2.1 Généralités 

Dans certains cas, une consultation personnelle du demandeur peut contribuer à faire avancer la procédure. Une telle consultation se tiendra de préférence par visioconférence, ce qui permet, si nécessaire, la présentation de documents, la participation d'autres personnes et la vérification de l'identité du ou des participants (cf. C‑VII, 2.2). L'Espace partagé dans MyEPO Portfolio permet aux demandeurs et aux examinateurs de charger des documents et de se concerter de manière informelle au sujet des modifications (cf. JO OEB 2023, A59). Cependant, les Des consultations peuvent également être tenues par téléphone sur requête du demandeur, si la situation l'exige.

La consultation peut avoir lieu à l'initiative soit du demandeur, soit de l'examinateur, soit de l'agent des formalités. Cependant, la décision de tenir ou non la consultation appartient à l'agent des formalités ou à l'examinateur. Si le demandeur sollicite une consultation personnelle, celle-ci devrait généralement être accordée, à moins que la nature du point à discuter n'exige une procédure formelle ou que l'examinateur n'estime que cela ne serait d'aucune utilité. Par exemple, en cas de divergences d'avis importantes au stade de l'examen, les échanges par écrit ou la tenue d'une procédure orale sont généralement plus adaptés.

Exemples de situations typiques dans lesquelles le demandeur peut souhaiter une consultation :

i)pour se renseigner sur une question de procédure, par exemple sur la marche à suivre dans des circonstances particulières (il convient toutefois de noter que l'examinateur n'est normalement pas chargé de questions de forme, comme la prorogation de délais et le paiement de taxes) ; en ce qui concerne les demandes de renseignement relatives au traitement des dossiers, voir E‑VIII, 7 ;

ii)lorsqu'il semble y avoir une erreur dans la notification ou dans la réponse du demandeur, si bien que le demandeur ou l'examinateur peut difficilement établir la réponse/la notification suivante (p. ex. lorsque le document cité n'est pas le bon, que la notification est fondée sur un mauvais jeu de revendications ou qu'il est fait référence à de nouveaux documents qui n'ont pas été joints). 

Exemples de situations typiques dans lesquelles l'examinateur peut estimer qu'il est approprié de consulter le demandeur :

iii)lorsqu'il semble y avoir une confusion concernant certains points litigieux (p. ex. lorsque le demandeur semble avoir mal interprété les arguments de l'examinateur ou vice-versa, si bien que la procédure écrite est sans issue) ; 

iv)lorsque la demande semble prête pour la délivrance, mais que l'examinateur doit encore éclaircir quelques points mineurs avec le demandeur ou souhaite discuter d'une proposition de modification afin de lever les objections soulevées ; 

v)lorsque le demandeur requiert, après l'envoi de la notification au titre de la règle 71(3), des modifications ou des corrections auxquelles l'examinateur ne peut faire droit.

En ce qui concerne les consultations en réponse au rapport de recherche européenne élargi avant que la demande ne soit entrée dans la phase d'examen, cf. B‑XI, 8.

Les conversations téléphoniques tenues aux seules fins de fixer une date pour une consultation ou une procédure orale ne constituent pas en soi une consultation au sens du présent point. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'établir un procès-verbal (C‑VII, 2.4) ; un procès-verbal ne doit être établi que si le demandeur convient d'un délai de citation à la procédure orale inférieur à deux mois (E‑III, 6).