Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 15. Februar 2024 über die Änderung der Vorschriften über das laufende Konto und ihrer Anhänge
Seit der letzten vollständigen Veröffentlichung der Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihrer Anhänge im Jahr 20221 sind mehrere Vorschriften durch verschiedene Beschlüsse des Präsidenten des Europäischen Patentamts geändert worden. Nun sind weitere Änderungen erforderlich, um zahlreiche Änderungen der Gebührenstruktur zum 1. April 2024 abzubilden.
Der erste Abschnitt dieser Mitteilung befasst sich mit den am 1. April 2024 in Kraft tretenden Änderungen der VLK. Die wichtigsten Änderungen betreffen den Contingency Upload Service und das geänderte Verfahren zur Einlösung von Rückerstattungen in der Zentralen Gebührenzahlung.
Der zweite Abschnitt konzentriert sich auf die überarbeiteten Vorschriften für das automatische Abbuchungsverfahren. Der Wortlaut der Anhänge A.1 (Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren (VAA)) und A.2 (Hinweise des EPA zum automatischen Abbuchungsverfahren) zu den VLK wurde überarbeitet, um der Abschaffung verschiedener Verwaltungsgebühren und der Einführung einer Gebührenermäßigung für Kleinsteinheiten zum 1. April 2024 Rechnung zu tragen.2
Der dritte Abschnitt gibt einen Überblick über die wichtigsten Bestimmungen, die seit September 2022 durch verschiedene Beschlüsse des Präsidenten geändert und nun in eine neue, konsolidierte Fassung der VLK und ihrer Anhänge übernommen wurden.
In Anbetracht der Vielfältigkeit der Änderungen wird den Nutzern geraten, die geänderten Vorschriften sorgfältig und vollständig zu lesen.
I. Vorschriften über das laufende Konto (VLK)
1. Contingency Upload Service
Am 1. Juli 2023 wurde der EPO Contingency Upload Service bereitgestellt, der als Ersatzdienst für den unwahrscheinlichen Fall der Nichtverfügbarkeit der EPA-Dienste für die Online-Einreichung oder in dringenden Fällen zur Verfügung steht. Mit diesem Dienst können PDF-Dokumente hochgeladen werden, ohne dass die Nutzer ein EPA-Konto erstellen oder sich dafür anmelden müssen. Er ermöglicht die sichere elektronische Übermittlung von Dokumenten, allerdings ohne die zusätzlichen Vorteile und Validierungsmechanismen, die andere EPA-Dienste für die Online-Einreichung bieten.3
Gemäß Nummer 7.1.2 VLK sind automatische Abbuchungsaufträge in einem elektronisch verarbeitbaren Format einzureichen. Daher kann der EPO Contingency Upload Service nicht zur Einreichung von Abbuchungsaufträgen genutzt werden und ist von den gültigen Einreichungswegen für Abbuchungsaufträge gemäß der geänderten Nummer 7.1.3 VLK ausgeschlossen. Ebenso wenig kann er zur Einreichung von Rückerstattungsanweisungen genutzt werden (siehe geänderte Nummer 15.3 VLK).
2. Abschlusssaldo von laufenden Konten
Bisher hat das EPA den Inhabern eines laufenden Kontos eine Saldenbestätigung am Jahresende per Post zugeschickt. Im Hinblick auf die Digitalisierung der Gebührenzahlung und zur Reduzierung des Papierverbrauchs im Patenterteilungsverfahren wird das EPA diese Bestätigung nun elektronisch in der Zentralen Gebührenzahlung bereitstellen, wo sie über die Schaltfläche Dokumente unter Verwaltung des laufenden Kontos heruntergeladen werden kann. Nummer 6.2 VLK wurde entsprechend geändert.
3. Geändertes Verfahren zur Online-Einlösung von Rückerstattungen
Um die Einlösung von Rückerstattungen voll zu digitalisieren, bietet das EPA ab dem 2. April 2024 ein verbessertes Verfahren über die Zentrale Gebührenzahlung an. In der geänderten Nummer 15.3 VLK heißt es, dass Nutzer von MyEPO Portfolio, sofern sie nicht klare Rückerstattungsanweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format und auf einem zulässigen Einreichungsweg eingereicht haben, Rückerstattungen in der Zentralen Gebührenzahlung direkt einlösen können, während dies für andere Nutzer dort erst nach Erhalt eines Rückerstattungscodes möglich ist. Eine separate Mitteilung über dieses geänderte Verfahren zur Gebührenrückerstattung wurde in dieser Ausgabe des Amtsblatts veröffentlicht.4
4. Erweiterung der Validierungsfunktion in der Zentralen Gebührenzahlung
Bisher wurden in der Zentralen Gebührenzahlung nur Zahlungen von Zuschlagsgebühren nach Regel 51 (2) EPÜ für endgültig abgeschlossene europäische Patentanmeldungen oder erteilte Patente direkt zurückgewiesen. Um die Zahl der Rückerstattungen weiter zu reduzieren, wurde die Validierungsfunktion so erweitert, dass sie nun auch die Zahlung nicht fälliger Zuschlagsgebühren nach Regel 51 (2) EPÜ abdeckt.
