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Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 15 février 2024, relatif à la révision de la réglementation applicable aux comptes courants et de ses annexes

Depuis la dernière publication complète en 2022 de la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) ainsi que de ses annexes1, plusieurs dispositions ont été modifiées par différentes décisions du Président de l'Office européen des brevets. Il est désormais nécessaire d'apporter de nouvelles modifications pour refléter de nombreux changements de la structure des taxes qui prendront effet au 1^er avril 2024.

La première partie du présent communiqué traite des modifications relatives à la RCC qui entreront en vigueur le 1^er avril 2024. Les principaux changements concernent l'EPO Contingency Upload Service et la révision de la procédure de demande de remboursement de taxes dans le paiement centralisé des taxes.

La deuxième partie se concentre sur la révision des dispositions régissant la procédure de prélèvement automatique. Les textes des annexes A.1 (Réglementation relative à la procédure de prélèvement automatique (RPA)) et A.2 (Avis de l'OEB concernant la procédure de prélèvement automatique (RPA)) à la RCC ont été révisés afin de refléter la suppression de plusieurs taxes d'administration, ainsi que l'introduction d'une réduction du montant des taxes pour les micro-entités à compter du 1^er avril 2024.2

La troisième partie donne un aperçu des principales dispositions modifiées par différentes décisions du Président de l'OEB depuis 2022. Ces dispositions modifiées sont maintenant incluses dans une nouvelle version consolidée de la RCC et de ses annexes.

Compte tenu de la diversité des modifications, il est recommandé aux utilisateurs de lire attentivement l'ensemble des textes révisés et consolidés.

I. Réglementation applicable aux comptes courants (RCC)

1. EPO Contingency Upload Service

Le 1^er juillet 2023, l'EPO Contingency Upload Service a été mis à disposition comme solution de repli dans le cas improbable d'une indisponibilité des services de dépôt en ligne de l'OEB ou dans les cas d'urgence. Il permet aux utilisateurs de charger des documents PDF sans avoir à créer de compte OEB ou à se connecter à un tel compte. La transmission électronique sécurisée des documents sera garantie, mais sans les validations et avantages supplémentaires offerts par les services de dépôt en ligne de l'OEB.3

En vertu du point 7.1.2 RCC, les ordres de débit doivent être déposés dans un format permettant un traitement électronique. Par conséquent, l'EPO Contingency Upload Service ne peut pas être utilisé pour déposer un ordre de débit et est exclu des moyens de dépôt autorisés visés au point 7.1.3 RCC tel que révisé. Ce service ne peut pas non plus être utilisé pour déposer des instructions de remboursement (voir point 15.3 RCC, tel que révisé).

2. Solde du compte courant en fin d'année

Auparavant, l'OEB envoyait par voie postale une confirmation indiquant le solde de fin d'année aux titulaires de comptes courants. En vue de soutenir la numérisation en matière de paiement des taxes et de réduire sa consommation de papier au cours de la procédure de délivrance de brevets, l'OEB mettra désormais ces confirmations à disposition sous forme électronique dans le paiement centralisé des taxes. Elles pourront y être téléchargées sous l'onglet Documents de la rubrique Gestion des comptes courants. Le point 6.2 RCC a été modifié en conséquence.

3. Révision de la procédure de demande de remboursement en ligne

En vue d'assurer la numérisation complète des remboursements, à partir du 2 avril 2024, l'OEB mettra à disposition une procédure améliorée via le paiement centralisé des taxes. Le point 15.3 RCC tel que révisé précise que, s'ils n'ont pas déposé d'instructions de remboursement claires dans un format permettant un traitement électronique et via un moyen de dépôt autorisé, les utilisateurs de MyEPO Portfolio peuvent demander le remboursement des taxes directement dans le paiement centralisé des taxes, tandis que les autres utilisateurs peuvent y demander un tel remboursement après avoir reçu un code de remboursement. Un communiqué distinct relatif à la procédure révisée de remboursement des taxes est publié dans le présent Journal officiel.4

4. Extension de la fonction de validation dans le paiement centralisé des taxes

Jusqu'à présent, n'étaient rejetés à la source dans le paiement centralisé des taxes que les paiements de la surtaxe visée à la règle 51(2) CBE pour des demandes de brevet européen définitivement closes ou des brevets européens délivrés. Afin de réduire encore le nombre de remboursements, la fonction de validation a maintenant été étendue pour couvrir le paiement indûment effectué de toute surtaxe au titre de la règle 51(2) CBE.

Ainsi, dans les cas où seule une taxe annuelle est exigible, tout paiement d'une surtaxe au titre de la règle 51(2) CBE, inclus dans un ordre collectif ou unique de débit, sera rejeté automatiquement au stade du paiement. Le paiement rejeté restera visible sous l'onglet Paiements rejetés. Les surtaxes visées à la règle 51(2) CBE ont été ajoutées à la liste des taxes validées figurant au point 9.1 RCC.

