8.5.2 Moyens écrits produits pendant une procédure orale tenue sous forme de visioconférence 

Dans la mesure où les documents déposés doivent être signés, la signature peut être est de préférence incluse dans la pièce jointe. ou Elle peut également apparaître dans le texte du courrier électronique qui l'accompagne, qui sera également annexé au procès-verbal. La signature prend la forme d'une série de caractères (telle qu'une signature de courrier électronique comportant le nom et la qualité de l'expéditeur) ou d'une image en fac-similé.

Les documents doivent être envoyés à l'adresse électronique indiquée lors de la visioconférence par l'instance compétente.

Les courriers électroniques et les pièces jointes produits par une partie durant une procédure orale faisant intervenir plusieurs parties sont transmis par la division aux autres parties présentes à la procédure, à moins que la partie en question les ait déjà envoyés directement à l'adresse électronique indiquée par les autres parties. Par conséquent, chaque partie doit communiquer au président à la division et, si possible, aux autres parties au début de la procédure orale l'adresse électronique qu'elle souhaite utiliser afin de recevoir des copies de ces documents. Les parties et les mandataires doivent s'assurer qu'ils peuvent prendre note immédiatement de tout document envoyé à l'adresse électronique qu'ils ont indiquée.

Les pièces modifiées de la demande doivent être déposées sous forme de pièces jointes. Les pièces jointes contenant de tels documents modifiés doivent être au format PDF et respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement sous forme électronique (annexe F des Instructions administratives du PCT). Lorsqu'une pièce jointe contenant de tels documents modifiés n'est pas au format PDF ou ne respecte pas ladite norme de l'OMPI, ou qu'elle est illisible ou incomplète, la partie doit en être rapidement informée lors de la visioconférence. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence ou dans le délai imparti, le document en question (ou la partie du document qui est illisible ou incomplète) est réputé(e) ne pas avoir été reçu(e).

Les autres pièces jointes peuvent être envoyées sous tout format susceptible d'être ouvert par la division ou (dans le cas de consultations) par l'examinateur, et d'être reproduit lisiblement, faute de quoi ces pièces seront réputées ne pas avoir été déposées.

Si une pièce jointe est infectée par un virus informatique ou contient d'autres logiciels malveillants, elle est réputée illisible. L'OEB n'est pas tenu de recevoir, d'ouvrir ou de traiter une telle pièce jointe.

Il n'est pas nécessaire de produire une confirmation sur papier des documents déposés par courrier électronique.

Tous les documents déposés par courrier électronique lors d'une visioconférence sont joints en annexe au procès-verbal, sauf dans les cas exceptionnels visés à la règle 144 et dans la Décision de la Présidente de l'OEB, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l'inspection publique (cf. A‑XI, 2.3 et Édition spéciale n^o 3, JO OEB 2007, J.3.). Une note de confidentialité, telle qu'il en figure régulièrement dans les courriers électroniques, n'est pas considérée comme une requête visant à exclure les documents en question du dossier public.

Si la division donne son accord, une partie peut présenter son écran à des fins d'illustration. Un élément présenté de cette manière ne sera pas considéré comme un document soumis par cette partie.