine erschöpfende Wiedergabe sämtlicher Ausführungen in der mündlichen Verhandlung sein. Sie hat sich vielmehr auf das Wesentliche zu beschränken und so kurz und knapp wie möglich zu sein.

Die Verwendung von unbestimmten oder allgemeingültigen Formulierungen ist stets zu vermeiden. Es ist darauf zu achten, dass entscheidungswesentliche Erklärungen korrekt aufgenommen werden. Im Zweifelsfall wird die Niederschrift über solche Erklärungen den betreffenden Beteiligten vorgelesen, bevor eine Entscheidung getroffen und verkündet wird, doch ist dies in der Regel verzichtbar.

Anträgen von Parteien, bestimmte Erklärungen in die Niederschrift aufzunehmen, wird stattgegeben, wenn sie Teil des wesentlichen Gangs des Verfahrens oder entscheidungsrelevant sind. Andernfalls können sie abgelehnt werden, da es nicht Zweck der Niederschrift ist, Erklärungen wiederzugeben, die Beteiligten für ein etwaiges späteres Verfahren von Nutzen erscheinen. Zu den Spracherfordernissen siehe E‑III, 10.2.

Werden neue Tatsachen oder Beweismittel während der mündlichen Verhandlung vorgebracht, so muss in der Niederschrift klar zum Ausdruck gebracht werden, dass sie von der Abteilung gemäß Art. 114 (1) geprüft worden sind. Aus der Niederschrift muss auch hervorgehen, ob sie nach Anhörung der Beteiligten von der Abteilung gemäß Art. 114 (2) nicht berücksichtigt worden sind.

Die folgenden Teile sind, soweit vorhanden, in Form einer kurzen Zusammenfassung in die Niederschrift aufzunehmen:

a)entscheidungsrelevante Vorbringen der Beteiligten, auf die, wenn sie bereits aus dem schriftlichen Verfahren bekannt sind, einfach verwiesen werden kann, 

b)der wesentliche Inhalt etwaiger neuer Anträge der Beteiligten, vorzugsweise in Form eines kurzen Verweises auf die diese Anträge enthaltenden Schriftsätze, die dann der Niederschrift anzufügen sind, und 

c)Einwände, Vorbringen und/oder Anträge, die von Mitgliedern der Abteilung an die Beteiligten gerichtet werden, wobei das Hauptaugenmerk auf entscheidungsrelevante Punkte zu legen ist, die dann in der Entscheidungsbegründung näher ausgeführt werden. 

Die Niederschrift schließt ab mit der von der Abteilung getroffenen Entscheidung oder, falls keine endgültige Entscheidung getroffen wurde, dem Ergebnis der Verhandlung. Diesem Teil voranzustellen sind die Schlussanträge der Parteien, wie vorstehend unter b) angegeben.

In die Niederschrift müssen auch verfahrenslenkende Angaben aufgenommen werden, z. B. wie das Verfahren nach Abschluss der mündlichen Verhandlung weitergeführt werden soll oder ob die Öffentlichkeit während der gesamten Dauer der mündlichen Verhandlung oder von Teilen davon ausgeschlossen war.

Die Struktur der Niederschrift spiegelt den Verlauf der mündlichen Verhandlung wider (siehe E‑III, 8 und Unterpunkte).

Falls eine Entscheidung verkündet wurde (siehe E‑III, 9), ist diese in die Niederschrift aufzunehmen.

Die Niederschrift mit dem in der Verhandlung erzielten Ergebnis wird den Beteiligten alsbald zugestellt.