Artikel 50

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 3. Mai 2023 über neue Meilensteine für die Online-Dienste des EPA

I. Einführung

1. Am 1. Juli 2023 wird das EPA neue Funktionen des webbasierten Online-Dienstes MyEPO Portfolio einführen, die elektronische Zustellung an die Mailbox auf internationale Patentanwälte und außereuropäische Anmelder ausweiten und neue Authentifizierungsmittel einführen.

2. Gemäß dem Strategieplan 2023 arbeitet das EPA im Rahmen seiner digitalen Transformation an neuen Online-Diensten, um Nutzerbedürfnissen besser gerecht zu werden. Im Einklang mit diesem Ziel hat das EPA im Juni 2022 MyEPO Portfolio eingeführt. MyEPO Portfolio ist ein sicherer webbasierter Online-Dienst für Beteiligte an Verfahren vor dem EPA, der die Zugänglichkeit verbessert, den Austausch digitaler Informationen ermöglicht und eine verbesserte Verfahrensführung bietet. MyEPO Portfolio ermöglicht Einsicht in die Unterlagen der elektronischen Akte, den Zugang zu elektronisch zugestellten Mitteilungen in EPA-Verfahren (Mailbox) und einen zeitgemäßen vereinfachten Ansatz für Verfahrenseinreichungen. Die Oberfläche ist nutzerfreundlicher, intuitiver und für alle Nutzerkategorien zugänglich.

3. MyEPO Portfolio wurde seither verbessert und bietet ab 1. Juli 2023 zusätzliche Funktionen. Diese zusätzlichen Funktionen werden seit November 2022 in Phase 2 des MyEPO-Portfolio-Pilotprojekts getestet, die noch bis Juni 2023 läuft. Phase 3 des Pilotprojekts wird bis November 2023 laufen.

4. Die zusätzlichen Funktionen der allgemein freigegebenen Version umfassen:

• Alternativen zur Smartcard für die Nutzerauthentifizierung;
• die Ausweitung der elektronischen Zustellung auf die verbleibenden großen Nutzergruppen, d. h. internationale Patentanwälte und außereuropäische Beteiligte in Verfahren vor dem EPA;
• die Bereitstellung einer Business-to-Business-Programmierschnittstelle (API);
• die Aufnahme von Einspruchsakten in das Nutzerportfolio;
• zusätzliche Optionen bei der Verwaltung von Zugriffsrechten;
• die Möglichkeit, weitere Verfahrenshandlungen vorzunehmen;
• einen gemeinsam genutzten Bereich;
• den EPO Contingency Upload Service.

5. Diese mit großem Aufwand entwickelten zusätzlichen Funktionalitäten für MyEPO Portfolio kommen nicht nur dem Dienst selbst zugute, sondern auch anderen Online-Diensten des EPA. Insbesondere werden die neuen Authentifizierungsmittel auch in anderen Diensten für die Online-Einreichung zugelassen und die Mailbox wird kein Pilotprojekt mehr sein, unabhängig davon, ob der Zugang über MyEPO Portfolio oder den bestehenden Mailbox-Dienst erfolgt.

II. Neue Authentifizierungsmittel

6. Für den Zugriff auf MyEPO Portfolio, die Online-Einreichung 2.0 und die Zentrale Gebührenzahlung werden neue Authentifizierungsmittel angeboten. Die neuen Authentifizierungsmittel sollen im Laufe des Jahres 2023 ferner auch in der Online-Einreichung (OLF) zur Verfügung gestellt werden. Es werden mehrere Methoden für eine Bestätigung in zwei Schritten angeboten, die auf der EPA-Website bekannt gemacht werden.1 Diese Methoden werden zunächst Okta Verify, Google Authenticator, SMS und E-Mail sein. Künftig werden nach entsprechender Bekanntmachung auf der EPA-Website weitere Methoden hinzugefügt. Diese Alternativen zur EPA-Smartcard bieten höchste Sicherheit mit einer modernen Bestätigung in zwei Schritten und mehr Flexibilität. Die Beantragung von Smartcards, die Installation von Hardware und der speziellen Software für die Verwendung in Unternehmen sowie die bisher erforderliche Befassung mit Software-Updates und Kompatibilitäten werden wegfallen. Das EPA beabsichtigt, ab 1. Januar 2024 keine neuen Smartcards mehr auszugeben. Alte Smartcards können noch bis zur vollständigen Abschaffung, die für 1. Januar 2025 geplant ist, für den Zugriff auf die Online-Dienste des EPA verwendet werden.

