10.3 Contenu du procès-verbal 

Le procès-verbal joue un rôle important aux fins de prouver que le droit d'être entendu a été respecté (art. 113(1)). Il retrace l'essentiel de la procédure orale et reproduit les déclarations pertinentes des parties ainsi que les arguments importants pour la décision, lorsqu'ils ne sont pas contenus dans les conclusions écrites des parties. Les arguments invoqués par les parties devant cependant être développés en détail dans la décision, ils ne doivent faire l'objet que d'un bref compte rendu dans le procès-verbal.

Par déclarations pertinentes, on entend, par exemple, les requêtes nouvelles ou modifiées ou le retrait de requêtes, la présentation, la modification ou le retrait de pièces de la demande de brevet telles que les revendications, la description et les dessins, ainsi que les déclarations de renonciation.

Sont considérées comme des éléments essentiels de la procédure orale les déclarations nouvelles de la ou des parties et du ou des membres de l'instance en ce qui concerne l'objet de la procédure. Dans la procédure d'examen ou d'opposition, il s'agit principalement des déclarations nouvelles motivant la présence ou l'absence de nouveauté, d'activité inventive ou d'autres critères de brevetabilité. Le procès-verbal n'est cependant pas censé être un compte rendu exhaustif de tout ce qui a été dit pendant la procédure orale. Il doit plutôt être limité aux éléments essentiels et être aussi bref et concis que possible.

Il convient de toujours éviter les formulations imprécises ou à caractère général. Il faut également veiller à ce que les déclarations importantes pour la décision soient correctement consignées au procès-verbal. Bien que ce ne soit normalement pas nécessaire, en cas de doute, il doit être fait lecture aux parties concernées du procès-verbal de ces déclarations avant qu'une décision ne soit rendue et prononcée.

Les requêtes des parties visant à consigner des déclarations spécifiques sont acceptées si les déclarations font partie des éléments essentiels de la procédure orale et sont pertinentes pour rendre la décision. Dans le cas contraire, elles peuvent être rejetées étant donné que le procès-verbal n'a pas pour fonction de consigner des déclarations qu'une partie considère comme pouvant être utiles dans une procédure ultérieure. Voir E‑III, 10.2 concernant les exigences linguistiques.

Si de nouveaux faits sont invoqués ou de nouvelles preuves produites lors de la procédure orale, il doit être précisé dans le procès-verbal qu'ils ont été examinés par la division conformément à l'art. 114(1). Le procès-verbal doit également indiquer si la division, après avoir entendu les parties, en a ou non tenu compte par la suite conformément à l'art. 114(2).

Les éléments suivants doivent, le cas échéant, être consignés au procès-verbal sous la forme d'un bref résumé :

a)les arguments pertinents pour la décision, tels que présentés par les parties, et qui, s'ils sont déjà connus de la procédure écrite, peuvent être désignés en tant que tels, 

b)l'essentiel du contenu des nouvelles requêtes éventuellement produites par les parties, de préférence sous la forme d'une brève déclaration renvoyant aux pièces qui contiennent ces requêtes et doivent être jointes au procès-verbal, et 

c)les objections, arguments et/ou requêtes adressés aux parties par un membre de la division, l'accent devant être mis sur les points pertinents pour la décision qui sont développés dans les motifs de la décision. 

La décision rendue par la division ou, en l'absence de décision finale, le résultat de la procédure doit être indiqué en conclusion du procès-verbal. Cette partie doit être précédée d'un compte rendu des requêtes finales des parties, comme indiqué ci-dessus au point b).

Le procès-verbal comporte également toute indication utile pour la procédure, par exemple sur la manière dont la procédure doit être poursuivie après la clôture de la procédure orale ou sur l'éventuelle exclusion du public pendant l'intégralité ou une partie de la procédure orale.

La structure du procès-verbal doit refléter le déroulement de la procédure orale (cf. E‑III, 8 et sous-points).

Si une décision a été prononcée (voir E‑III, 9), elle doit être reproduite dans le procès-verbal.

Le procès-verbal avec mention de la conclusion à laquelle a abouti la procédure est communiqué aux parties dès que possible.