1. Antrag auf (persönliche oder telefonische) Rücksprache 

Nach Art. 34 (2) hat der Anmelder das Recht, mündlich mit der IPEA zu verkehren. Folglich ist Anträgen von (auch außereuropäischen) Anmeldern und Anwälten auf telefonische Rücksprache stattzugeben, allerdings erst nachdem der Anmelder klargestellt hat, was der internationalen vorläufigen Prüfung zugrunde zu legen ist, d. h. nachdem er eine schriftliche Erwiderung auf den WO‑ISA bzw., falls der internationale Recherchenbericht einen Einwand wegen mangelnder Klarheit enthält, auf eine Aufforderung zur Einschränkung der Ansprüche oder Zahlung zusätzlicher Gebühren (Formblatt 405) eingereicht hat, damit klar ist, was Gegenstand der telefonischen Rücksprache sein soll. Anträgen auf persönliche Rücksprache wird nicht stattgegeben. Beantragt ein Anmelder eine persönliche Rücksprache, so sollte ihm der Prüfer jedoch telefonisch mitteilen, dass das Amt Anträge auf persönliche Rücksprache grundsätzlich ablehnt, die Angelegenheit aber unter der vorstehend genannten Bedingung telefonisch besprochen werden kann.

Hat der Anmelder eine telefonische Rücksprache beantragt, gilt Folgendes:

(a)Der Anmelder hat generell das Recht, auf Antrag einmal telefonisch Rücksprache zu halten. 

(b)Nach einer telefonischen Rücksprache wird dem Anmelder in der Regel eine Frist gesetzt (normalerweise zwei Monate), um geänderte Ansprüche und/oder Argumente einzureichen. Wenn der Anmelder in der telefonischen Rücksprache erklärt, dass er keine weiteren Stellungnahmen/Änderungen einreichen möchte, d. h. wenn er damit einverstanden ist, ohne weitere Interaktion einen IPER zu erhalten, wird die Niederschrift der telefonischen Rücksprache ohne Fristsetzung versandt und anschließend direkt ein negativer IPER erlassen. 

(c)Hat der Anmelder vor Ergehen des (weiteren) schriftlichen Bescheids (Formblatt 408) eine telefonische Rücksprache oder als Alternative einen weiteren schriftlichen Bescheid beantragt, so entscheidet der Prüfer nach seinem Ermessen, welche Art der Interaktion sich für die betreffende Anmeldung am besten eignet. 

(d)In dem Sonderfall, in dem eine telefonische Rücksprache erst beantragt wird, nachdem ein weiterer schriftlicher Bescheid versandt wurde, aber vor dem Datum, an dem der IPER erstellt wird, ist dem Antrag stattzugeben, bevor ein negativer IPER ergeht. In diesem Fall kann der Anmelder allerdings keine weiteren Änderungen einreichen, es sei denn, man hat sich ausdrücklich darauf geeinigt (siehe unten). 

Wird ein Telefongespräch anberaumt, sind die zu erörternden Punkte im Voraus klar festzulegen. Falls dies telefonisch geschieht, sollte der Prüfer die Einzelheiten festhalten und in der Akte (Formblatt 428: Niederschrift über die telefonische Rücksprache) kurz die anstehenden Punkte sowie Datum und Uhrzeit der Rücksprache vermerken. Dem Anmelder wird dieser Vermerk in Kopie übermittelt.

Möchte der Anmelder geänderte Ansprüche telefonisch erörtern, sollte der Prüfer vorab eine Kopie dieser Ansprüche erhalten, damit er sich angemessen vorbereiten kann. Die Frist für solche Eingaben setzt der Prüfer in dem Vermerk über die getroffenen Vereinbarungen.

Das Ergebnis der telefonischen Rücksprache wird vom Prüfer festgehalten und in die Akte aufgenommen. Die Aufzeichnung hängt von der Art der erörterten Gegenstände ab und wird dem Anmelder zugeleitet.

Wenn die Rücksprache den zweiten schriftlichen Bescheid ersetzt oder nach einer Erwiderung auf einen zweiten schriftlichen Bescheid stattfindet und man sich bei der Rücksprache auf Änderungen geeinigt hat, so enthält das Formblatt 428 Folgendes:

– einen Hinweis darauf, dass die Änderungen nicht von der IPEA vorgenommen werden können, und 

– eine Aufforderung an den Anmelder, die geänderten Blätter normalerweise innerhalb von einem Monat, spätestens aber einen Monat vor dem Termin für den IPER einzureichen (bzw. wie in Bezug auf die verspätete Erstellung des IPER vereinbart). 

Findet die Rücksprache nach einer Erwiderung auf einen zweiten schriftlichen Bescheid statt und ist keine Einigung zustande gekommen, wird dem Anmelder mitgeteilt, dass seine Argumente bei der Erstellung des IPER berücksichtigt werden.

Anfragen zum Bearbeitungsstand von Akten können online über das Formblatt 1012 eingereicht werden (siehe Mitteilung des EPA vom 2. August 2016, ABl. EPA 2016, A66).