8.5.2 Moyens écrits produits pendant une procédure orale tenue sous forme de visioconférence 

Dans la mesure où les documents déposés doivent être signés, la signature peut être incluse dans la pièce jointe ou dans le texte du courrier électronique qui l'accompagne. La signature prend la forme d'une série de caractères (telle qu'une signature de courrier électronique comportant le nom et la qualité de l'expéditeur) ou d'une image en fac-similé. La série de caractères choisie par le signataire pour prouver son identité et signifier son intention d'authentifier le message en question indique clairement le nom et la qualité de l'intervenant. Une signature sous forme d'image en fac-similé est la reproduction sous forme d'image de la signature de l'intervenant.

Les documents doivent être envoyés à l'adresse électronique indiquée lors de la visioconférence par l'instance compétente.

Les pièces modifiées de la demande doivent être déposées sous forme de pièces jointes. Les pièces jointes contenant de tels documents modifiés doivent être au format PDF et respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement sous forme électronique (annexe F). Lorsqu'une pièce jointe contenant de tels documents modifiés n'est pas au format PDF ou ne respecte pas ladite norme de l'OMPI, ou qu'elle est illisible ou incomplète, la partie doit en être rapidement informée lors de la visioconférence. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence ou dans le délai imparti, le document en question (ou la partie du document qui est illisible ou incomplète) est réputé(e) ne pas avoir été reçu(e).

Il n'est pas nécessaire de produire une confirmation sur papier des documents déposés par courrier électronique.

Tous les documents déposés par courrier électronique lors d'une visioconférence sont joints en annexe au procès-verbal, sauf dans les cas exceptionnels visés à la règle 144 et dans la Décision de la Présidente de l'OEB, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l'inspection publique (cf. A‑XI, 2.1 A‑XI, 2.3 et Édition spéciale n^o 3, JO OEB 2007, J.3.). Une note de confidentialité, telle qu'il en figure régulièrement dans les courriers électroniques, n'est pas considérée comme une requête visant à exclure les documents en question du dossier public.