III. Elektronische Zustellung

7. Vor Inkrafttreten der neuen Regelung für die Zustellung und Fristenberechnung am 1. November 20232 wird die EPA-Mailbox noch wesentlich verbessert. Die Mailbox wird auf die zwei verbleibenden großen Nutzergruppen ausgeweitet, nämlich internationale Patentanwälte und Anmelder, die ihren Wohnsitz oder Sitz nicht in einem EPÜ-Vertragsstaat haben, aber zur Vertretung vor dem EPA in Verfahren in der internationalen Phase nach dem PCT zugelassen sind. Das bedeutet, dass alle Mitteilungen, die das EPA als (S)ISA oder IPEA in der internationalen Phase erlässt, über die Mailbox zugestellt werden. Der Zugriff auf diese Mitteilungen kann über MyEPO Portfolio oder über den bestehenden Mailbox-Dienst erfolgen. So können auch Anmelder und Patentanwälte außerhalb der EPÜ-Vertragsstaaten von einer schnellen und sicheren elektronischen Zustellung profitieren. Mit diesem Dienst dürften jährlich bis zu 2 600 000 Blatt Papier eingespart werden, die derzeit per Post verschickt werden.

8. Für den Empfang solcher Mitteilungen an die Mailbox muss in MyEPO Portfolio eine Verknüpfung mit einer E-Mail-Adresse ("PCT-Link") beantragt werden, die verifiziert wird. Dann werden alle EPA-Mitteilungen zu internationalen (PCT-)Anmeldungen, für die diese E-Mail-Adresse in Form PCT/RO/101 angegeben oder seither dem Internationalen Büro der WIPO mitgeteilt wurde, an die Mailbox zugestellt.

9. Die Verfügbarkeit von Mitteilungen in ePCT bleibt von der Nutzung der Mailbox unberührt.

10. Mit der Ausweitung der Mailbox auf die beiden verbleibenden großen Nutzergruppen hat die Mailbox keinen Pilotstatus mehr. Dies gilt unabhängig davon, ob der Zugriff auf die Mailbox über MyEPO Portfolio oder den bestehenden Mailbox-Dienst erfolgt.

11. Als weitere von der Nutzerschaft geforderte Verbesserung können an die Mailbox zugestellte Mitteilungen nun über eine API heruntergeladen werden, die den automatisierten Datenaustausch zwischen IP-Managementsystemen und den Systemen des EPA ermöglicht. So können die Nutzer eingehende Mitteilungen effizienter bearbeiten. Das EPA beabsichtigt, künftig weitere APIs bereitzustellen, die den Austausch anderer Daten zwischen IP-Managementsystemen und den EPA-Systemen ermöglichen.

IV. MyEPO Portfolio

Verwaltung

12. Der Administratorbereich in MyEPO Portfolio umfasst alle Funktionen des derzeitigen Verwaltungsportals, das im Juni 2024 eingestellt werden soll. Alle, die den Dienst innerhalb eines Unternehmens nutzen, einschließlich Fachangestellte, können Administratorrechte erhalten. Personen mit Administratorrechten können anderen Nutzern Administratorrechte, Zugriff auf die Mailbox und das Nutzerportfolio sowie Gebührenzahlungsrechte gewähren. Näheres hierzu enthält der Nutzerleitfaden zu MyEPO Portfolio.

Einsicht in die Akten europäischer Patentanmeldungen und Patente im Nutzerportfolio

13. Als neue Funktion für europäische zugelassene Vertreter und Rechtsanwälte umfassen ihre Portfolios nun auch ihre Einspruchsakten.

Elektronische Einreichung

14. Nutzer können fristgerecht Verfahrenshandlungen in Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA vornehmen ("anstehende Verfahrenshandlungen"), nicht fristgebundene Verfahrensanträge stellen, die nicht in Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA erfolgen ("Verfahrenshandlungen"), und Begleitunterlagen zu diesen Verfahrenshandlungen einreichen. Ab 1. Juli 2023 werden weitere Verfahrenshandlungen verfügbar sein.3

15. Zugelassene Vertreter und Rechtsanwälte können das Erstellen und Absenden von Verfahrenshandlungen wie im Nutzerleitfaden beschrieben an Angestellte desselben Unternehmens delegieren. Die von diesen Angestellten erstellten Einreichungen müssen vor ihrer Einreichung ordnungsgemäß vom bestellten Vertreter unterzeichnet werden.

