Seiten 118-125

XI. EINREICHUNG VON PATENTANMELDUNGEN UND ANDEREN UNTERLAGEN

XI.2 - Elektronische Einreichung von Unterlagen¹

Ursprünglich veröffentlicht im ABl. EPA 2023, A48:

Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 3. Mai 2023 über die elektronische Einreichung von Unterlagen

Der Präsident des Europäischen Patentamts, gestützt auf die Regel 2 des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) sowie die Regel 89bis.1 und 2 PCT, beschließt:

Artikel 1

Elektronische Einreichung

1. Unterlagen können gemäß diesem Beschluss und unbeschadet der anderweitig bestehenden Möglichkeiten zur Einreichung2 elektronisch eingereicht werden, und zwar über die Online-Einreichung (OLF) des EPA, die Online-Einreichung 2.0, die Web-Einreichung des EPA oder den EPO Contingency Upload Service.

2. Einreichungen mittels OLF können online oder auf vom Europäischen Patentamt (EPA) zugelassenen elektronischen Datenträgern vorgenommen werden. Vom EPA zugelassene Datenträger sind

a) CD-R gemäß dem Standard ISO 9660

b) DVD-R

c) DVD+R

Artikel 2

Zulassung der elektronischen Form

1. Vorbehaltlich der Artikel 3 und 4 dieses Beschlusses können europäische Patentanmeldungen, internationale (PCT-)Anmeldungen und andere Unterlagen, die mit diesen Anmeldungen oder mit Patenten auf der Grundlage dieser Anmeldungen im Zusammenhang stehen, beim EPA in elektronischer Form eingereicht werden.

2. Europäische Patentanmeldungen können auch bei den zuständigen nationalen Behörden der Vertragsstaaten, die dies gestatten, mittels OLF oder anderer vom EPA akzeptierter Dienste zur elektronischen Einreichung elektronisch eingereicht werden.

Artikel 3

Begrenzter Anwendungsbereich der Web-Einreichung

1. Die Web-Einreichung darf nicht genutzt werden für Vollmachten, Unterlagen in Bezug auf Einspruchs-, Beschränkungs- oder Widerrufsverfahren (Artikel 99 bis 105c EPÜ), Unterlagen in Bezug auf Beschwerdeverfahren (Artikel 106 bis 112 EPÜ) oder Unterlagen in Bezug auf Verfahren zur Überprüfung von Entscheidungen der Beschwerdekammern durch die Große Beschwerdekammer (Artikel 112a EPÜ).

2. Unterlagen, die unter Verstoß gegen Absatz 1 eingereicht werden, gelten als nicht eingegangen. Der Absender wird, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.

Artikel 4

Prioritätsunterlagen

1. Prioritätsunterlagen zu europäischen Patentanmeldungen oder internationalen Patentanmeldungen in der europäischen Phase können elektronisch mittels OLF oder Online-Einreichung 2.0 eingereicht werden, wenn sie von der ausstellenden Behörde digital signiert wurden und die Signatur vom EPA anerkannt wird.

2. Die Web-Einreichung und der EPO Contingency Upload Service dürfen nicht für die Einreichung von Prioritätsunterlagen verwendet werden.

3. Prioritätsunterlagen, die unter Verstoß gegen Absatz 1 oder 2 eingereicht werden, gelten als nicht eingegangen. Der Absender wird, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.

Artikel 5

Sequenzprotokolle

Sequenzprotokolle dürfen nur gemäß den Vorschriften für die Einreichung von Sequenzprotokollen3 eingereicht werden.

Artikel 6

Zugang zur elektronischen Einreichung

1. Für die Nutzung von OLF beim EPA sind ein EPA-Konto und eine Smartcard bzw. ein anderes vom EPA zugelassenes Authentifizierungsmittel erforderlich.

2. Für den Zugang zur auf der EPA-Website bereitgestellten Online-Einreichung 2.0 und ihre Nutzung sind ein EPA-Konto und eine Smartcard bzw. ein anderes vom EPA zugelassenes Authentifizierungsmittel erforderlich.

3. Für den Zugang zur Web-Einreichung und ihre Nutzung ist eine vorherige Registrierung auf der EPA-Website erforderlich. Bei Verdacht der missbräuchlichen oder unbefugten Benutzung kann das EPA die Registrierung eines Nutzers aufheben oder ablehnen.

4. Für den Zugang zum auf der EPA-Website bereitgestellten EPO Contingency Upload Service und seine Nutzung sind eine temporäre Anmeldung, eine Smartcard oder ein anderes vom EPA zugelassenes Authentifizierungsmittel erforderlich.