So wird in Fällen, in denen nur eine Jahresgebühr fällig ist, die etwaige Zahlung einer Zuschlagsgebühr nach Regel 51 (2) EPÜ im Rahmen eines Einzel- oder Sammelabbuchungsauftrags im Zahlungsprozess auf dem Weg zur Kasse automatisch zurückgewiesen. Die zurückgewiesene Zahlung bleibt in der Ansicht Zurückgewiesene Zahlungen sichtbar. Die Zuschlagsgebühren nach Regel 51 (2) EPÜ wurden in die Liste der validierten Gebühren nach Nummer 9.1 VLK aufgenommen.
II. Anhänge A.1 und A.2 zu den VLK betreffend das automatische Abbuchungsverfahren
1. Abschaffung verschiedener Verwaltungsgebühren und Ermäßigungen für Nutzer von MyEPO Portfolio
Gemäß dem Beschluss des Präsidenten vom 25. Januar 2024 werden zum 1. April 2024 mehrere Verwaltungsgebühren abgeschafft,5 nämlich:
- die Beweissicherungsgebühr (siehe Regel 123 (3) EPÜ)
- die Veröffentlichungsgebühr für eine neue Patentschrift (siehe Regel 82 (2) und Regel 95 (3) EPÜ)
- die Zuschlagsgebühr für die verspätete Vornahme von Handlungen zur Aufrechterhaltung des europäischen Patents in geändertem Umfang (siehe Regel 82 (3) und Regel 95 (3) EPÜ)
- die Verwaltungsgebühr für Auskunft aus den Akten (siehe Regel 146 EPÜ)
- die Gebühr für zusätzliche Kopien der im europäischen Recherchenbericht aufgeführten Schriften
Daneben wird die Umwandlungsgebühr nach Artikel 135 (3) EPÜ auf null gesetzt.
Ähnlich wird die Gebühr für
- die Eintragung eines Rechtsübergangs
- die Eintragung oder Löschung von Lizenzen und anderen Rechten
- eine beglaubigte Abschrift (Anmeldung, Prioritätsbeleg, Patenturkunde, sonstige Dokumente)
ebenfalls auf null gesetzt, wenn der entsprechende Antrag über MyEPO Portfolio gestellt wird.
Wegen ihrer Abschaffung wurden die Beweissicherungsgebühr (siehe Regel 123 (3) EPÜ) und die Gebühr für zusätzliche Kopien der im europäischen Recherchenbericht aufgeführten Schriften in der Liste von Gebühren unter Nummer 3.1 und 3.2 VAA gestrichen. Die entsprechenden Abschnitte in den "Hinweisen des EPA zum automatischen Abbuchungsverfahren" wurden ebenfalls gestrichen. Da die Umwandlungsgebühr nach Artikel 135 (3) EPÜ auf null gesetzt wird, wurde auch sie in Nummer 3.2 VAA gestrichen.
Von den Gebühren, die auf null gesetzt werden, wenn die ersten Anträge über MyEPO Portfolio gestellt werden, ist die Verwaltungsgebühr für eine beglaubigte Abschrift einer europäischen Anmeldung oder einer internationalen Anmeldung die einzige, die vom automatischen Abbuchungsverfahren erfasst ist (Nummer 3.1 VAA). Der Hinweis zu Nummer 3, II.2 VAA wurde dahin gehend geändert, dass das automatische Abbuchungsverfahren diese Ermäßigung berücksichtigt.
2. Gebührenermäßigungen für Kleinsteinheiten (Regel 7a (3) EPÜ)
Zum 1. April 2024 führt das EPA zusätzliche Gebührenermäßigungen für Kleinsteinheiten ein, unabhängig von ihrer Nationalität und ihrem Sitz/Wohnsitz. Weitere Informationen, insbesondere zu den entsprechenden Voraussetzungen, enthält die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 25. Januar 2024 über gebührenbezogene Unterstützungsmaßnahmen für kleinere Einheiten.6
Gemäß Nummer 4.2 VAA berücksichtigt das automatische Abbuchungsverfahren zugunsten oder zulasten des Kontoinhabers alle dem EPA zum Abbuchungszeitpunkt bekannten gebührenrechtlich relevanten Faktoren. Dazu gehören Gebührenermäßigungen, auf die der Anmelder zum Zahlungszeitpunkt potenziell Anspruch hat. Nummer 4.2 VAA wurde deshalb dahin gehend geändert, dass das automatische Abbuchungsverfahren eine etwaige Gebührenermäßigung nach Regel 7a EPÜ berücksichtigt, sofern am maßgebenden Zahlungstag alle Kriterien für den Anspruch auf Gebührenermäßigung erfüllt sind.
