1. Demande d'entrevue ou d'entretien téléphonique 

L'article 34.2) dispose que le déposant a le droit de communiquer, verbalement et par écrit, avec l'IPEA. Il est donc fait droit aux demandes d'entretien téléphonique du déposant ou de son mandataire (même s'ils sont établis en dehors de l'Europe), mais seulement après clarification de l'objet sur lequel doit porter l'examen préliminaire international, c'est-à-dire seulement une fois que le déposant a déposé une réponse écrite à la WO‑ISA ou, si une objection d'absence d'unité a été soulevée dans le rapport de recherche internationale, à une invitation à limiter les revendications ou à payer des taxes additionnelles (formulaire 405). De cette manière, l'objet de l'entretien téléphonique est clarifié à l'avance. Les demandes d'entrevue sont quant à elles refusées. Toutefois, si le déposant sollicite une telle entrevue, l'examinateur doit l'informer par téléphone que l'OEB a pour politique de ne pas accorder de telles entrevues, mais qu'une discussion peut avoir lieu sous la forme d'un entretien téléphonique, sous réserve que les conditions précitées soient remplies.

Si le déposant a demandé un entretien téléphonique, il convient d'observer les consignes suivantes :

a)en règle générale, le déposant a droit, sur demande, à un entretien téléphonique ; 

b)après un entretien téléphonique, il convient d'accorder en général au déposant un délai (normalement de deux mois) pour déposer des revendications modifiées et/ou présenter des arguments. Si, lors d'un entretien téléphonique, le déposant déclare ne plus vouloir déposer d'observations/de modifications, c'est-à-dire s'il accepte de recevoir un IPER sans autre interaction, le compte rendu de l'entretien téléphonique est envoyé et un IPER négatif est ensuite émis directement. Aucun délai n'est fixé dans le compte rendu. 

c)si, avant que l'(autre) opinion écrite (formulaire 408) ne soit établie, le déposant a demandé un entretien téléphonique ou, à défaut, une autre opinion écrite, l'examinateur décide à sa discrétion quel type d'interaction est le plus approprié pour la demande concernée ; 

d)dans le cas particulier où un entretien téléphonique est demandé après que l'autre opinion écrite a été émise, mais avant la date à laquelle l'IPER est établi, il convient de satisfaire à la demande d'entretien avant d'émettre un IPER négatif. Cependant, le déposant n'a dans ce cas pas le droit de déposer d'autres modifications, à moins qu'un accord n'ait été explicitement trouvé (cf. ci-dessous). 

Lorsqu'il est convenu d'organiser un entretien téléphonique, il importe de préciser clairement à l'avance les questions qui seront abordées. Si la tenue de cet entretien est convenue par téléphone, l'examinateur doit en consigner les détails et indiquer brièvement dans le dossier (formulaire 428 : compte rendu de l'entretien téléphonique) les questions à aborder ainsi que la date et l'heure de l'entretien. Une copie de la note récapitulant ce qui a été convenu est envoyée au déposant.

Si le déposant souhaite discuter de revendications modifiées lors d'un entretien téléphonique, il doit transmettre une copie de ces revendications au préalable à l'examinateur, afin de lui permettre de se préparer correctement. Dans la note récapitulant ce qui a été convenu, l'examinateur fixe le délai dans lequel ces pièces doivent être présentées.

Le résultat de l'entretien téléphonique est consigné par l'examinateur et versé au dossier. Le compte rendu dépendra de la nature des questions abordées et sera transmis au déposant.

Si l'entretien remplace la seconde opinion écrite ou s'il intervient après une réponse à une seconde opinion écrite, mais qu'il a permis un accord sur les modifications à apporter, le formulaire 428 comprendra :

– une indication attirant l'attention sur le fait que les modifications ne peuvent pas être effectuées par l'IPEA et, 

– une notification invitant le déposant à présenter des feuilles modifiées normalement dans un délai d'un mois, mais au moins un mois avant l'expiration du délai prévu pour l'établissement de l'IPER (ou comme convenu eu égard à l'établissement différé de l'IPER).  

Si l'entretien intervient après une réponse à une seconde opinion écrite et en l'absence d'accord, le déposant est informé que ses arguments seront pris en compte lors de l'établissement de l'IPER.

Les demandes de renseignement concernant l'instruction d'un dossier peuvent être présentées en ligne à l'aide du formulaire correspondant (formulaire OEB 1012) (cf. Communiqué de l'OEB en date du 2 août 2016, JO OEB 2016, A66).