10.1 Exigences quant à la forme 

Les procédures orales donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal.

La personne qui dirige la procédure veille à ce que, pendant toute la procédure, un agent soit présent afin d'établir le procès-verbal. Le cas échéant, différents agents peuvent, au cours de la procédure orale, être chargés successivement d'établir le procès-verbal. Dans ce cas, le procès-verbal mentionne le nom des agents qui ont établi les différentes parties du procès-verbal. L'agent est habituellement un membre de l'instance concernée, par exemple un membre de la division d'examen ou de la division d'opposition. Après la procédure, le procès-verbal est mis en forme.

Le procès-verbal doit être authentifié par l'agent chargé de l'établir et par l'agent qui a dirigé la procédure orale, soit par leur signature, soit par tout autre moyen approprié. Si, exceptionnellement, le procès-verbal ne peut pas être signé par l'agent responsable, il peut l'être en son nom par l'un des autres membres de la division, sous réserve des conditions définies au point E‑X, 2.3. Il n'est pas signé par les parties. Une copie du procès-verbal doit être remise aux parties. Elle leur est signifiée dès que possible après la procédure orale.

À condition que les parties en aient été informées, l'OEB peut effectuer un enregistrement sonore de la procédure orale. Toutefois, seul un agent de l'OEB est autorisé à effectuer un enregistrement ou à retransmettre une partie de la procédure orale, qu'il s'agisse de l'image, du son ou des deux à la fois (cf. JO OEB 1986, 63 et JO OEB 2022, A106).

Les enregistrements sonores au cours d'une procédure orale ne doivent avoir lieu que dans certaines circonstances exceptionnelles, par exemple

a)s'il faut s'attendre à ce qu'un témoin soit entendu ;

b)si la procédure s'annonce complexe (par ex. en raison des faits ou du nombre de parties) ;

c)s'il faut s'attendre à des demandes de rectification du procès-verbal en raison de l'importance de l'affaire.

Des enregistrements sonores sont effectués uniquement dans le cas d'une mesure d'instruction (E‑IV, 1.7). L'enregistrement est conservé jusqu'à la fin de toute procédure susceptible d'être engagée. Il n'est pas fourni de copies de l'enregistrement aux parties.

Le procès-verbal indique d'abord la date de la procédure, le nom des membres présents de l'instance, par exemple de la division d'opposition, ainsi que le nom de l'agent ou des agents qui ont établi le procès-verbal. En outre, le procès-verbal comporte les indications mentionnées au point E‑III, 10.3.