8.3.1 Überprüfung der Identität und der Bevollmächtigung der Teilnehmer einer mündlichen Verhandlung 

Ist der Vertreter Sind die Verfahrensbeteiligten oder ihre Vertreter nicht mindestens einem Mitglied der Abteilung persönlich bekannt, muss vor Beginn der mündlichen Verhandlung ihre seine Identität überprüft werden. In einer Videokonferenz kann der Vertreter aufgefordert werden, seinen EPA-Ausweis oder Personalausweis in die Kamera zu halten. Ein Personalausweis darf nur in einer nicht öffentlichen Konferenzschaltung vorgezeigt werden, es sei denn, der Videokonferenz ist nur ein Vertreter oder Beteiligter zugeschaltet. Falls erforderlich, wird für diesen Zweck eine gesonderte Konferenzschaltung eingerichtet.

Im Falle von als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen kann eine Kopie des Identitätsnachweises auch bis spätestens zwei Tage vor der mündlichen Verhandlung über die Optionen der Online-Einreichung des EPA oder zu Beginn der mündlichen Verhandlung per E-Mail an die den Beteiligten mitgeteilte Andresse übermittelt werden. Aus Datenschutzgründen werden per E-Mail übermittelte Kopien von Identitätsnachweisen gelöscht und nicht in die Akte aufgenommen. Über die Online-Einreichung übermittelte Kopien werden in den nicht öffentlichen Teil der Akte aufgenommen.

Damit die Abteilung die Identität der betreffenden Person bestätigen kann, müssen der vollständige Name (Vor- und Zuname) und das Foto des Ausweises sichtbar sein. Alle anderen Angaben im Ausweis können auf Wunsch abgedeckt werden, solange erkennbar ist, dass es sich um einen amtlichen Ausweis handelt.

Für Begleitpersonen, einschließlich derjenigen, die während der mündlichen Verhandlung sprechen wollen (siehe E‑III, 8.5), genügt es, wenn ihre Identität vom jeweiligen Vertreter bestätigt wird.

Zugelassene Vertreter müssen nur noch in Ausnahmefällen eine Vollmacht einreichen (siehe Beschluss der Präsidentin des EPA, Sonderausgabe Nr. 3, ABl. EPA 2007, L.1).

Vollmachten brauchen nur dann überprüft zu werden, wenn einer der Beteiligten durch eine Person vertreten wird, deren Bevollmächtigung nicht aus der Akte hervorgeht. Stellt sich heraus, dass diese Person entweder

i)ein zugelassener Vertreter ist, der in Untervollmacht handelt, 

ii)ein zugelassener Vertreter ist, der derselben Sozietät angehört wie der bisher in der Sache in Erscheinung getretene Vertreter, oder 

iii)eine natürliche Person (z. B. ein Direktor) ist, die in dem Land, in dem sich der Geschäftssitz des Beteiligten befindet, von Rechts wegen bevollmächtigt ist, im Namen dieses Beteiligten zu handeln, 

dann ist keine weitere Überprüfung erforderlich.

Ist diese Person jedoch

a)ein zugelassener Vertreter, der weder Untervollmacht hat noch zur selben Sozietät gehört und in der mündlichen Verhandlung zum ersten Mal erscheint, oder 

b)ein Rechtsanwalt oder Angestellter eines Beteiligten, der kein zugelassener Vertreter ist, 

dann ist wie folgt vorzugehen:

Im Fall a) überprüft die Abteilung die Akte, um festzustellen, ob die Vollmacht des bisherigen Vertreters erloschen ist. Ein Vertreterwechsel oder die Aufhebung der Vollmacht eines bisherigen Vertreters kann elektronisch über den MyFiles-Dienst mitgeteilt worden sein (siehe ABl. EPA 2012, 352). Ist die Vollmacht des bisherigen Vertreters erloschen, braucht der Sache nicht weiter nachgegangen zu werden. Andernfalls wird der betreffende Vertreter aufgefordert, einen Hinweis auf eine registrierte allgemeine Vollmacht vorzulegen oder eine Einzelvollmacht einzureichen.

Im Fall b) fordert die Abteilung die betreffende Person auf, einen Hinweis auf eine registrierte allgemeine Vollmacht vorzulegen oder eine Einzelvollmacht einzureichen (per E-Mail im Fall einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung (ABl. EPA 2020, A71)).

Bei Fehlen einer Vollmacht wird die betreffende Person aufgefordert, diese umgehend vorzulegen. Kann die Person die Vollmacht nicht sofort beibringen, wird eine Frist von zwei Monaten für die Beibringung eingeräumt. Das Fehlen der Vollmacht und die Festsetzung einer Frist für deren Einreichung müssen in der Niederschrift vermerkt werden. Die Verhandlung wird normal fortgesetzt, allerdings kann am Ende der Verhandlung keine Entscheidung verkündet werden. In diesen Fällen muss die Entscheidung schriftlich ergehen, sobald die fehlende Vollmacht nachgereicht worden ist. Am Ende der Verhandlung muss die Partei oder Person an das Einreichen der Vollmacht erinnert werden.

Der Leiter der mündlichen Verhandlung lässt vor ihrem Beginn gegebenenfalls die Personalien der Teilnehmer und deren Vollmachten prüfen. Die Beteiligten und ihre Vertreter haben sich auszuweisen, soweit sie nicht dem Leiter der Verhandlung bzw. einem Mitglied der Prüfungs- oder Einspruchsabteilung persönlich bekannt sind.