3.1 Aufnahme der E-Mail-Korrespondenz 

Abgesehen von Fällen, in denen dies ein zulässiges Mittel für die Einreichung ist (siehe C‑VII, 3 und E‑III, 8.5.2), sollte weder der Prüfer noch der Anmelder E-Mail ohne vorherige, z. B. bei einer Rücksprache getroffene Vereinbarung nutzen. Voraussetzung ist vielmehr, dass sich Prüfer und Anmelder auf die Nutzung verständigt haben, wenn der Inhalt der E-Mail über die bloße Vereinbarung eines Termins für eine Rücksprache oder mündliche Verhandlung hinausgeht. Nur weil im Briefkopf eine E-Mail-Adresse angegeben ist, bedeutet dies nicht, dass der Prüfer diese in Belangen, die die Anmeldung betreffen, einfach nutzen kann.

Erhält nun ein Prüfer ohne vorherige Vereinbarung von einem Anmelder eine E-Mail, die einen Verfahrensantrag enthält oder Sachfragen betrifft, kann diese jedoch nicht einfach ignoriert, sondern muss bearbeitet werden; dabei ist sicherzustellen, dass der Inhalt in die Akte aufgenommen wird (siehe auch T 599/06). Es wird empfohlen, auf die E-Mail mit dem deutlichen Hinweis zu antworten, dass E-Mail kein offizielles Kommunikationsmittel ist und Anträge mit einem zulässigen Kommunikationsmittel einzureichen sind (siehe A‑II, 1.1, A-II, 1.2 und A-II, 1.3).