3.1 Accord sur les échanges par courrier électronique 

Sauf dans les cas où il s'agit d'un moyen valable de dépôt (cf. C‑VII, 3, et E‑III, 8.5.2), ni l'examinateur ni le demandeur ne peuvent utiliser le courrier électronique sans s'être mis d'accord au préalable, par exemple au cours d'une consultation. L'usage du courrier électronique présuppose un accord mutuel sur ce point entre l'examinateur et le demandeur si le contenu du courrier électronique va au-delà de la simple fixation d'une date pour une consultation ou une procédure orale. En outre, le simple fait qu'une adresse de courrier électronique figure sur l'en-tête d'une lettre ne signifie pas pour autant que l'examinateur puisse utiliser cette adresse pour des questions relatives au dossier.

Par ailleurs, si un examinateur reçoit du demandeur, sans accord préalable, un courrier électronique concernant des requêtes relatives à la procédure ou traitant de questions de fond, il ne peut pas ignorer simplement ce courrier électronique, mais doit plutôt le traiter en veillant à ce que son contenu soit versé au dossier officiel (cf. également T 599/06) ; il est conseillé de répondre à un tel courriel en précisant clairement que le courrier électronique n'est pas un moyen de communication officiel et que toutes les requêtes doivent être présentées par des moyens autorisés (cf. A‑II, 1.1, A‑II, 1.2 et A-II, 1.3).