16. Bei der Erwiderung auf einen erweiterten europäischen Recherchenbericht wird eine auf die jeweilige Situation anwendbare Verfahrensoption angeboten, je nachdem, ob der Prüfungsantrag eingereicht wurde, bevor der europäische Recherchenbericht dem Anmelder übermittelt wurde, und ob die Stellungnahme zur Recherche positiv oder negativ ist. In Erwiderung auf eine Aufforderung nach Regel 62a oder 63 EPÜ können Angaben zu dem zu recherchierenden Gegenstand gemacht werden. Außerdem kann hilfsweise eine mündliche Verhandlung beantragt werden.

17. Gebühren können direkt in MyEPO Portfolio über ein laufendes Konto entrichtet werden. Sie können auch über einen der bestehenden Online-Dienste (Zentrale Gebührenzahlung, Online-Einreichung (OLF) oder Online-Einreichung 2.0) entrichtet werden. Wenn eine Verfahrenshandlung die Zahlung einer Gebühr erfordert, werden die Nutzer in MyEPO Portfolio entsprechend informiert. Um den Zahlungsvorgang zu erleichtern, wird eine Liste der fälligen Gebühren mit einem Link zur Zentralen Gebührenzahlung angezeigt. Näheres zur Zentralen Gebührenzahlung enthält die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 19. Juli 2022 über die Zentrale Gebührenzahlung.

18. Die Einführung weiterer Verfahrenshandlungen in MyEPO Portfolio wird in einem gesonderten Bereich der Website oder im Amtsblatt des EPA bekannt gemacht. Solche später in MyEPO Portfolio eingeführten Verfahrenshandlungen können unter anderem die Beantragung einer Berichtigung oder Aktualisierung der bibliografischen Daten einer Anmeldung, einer Berichtigung oder Aktualisierung von Vertreterdaten oder der Zurücknahme einer Anmeldung sein.

Gemeinsamer Bereich

19. Über einen gemeinsamen Bereich können Nutzer und das EPA Dokumente in Echtzeit hochladen und gemeinsam bearbeiten, sodass eine direkte Interaktion ermöglicht wird. Diese Funktion soll zu effizienteren und qualitativ hochwertigeren Ergebnissen bei Rücksprachen4 führen. Die im Gemeinsamen Bereich hochgeladenen Dokumente sowie alle dort gemeinsam bearbeiteten Dokumente gelten nicht als beim EPA eingereicht bzw. als vom EPA zugestellt. Einreichungen müssen auf andere Weise erfolgen. Weitere Informationen über den für diese neue Funktionalität maßgeblichen praktischen und rechtlichen Rahmen werden zu gegebener Zeit veröffentlicht.

V. EPO Contingency Upload Service

20. Der neue EPO Contingency Upload Service steht als Ersatzdienst für den unwahrscheinlichen Fall der Nichtverfügbarkeit der EPA-Dienste für die Online-Einreichung oder in dringenden Fällen zur Verfügung. Mit diesem Dienst können PDF-Dokumente hochgeladen werden, ohne dass die Nutzer ein EPA-Konto erstellen oder sich dafür anmelden müssen. Er ermöglicht die sichere elektronische Übermittlung von Dokumenten, allerdings ohne die zusätzlichen Vorteile und Validierungsmechanismen, die andere EPA-Dienste für die Online-Einreichung bieten. In der Zukunft soll er die Web-Einreichung und die Einreichung per Fax ersetzen.

VI. Andere EPA-Dienste

21. Im MyEPO-Bereich werden Links zu anderen Online-Diensten des EPA bereitgestellt, einschließlich Online-Einreichung 2.0 und Zentrale Gebührenzahlung. Diese anderen Online-Dienste des EPA sind von der Einführung der neuen Funktionen in MyEPO Portfolio nicht betroffen. So können insbesondere der Dienst My Files, das Verwaltungsportal und der bestehende Mailbox-Dienst wie bisher genutzt werden, bis diese Dienste eingestellt werden. Ihre Einstellung ist derzeit für Juni 2024 geplant. Die Nutzer werden rechtzeitig informiert, damit sie sich auf diese Änderungen vorbereiten können.