Konkret bedeutet dies, dass Anmelder die Obergrenze für anspruchsberechtigte Anmeldungen einhalten und eine Erklärung einreichen müssen, wonach sie eine Kleinsteinheit sind. Diese Erklärung kann entweder durch Auswahl des entsprechenden Kästchens in den Online-Formblättern oder durch Einreichung des ordnungsgemäß ausgefüllten EPA-Formblatts 1011 abgegeben werden. Sofern diese Erfordernisse erfüllt sind, werden die ermäßigten Gebührenbeträge automatisch abgebucht.
Eine ähnliche Erklärung wie in Nummer 4.2 VAA wurde auch im geänderten Anhang A.2 zu den VLK unter "Zu Nummer 4 VAA" hinzugefügt; diese gilt für die Anmelde-, die Recherchen-, die Prüfungs-, die Benennungs- und die Erteilungsgebühr sowie für die Jahresgebühren. Diese allgemeine Erklärung deckt den spezifischeren Fall der Ermäßigung der Anmelde- und der Prüfungsgebühr nach der früheren Regel 6 EPÜ ab. Die Bezugnahmen auf diese Ermäßigung wurden daher unter "Zu Nummer 3 VAA, I.1 und I.6" gestrichen.
III. Konsolidierte Fassung mit allen Änderungen seit September 2022
Die VLK und ihre Anhänge wurden konsolidiert, um alle durch verschiedene Beschlüsse des Präsidenten aus dem Jahr 2023 gesondert geänderten Vorschriften zu integrieren.
Mit dem Beschluss des Präsidenten vom 24. April 2023 (Zusatzpublikation 3, ABl. EPA 2023, 10),7 der im Hinblick auf das Inkrafttreten des Einheitspatentsystems erging, wurden die VLK und deren Anhänge geändert, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass im Einheitspatentverfahren anfallende Gebühren über ein laufendes Konto beim EPA entrichtet werden können.
Durch den Beschluss des Präsidenten vom 13. Juni 2023 (ABl. EPA 2023, A58) wurden die VLK und ihr Anhang A.1 im Hinblick auf die Möglichkeit geändert, Abbuchungsaufträge über MyEPO Portfolio einzureichen.
Nähere Informationen zu diesen Änderungen sind dem jeweiligen Beschluss in der im Amtsblatt veröffentlichten Fassung zu entnehmen.
IV. Inkrafttreten
Die neue, konsolidierte Fassung tritt am 1. April 2024 in Kraft und ersetzt die Fassung vom 10. September 2022 (Zusatzpublikation 3, ABl. EPA 2022) in der durch die Beschlüsse des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 24. April 2023 (Zusatzpublikation 3, ABl. EPA 2023, 10) und vom 13. Juni 2023 (ABl. EPA 2023, A58) geänderten Fassung.
1 Zusatzpublikation 3, Amtsblatt 2022, Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihre Anhänge (in der ab 10. September 2022 geltenden Fassung).
2 Siehe den Beschluss des Verwaltungsrats vom 14. Dezember 2023 zur Änderung der Ausführungsordnung zum Europäischen Patentübereinkommen und der Gebührenordnung und zur Anpassung des Betrags der Herabsetzung der Gebühr für die ergänzende europäische Recherche, wenn ein von einer der Internationalen Recherchenbehörden in Europa erstellter internationaler oder ergänzender internationaler Recherchenbericht vorliegt (CA/D 16/23) (ABl. EPA 2024, A3) und die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 25. Januar 2024 über gebührenbezogene Unterstützungsmaßnahmen für kleinere Einheiten (ABl. EPA 2024, A8).
3 Siehe die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 3. Mai 2023 über neue Meilensteine für die Online-Dienste des EPA (ABl. EPA 2023, A50) und den Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 3. Mai 2023 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2023, A48).
4 Siehe die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 15. Februar 2024 über die weitere Digitalisierung des Verfahrens zur Gebührenrückerstattung (ABl. EPA 2024, A23).
5 Siehe den Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 25. Januar 2024 über die Neufestsetzung der Gebühren und Auslagen des Europäischen Patentamts (ABl. EPA 2024, A5).
7 Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 24. April 2023 über die Änderung der Vorschriften über das laufende Konto und ihrer Anhänge im Hinblick auf das Inkrafttreten des Einheitspatentsystems (Zusatzpublikation 3, ABl. EPA 2023, 20).