II. Annexes A.1 et A.2 à la RCC relatives à la procédure de prélèvement automatique

1. Suppression de diverses taxes d'administration et réductions pour les utilisateurs de MyEPO Portfolio

Conformément à la décision du Président de l'OEB en date du 25 janvier 2024, plusieurs taxes d'administration seront supprimées à compter du 1^er avril 2024,5 à savoir les taxes suivantes :

• taxe de conservation de la preuve (voir la règle 123(3) CBE)
• taxe de publication d'un nouveau fascicule (voir les règles 82(2) et 95(3) CBE)
• surtaxe pour retard d'accomplissement d'actes pour le maintien du brevet européen sous une forme modifiée (voir les règles 82(3) et 95(3) CBE)
• taxe d'administration pour la communication d'informations contenues dans les dossiers (voir la règle 146 CBE)
• taxe pour copies supplémentaires des documents cités dans le rapport de recherche européenne

En outre, le montant de la taxe de transformation visée à l'article 135(3) CBE sera fixé à zéro.

De même, le montant des taxes suivantes sera fixé à zéro si la requête correspondante a été présentée dans MyEPO Portfolio :

• taxe d'inscription de transferts
• taxe d'inscription ou de radiation de licences et d'autres droits
• taxe de délivrance d'une copie certifiée conforme (demande, document de priorité, certificat de brevet, autres documents).

En raison de leur suppression, la taxe de conservation de la preuve (voir règle 123(3) CBE) et la taxe pour copies supplémentaires des documents cités dans le rapport de recherche européenne ont été retirées de la liste de taxes figurant aux points 3.1 et 3.2 RPA. Les sections relatives à ces taxes ont également été retirées de l'"Avis de l'OEB concernant la procédure de prélèvement automatique". Enfin, comme son montant sera fixé à zéro, la taxe de transformation visée à l'article 135(3) CBE a également été retirée du point 3.2 RPA.

Parmi les taxes dont le montant sera fixé à zéro si la requête initiale a été présentée via MyEPO Portfolio, seule la taxe d'administration pour une copie certifiée conforme d'une demande de brevet européen ou d'une demande internationale est couverte par la procédure de prélèvement automatique (point 3.1 RPA). Le point II.2 des informations relatives au point 3 a été modifié pour refléter le fait que la procédure de prélèvement automatique tient compte de cette réduction.

2. Réduction des taxes pour les micro-entités (règle 7bis(3) CBE)

À compter du 1^er avril 2024, l'OEB introduira de nouvelles réductions des taxes pour les micro-entités indépendamment de leur nationalité ou de leur domicile/siège. De plus amples informations, en particulier en ce qui concerne les conditions à remplir, figurent dans le Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 25 janvier 2024, concernant les mesures de soutien en faveur des petites entités dans le domaine des taxes.6

En vertu du point 4.2 RPA, la procédure de prélèvement automatique tient compte de toutes les données ayant une incidence juridique en matière de taxes, telles que l'OEB les connaît à la date du prélèvement automatique, qu'elles jouent en faveur du titulaire du compte ou à son détriment. Cela couvre les réductions de taxes auxquelles le demandeur peut avoir droit au moment du paiement. Le point 4.2 RPA a donc été révisé pour indiquer que la procédure de prélèvement automatique tient compte de toute réduction des taxes en vertu de la règle 7bis CBE, pour autant que les demandeurs remplissent toutes les conditions de réduction à la date à laquelle le paiement est réputé effectué.

Plus précisément, cela signifie que les demandeurs doivent observer le plafond applicable au nombre de demandes et doivent avoir présenté une déclaration sur leur statut de micro-entité. Cette déclaration peut être faite soit en cochant la case applicable dans les formulaires de dépôt en ligne, soit en envoyant le formulaire OEB 1011 correctement complété. Pour autant que toutes ces conditions soient remplies, les montants réduits de la taxe sont prélevés automatiquement.

Une disposition analogue à celle figurant au point 4.2 RPA a été incluse dans les informations relatives au point 4 RPA dans le texte révisé de l'annexe A.2 à la RCC, qui s'applique aux taxes de dépôt, de recherche, d'examen, de désignation et de délivrance, ainsi qu'aux taxes annuelles. Cette disposition générale couvre aussi la situation plus spécifique relative à la réduction de la taxe de dépôt et de la taxe d'examen en vertu de l'ancienne règle 6 CBE. Les références à cette réduction ont donc été retirées des points I.1 et I.6.des informations relatives au point 3 RPA.

III. Version consolidée reflétant toutes les modifications depuis septembre 2022

Une version consolidée de la RCC et de ses annexes intègre toutes les dispositions modifiées par différentes décisions du Président de l'OEB de 2023, telles qu'énumérées ci-dessous.

La Décision du Président en date du 24 avril 2023 (Publication supplémentaire 3, JO OEB 2023, 10),7 adoptée compte tenu de l'entrée en vigueur du système du brevet unitaire, a modifié la RCC et ses annexes afin de refléter le fait que les taxes qui deviennent exigibles au cours des procédures relatives à des brevets unitaires peuvent être acquittées au moyen d'un compte courant détenu auprès de l'OEB.

La Décision du Président en date du 13 juin 2023 (JO OEB 2023, A58) a modifié la RCC et son annexe A.1 afin de refléter la possibilité de déposer des ordres de débit via MyEPO Portfolio.

Pour en savoir plus sur ces modifications, il convient de se référer aux décisions correspondantes, telles que publiées au Journal officiel.

IV. Entrée en vigueur

Les textes révisés et consolidés, tels que modifiés par les décisions du Président de l'Office européen des brevets en date du 24 avril 2023 (Publication supplémentaire 3, JO OEB 2023, 10) et du 13 juin 2023 (JO OEB 2023, A58), entrent en vigueur le 1^er avril 2024 et remplacent ceux datés du 10 septembre 2022 (Publication supplémentaire 3 – JO OEB 2022).