8.5.2 Einreichung von Schriftsätzen in als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen 

Müssen die eingereichten Unterlagen unterzeichnet werden, kann sollte die Unterschrift vorzugsweise in die im Anhang enthaltenen Unterlagen gesetzt werden. oder Alternativ kann sie in die begleitende E-Mail gesetzt werden, die auch der Niederschrift beigefügt wird. Die Unterschrift muss eine Zeichenkette (z. B. eine E-Mail-Signatur, aus der Name und Stellung des Absenders hervorgehen) oder eine Faksimile-Unterschrift sein.

Die Unterlagen sind an die E-Mail-Adresse zu senden, die die zuständige Abteilung in der Videokonferenz bekannt gibt.

Von einem Beteiligten in einer mündlichen Verhandlung mit mehr als einem Beteiligten eingereichte E-Mails und Anhänge werden von der Abteilung an die anderen in der Verhandlung anwesenden Beteiligten weitergeleitet, es sei denn, der betreffende Beteiligte hat sie bereits direkt an die von den anderen Beteiligten angegebenen E-Mail-Adressen geschickt. Deshalb muss jeder Beteiligte dem Vorsitzenden der Abteilung und nach Möglichkeit den anderen Beteiligten zu Beginn der mündlichen Verhandlung die E-Mail-Adresse übermitteln, unter der er die Kopien solcher Unterlagen erhalten möchte. Beteiligte und Vertreter müssen sicherstellen, dass sie Unterlagen, die an die von ihnen angegebene E-Mail-Adresse geschickt werden, unverzüglich zur Kenntnis nehmen können.

Geänderte Anmeldungsunterlagen sind als Anhänge einzureichen. Anhänge mit geänderten Anmeldungsunterlagen müssen im PDF-Format vorliegen und dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F der Verwaltungsvorschriften zum PCT) entsprechen. Wenn ein Anhang mit geänderten Anmeldungsunterlagen nicht im PDF-Format ist, nicht den Erfordernissen des WIPO-Standards genügt oder nicht lesbar oder unvollständig ist, muss der Verfahrensbeteiligte in der Videokonferenz unverzüglich davon unterrichtet werden. Können die Mängel während der Videokonferenz oder innerhalb der gesetzten Frist nicht behoben werden, so gilt die betreffende Unterlage (oder der Teil der Unterlage, der nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden ist) als nicht eingegangen.

Sonstige Anhänge können in jedem Format übermittelt werden, das von der Abteilung bzw. (im Falle einer Rücksprache) vom Prüfer geöffnet und in lesbarer Form reproduziert werden kann. Anderenfalls gelten sie als nicht eingereicht.

Ist ein Anhang mit einem Computervirus infiziert oder enthält er andere bösartige Software, so gilt er als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, einen solchen Anhang entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.

Per E-Mail eingereichte Unterlagen müssen nicht durch Nachreichung auf Papier bestätigt werden.

Alle im Laufe einer Videokonferenz per E-Mail übermittelten Unterlagen sind der Niederschrift beizufügen, sofern nicht eine der Ausnahmen zur Anwendung kommt, die in Regel 144 und im Beschluss der Präsidentin des EPA vom 12. Juli 2007 über von der Akteneinsicht ausgeschlossene Unterlagen vorgesehen sind (siehe A‑XI, 2.3 und Sonderausgabe Nr. 3, ABl. EPA 2007, J.3). Routinemäßig in E-Mails enthaltene Vertraulichkeitsvermerke werden nicht als Antrag betrachtet, die betreffenden Unterlagen aus dem öffentlich zugänglichen Teil der Akte auszuschließen.

Sofern die Abteilung zustimmt, kann ein Beteiligter zur Veranschaulichung seinen Bildschirm präsentieren; ein so dargestellter Inhalt gilt nicht als von dem Beteiligten eingereichte Unterlage.