8.3.1 Vérification de l'identité et des pouvoirs des personnes participant à une procédure orale 

La division vérifie la pièce d'identité d'un mandataire ou d'un employé mandaté de chaque partie sauf si cette personne est connue personnellement. S'agissant des autres mandataires, employés mandatés et personnes les accompagnant (y compris ceux qui feront un exposé oral, cf. E‑III, 8.5) qui sont présents pour une partie donnée, il suffit que leur identité soit confirmée oralement par la personne dont la pièce d'identité a été vérifiée ou qui est connue personnellement par au moins un membre de la division. Cela vaut indépendamment de la question de savoir si un mandataire est un mandataire agréé ou un avocat. De même, si une partie n'est pas représentée mais est présente en personne avec une personne qui l'accompagne, il suffit de vérifier la pièce d'identité de cette partie.

Cependant, la division vérifie les pièces d'identité de l'ensemble des parties, témoins et experts cités à déposer devant l'OEB. En outre, la division peut vérifier les pièces d'identité d'autres personnes présentes si cela est jugé nécessaire, par exemple parce que l'identité d'une personne accompagnant une partie est contestée par une autre partie ou si la division a de sérieux doutes concernant l'identité de la personne.

La pièce d'identité peut être présentée de l'une des façons suivantes :

– si la pièce d'identité est un badge de l'OEB, en la montrant à la caméra au début de la visioconférence dans la salle de réunion publique ; 

– si la pièce d'identité est une carte nationale d'identité ou un passeport, en la montrant à un membre de la division dans une salle de réunion distincte et non publique ; 

– en envoyant une copie à l'adresse électronique fournie aux parties au début de la procédure orale ; 

– en utilisant les options de dépôt en ligne de l'OEB jusqu'à deux jours avant la procédure orale. 

Pour des raisons de protection des données, les copies des pièces d'identité envoyées par courrier électronique sont supprimées et ne sont pas versées au dossier ; les copies transmises via les options de dépôt en ligne de l'OEB sont versées dans la partie non publique du dossier.

Le nom complet (prénom et nom de famille) et la photographie de la pièce d'identité doivent être visibles afin que la division puisse confirmer l'identité de la personne concernée. Toutes les autres informations figurant sur cette pièce peuvent rester cachées si cela est souhaité, tant qu'il est possible de reconnaître qu'il s'agit d'une pièce d'identité officielle.

Les mandataires agréés ne sont tenus de déposer un pouvoir que dans des cas exceptionnels (cf. Décision de la Présidente de l'OEB, Édition spéciale n° 3 du JO OEB 2007, L.1).

Il n'est nécessaire de vérifier les pouvoirs que si une partie est représentée par une personne dont le pouvoir ne ressort pas du dossier. S'il est établi que cette personne est :

i)un mandataire agréé agissant en vertu d'une sous-délégation 

ii)un mandataire agréé faisant partie du même cabinet que le mandataire ayant traité à ce jour le dossier, ou 

iii)une personne physique (par ex. un directeur) autorisée par la loi du pays dans lequel la partie est établie à agir au nom de cette partie, 

aucune autre vérification n'est nécessaire.

Cependant, si cette personne est :

a)un mandataire agréé qui n'a pas de sous-délégation et ne fait pas partie du même cabinet, et qui intervient pour la première fois dans la procédure orale, ou 

b)un avocat ou un employé d'une partie qui n'est pas un mandataire agréé, 

il y a lieu de procéder comme suit :

Dans le cas a), la division vérifie le dossier pour déterminer si le pouvoir de l'ancien mandataire est arrivé à expiration. Il se peut que le changement de représentation ou la cessation du mandat du mandataire précédent ait fait l'objet d'une communication électronique via le service MyFiles (cf. JO OEB 2012, 352). Si le pouvoir de l'ancien mandataire est arrivé à expiration aucune autre action n'est nécessaire. Sinon, il est demandé au mandataire concerné d'indiquer une référence à un pouvoir général tel qu'il a été inscrit, ou de déposer un pouvoir particulier.

Dans le cas b), la division demande à la personne concernée d'indiquer une référence à un pouvoir général tel qu'il a été inscrit, ou de déposer – par courrier électronique si la procédure orale a lieu par visioconférence (JO OEB 2020, A71) – un pouvoir particulier.

Lorsqu'il manque un pouvoir, la personne concernée est invitée à produire ce pouvoir le plus tôt possible. Si cette personne n'est pas en mesure de produire tout de suite ledit pouvoir, un délai de deux mois lui est imparti pour le faire. L'absence de pouvoir et l'octroi d'un délai pour le produire doivent être consignés au procès-verbal. La procédure se poursuit normalement, mais il ne peut être prononcé de décision à l'issue de celle-ci. Dans ce cas, la décision est notifiée par écrit dès que le pouvoir manquant aura été produit. Au terme de la procédure, il doit être rappelé à la partie ou à la personne concernée qu'elle doit produire le pouvoir.