2.4 Procès-verbal d'une consultation 

Le procès-verbal d'une consultation mentionne les noms des participants, fait le bilan de la discussion, et expose les requêtes orales qui ont pu être présentées. Le procès-verbal doit être signé par l'examinateur. Les documents produits par courrier électronique lors d'une consultation (cf. C‑VII, 3), par exemple de nouvelles revendications ou une description modifiée, doivent toutefois être joints au procès-verbal.

Les procès-verbaux doivent toujours faire ressortir si l'initiative de la démarche suivante appartient au demandeur ou à l'examinateur. À cet égard, les procès-verbaux peuvent être envoyés au demandeur :

i)à titre purement informatif. Si un délai continue de courir, il doit être observé ; si aucun délai ne court, le demandeur ne doit prendre aucune mesure 

ii)de manière à prolonger un délai en cours, auquel cas le demandeur doit répondre dans ce délai prolongé 

iii)de manière à impartir un nouveau délai de réponse, auquel cas le demandeur doit répondre dans ce nouveau délai 

iv)de manière à annuler un délai en cours 

v)de manière à refléter la décision d'annuler la procédure orale prévue. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu'un accord sur un jeu de revendications admissible peut être trouvé pendant la consultation. L'annulation de la procédure orale est notifiée oralement au demandeur pendant la consultation et consignée au procès-verbal. Aucune notification distincte concernant l'annulation de la procédure orale n'est émise 

vi)à titre purement informatif si le demandeur fait part lors de la consultation de son intention de ne pas assister à la procédure orale. Il est alors indiqué au demandeur que les déclarations orales doivent être confirmées par écrit pour produire des effets sur le plan procédural (cf. C‑VII, 2.3).

Si la consultation a pour objectif d'éclaircir des points obscurs, de lever des ambiguïtés ou de régulariser la demande en précisant un certain nombre de questions d'importance mineure, il suffit en principe que l'examinateur mentionne dans le procès-verbal les points examinés et qu'il note les conclusions qui ont été dégagées ainsi que les modifications décidées, à moins qu'un délai de réponse ne soit imparti (cf. ci-dessous).

Lorsque la consultation porte sur des questions plus importantes, telles que la nouveauté, l'activité inventive, l'unité ou celle de savoir si la modification conduit à l'ajout d'éléments, une description plus détaillée des questions passées en revue est incluse dans le procès-verbal (cf. ci-dessous). Le procès-verbal précise en particulier les sujets dont il a été discuté, ainsi que les modifications dont il a été convenu, les éventuelles divergences d'opinions, les raisons qui ont amené à un changement d'avis, et les conclusions auxquelles on est parvenu si elles ne ressortent pas par ailleurs du dossier. En particulier, il convient d'indiquer clairement les raisons pour lesquelles l'examinateur a souhaité apporter des modifications.

Il importe d'éviter des formulations imprécises, ambiguës ou à caractère général dans le procès-verbal. Par exemple, des expressions telles que "Il a été proposé d'apporter des modifications dans les revendications pour tenir compte de l'état de la technique cité dans le rapport de recherche" ne sont d'aucune aide pour le public, les autres membres de la division d'examen, ni même pour le premier membre examinateur, aux stades ultérieurs de la procédure. Il en va de même des conclusions formulées en termes généraux.

En ce qui concerne le cas où le procès-verbal est envoyé en tant que première notification dans le cadre de la procédure d'examen, voir le point C‑VII, 2.5.

Le procès-verbal est versé au dossier, est ouvert à l'inspection publique (y compris tous les documents déposés par un demandeur ou son représentant pendant la consultation) et est envoyé au demandeur ou à son représentant, même si la consultation a conduit simplement à modifier, confirmer ou annuler l'heure ou la date de la consultation proposée.

Cependant, si juste avant d'établir la notification conformément à la règle 71(3), il a été convenu de modifications dans le cadre d'une consultation, cette consultation peut à titre exceptionnel être mentionnée dans la notification en question, à condition que le public puisse discerner clairement ce qui a été convenu. Ces modifications doivent être indiquées de manière aussi précise que possible.