8.3.1 Vérification de l'identité et des pouvoirs des personnes participant à une procédure orale 

Il est nécessaire de contrôler l'identité d'un mandataire lorsque celui-ci Si une partie ou son mandataire n'est pas personnellement connu d'au moins un membre de la division, il est nécessaire de contrôler son identité avant le début de la procédure orale. Lors d'une visioconférence, ce contrôle peut être effectué en invitant le mandataire à présenter son badge de l'OEB ou sa carte d'identité à la caméra. Une carte d'identité ne peut être montrée que dans le cadre d'une session privée à moins qu'une seule partie ou un seul mandataire ne soit connecté à la visioconférence ; une session distincte est établie à cette fin si nécessaire.

Dans le cas d'une procédure orale tenue par visioconférence, il est également possible de présenter des copies des pièces d'identité via les options de dépôt en ligne de l'OEB, au plus tard deux jours avant la procédure orale, ou de les envoyer à l'adresse électronique fournie aux parties au début de la procédure orale. Pour des raisons de protection des données, les copies des pièces d'identité envoyées par courrier électronique sont supprimées et ne sont pas versées au dossier. Les copies transmises via le dépôt en ligne sont versées dans la partie non publique du dossier.

Le nom complet (prénom et nom de famille) et la photographie de la pièce d'identité doivent être visibles afin que la division puisse confirmer l'identité de la personne concernée. Toutes les autres informations figurant sur cette pièce peuvent rester cachées si cela est souhaité, tant qu'il est possible de reconnaître qu'il s'agit d'une pièce d'identité officielle.

Si les parties viennent accompagnées, y compris de personnes qui interviendront pendant la procédure orale (cf. E‑III, 8.5), il suffira que le mandataire confirme l'identité de ces personnes.

Les mandataires agréés ne sont tenus de déposer un pouvoir que dans des cas exceptionnels (cf. Décision de la Présidente de l'OEB, Édition spéciale n° 3 du JO OEB 2007, L.1).

Il n'est nécessaire de vérifier les pouvoirs que si une partie est représentée par une personne dont le pouvoir ne ressort pas du dossier. S'il est établi que cette personne est :

i)un mandataire agréé agissant en vertu d'une sous-délégation 

ii)un mandataire agréé faisant partie du même cabinet que le mandataire ayant traité à ce jour le dossier, ou 

iii)une personne physique (par ex. un directeur) autorisée par la loi du pays dans lequel la partie est établie à agir au nom de cette partie, 

aucune autre vérification n'est nécessaire.

Cependant, si cette personne est :

a)un mandataire agréé qui n'a pas de sous-délégation et ne fait pas partie du même cabinet, et qui intervient pour la première fois dans la procédure orale, ou 

b)un avocat ou un employé d'une partie qui n'est pas un mandataire agréé, 

il y a lieu de procéder comme suit :

Dans le cas a), la division vérifie le dossier pour déterminer si le pouvoir de l'ancien mandataire est arrivé à expiration. Il se peut que le changement de représentation ou la cessation du mandat du mandataire précédent ait fait l'objet d'une communication électronique via le service MyFiles (cf. JO OEB 2012, 352). Si le pouvoir de l'ancien mandataire est arrivé à expiration aucune autre action n'est nécessaire. Sinon, il est demandé au mandataire concerné d'indiquer une référence à un pouvoir général tel qu'il a été inscrit, ou de déposer un pouvoir particulier.

Dans le cas b), la division demande à la personne concernée d'indiquer une référence à un pouvoir général tel qu'il a été inscrit, ou de déposer – par courrier électronique si la procédure orale a lieu par visioconférence (JO OEB 2020, A71) – un pouvoir particulier.

Lorsqu'il manque un pouvoir, la personne concernée est invitée à produire ce pouvoir le plus tôt possible. Si cette personne n'est pas en mesure de produire tout de suite ledit pouvoir, un délai de deux mois lui est imparti pour le faire. L'absence de pouvoir et l'octroi d'un délai pour le produire doivent être consignés au procès-verbal. La procédure se poursuit normalement, mais il ne peut être prononcé de décision à l'issue de celle-ci. Dans ce cas, la décision est notifiée par écrit dès que le pouvoir manquant aura été produit. Au terme de la procédure, il doit être rappelé à la partie ou à la personne concernée qu'elle doit produire le pouvoir.

L'agent qui dirige la procédure fait relever l'identité des personnes présentes et, le cas échéant, vérifier leurs pouvoirs avant le début de la procédure orale. Les parties ainsi que leurs mandataires doivent décliner leur identité, sauf si l'agent qui dirige la procédure ou un ou plusieurs membres de la division d'examen ou de la division d'opposition les connaît.