2.3 Informeller Charakter der Rücksprache 

Bei der Rücksprache handelt es sich nicht um ein formelles Verfahren (zur formellen mündlichen Verhandlung vor der Prüfungsabteilung siehe E‑III), und die Art der Niederschrift über die Rücksprache richtet sich nach der Art der erörterten Fragen. Es ist dem Anmelder immer klarzumachen, dass die Gültigkeit einer getroffenen Vereinbarung letztlich von der Ansicht der übrigen Mitglieder der Prüfungsabteilung abhängt. Im Rahmen einer Rücksprache kann keine Entscheidung getroffen werden.

In einer Rücksprache abgegebene mündliche Erklärungen müssen schriftlich bestätigt werden, um verfahrensrechtlich wirksam zu werden. Als solche sind sie nämlich im Allgemeinen nicht rechtsverbindlich. Solche Erklärungen haben z. B. für die Wahrung einer Frist keine Geltung (siehe jedoch C‑VII, 2.4). Im europäischen Patent­erteilungs­verfahren, mit Ausnahme von mündlichen Verhandlungen, sind nur schriftliche Erklärungen wirksam, und zwar erst von ihrem Eingang beim Amt an. Mündliche Erklärungen, die inhaltlich auf die in einer früheren Mitteilung erhobenen Einwände eingehen, können jedoch dazu führen, dass der Prüfer eine laufende Frist aufhebt (siehe C‑VII, 2.4 iv)). Ferner können Unterlagen, die während der Rücksprache rechtswirksam per E-Mail eingereicht werden (siehe C‑VII, 3), tatsächlich ausreichen, um eine laufende Frist zu wahren (siehe C‑IV, 3).

Wird bei einer Rücksprache ein neuer wesentlicher Einwand erhoben und dabei keine Einigung über eine ausräumende entsprechende Änderung erzielt, so muss der Einwand durch Zustellung der Niederschrift dieser Rücksprache bestätigt und dem Anmelder eine neue Frist für seine Antwort gesetzt werden (siehe C‑VII, 2.4 iii)).