Artikel 7

Zertifikate

1. Für Einreichungen beim EPA über OLF mit einer Smartcard sind vom EPA ausgestellte oder anerkannte Zertifikate erforderlich.

2. Für die Nutzung der Online-Einreichung 2.0 mit einer Smartcard sind vom EPA ausgestellte Zertifikate erforderlich.

3. Für Einzelpersonen ausgestellte Zertifikate folgender Zertifizierungsstellen werden vom EPA anerkannt:4

• CERES (www.cert.fnmt.es)
• Digital and Population Data Services Agency (dvv.fi/en/citizen-certificate-and-electronic-identity)

Artikel 8

Besondere Erfordernisse für OLF

1. Mittels OLF eingereichte Unterlagen sind unter Verwendung der vom EPA kostenlos zur Verfügung gestellten Software5 und vom EPA ausgestellten Zertifikate zusammenzustellen und zu übermitteln. Nach vorheriger Genehmigung durch das EPA kann auch eine andere Software6 verwendet werden.

2. Auf elektronischen Datenträgern eingereichten Unterlagen ist ein Anschreiben in Papierform beizufügen, das den Anmelder und/oder Vertreter ausweist, eine Zustellanschrift angibt und die auf dem Datenträger gespeicherten Dateien auflistet.

Artikel 9

Integration von ePCT in die Online-Einreichung 2.0

In der Online-Einreichung 2.0 sind für internationale (PCT-)Anmeldungen und andere Unterlagen, die mit diesen Anmeldungen im Zusammenhang stehen, die relevanten Funktionalitäten des ePCT-Dienstes integriert.

Artikel 10

Dokumentenformate

1. Unterlagen, die mittels OLF oder Online-Einreichung 2.0 eingereicht werden, müssen im PDF- oder, soweit zulässig, im XML-Format entsprechend den Verwaltungsvorschriften zum PCT, Teil 7 und Anlage F, eingereicht werden; die Möglichkeit, Unterlagen in ihrem ursprünglichen Datenformat nach Artikel 11 beizufügen, bleibt davon unberührt.

2. Unterlagen, die mittels Web-Einreichung oder EPO Contingency Upload Service eingereicht werden, müssen im PDF-Format entsprechend den Verwaltungsvorschriften zum PCT, Teil 7 und Anlage F, eingereicht werden.

Artikel 11

Originale Datenformate

1. Es besteht die Möglichkeit, technische Unterlagen zu europäischen oder internationalen Patentanmeldungen zusätzlich in dem Datenformat beizufügen, in dem sie erstellt wurden, sofern die betreffenden Dateien entweder in Plain ASCII vorliegen oder mit einem der nachstehenden Textverarbeitungssysteme erstellt wurden:

a) Microsoft Word 2010 oder später

b) Corel WordPerfect 2000 oder später

c) OpenOffice Writer Version 4.0 oder später (einschließlich der entsprechenden StarOffice-Produkte)

2. Aus anderen Programmen stammende Objekte können in Dokumente eingefügt werden, die mit einem der in Absatz 1 genannten Textverarbeitungssysteme erstellt werden, sofern diese Objekte sichtbar gemacht werden können, ohne dass Informationen verloren gehen.

3. Falls die technischen Unterlagen in einem anderen Format als den in Absatz 1 genannten erstellt worden sind, dürfen sie nur dann in diesem Format beigefügt werden, wenn das EPA mit der Anmeldung darüber in Kenntnis gesetzt wird, wo es die entsprechende Software in zumutbarer Weise erwerben kann.

Artikel 12

Unterschrift

1. Soweit die eingereichten Unterlagen zu unterzeichnen sind, kann dies mittels Faksimile-Signatur oder mittels alphanumerischer Signatur erfolgen. Wenn OLF mit einer Smartcard verwendet wird, kann die Unterzeichnung auch mittels fortgeschrittener elektronischer Signatur erfolgen.

2. Eine Faksimile-Signatur ist die bildliche Wiedergabe der Unterschrift der handelnden Person.

3. Eine alphanumerische Signatur ist eine Kette von Zeichen, vor und hinter der ein Schrägstrich (/) steht und die von der unterzeichnenden Person zum Nachweis der Identität und Unterzeichnungsabsicht gewählt wurde.

4. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine vom EPA herausgegebene oder anerkannte und mit Zertifikaten gemäß Artikel 7 (1) dieses Beschlusses bestätigte elektronische Signatur.

Artikel 13

Empfangsbescheinigung

1. Der Empfang der mittels OLF, Online-Einreichung 2.0 oder Web-Einreichung gemäß diesem Beschluss online eingereichten Unterlagen wird vom EPA oder der zuständigen nationalen Behörde des betreffenden Vertragsstaats (nachstehend "Amt") nach der Übermittlung elektronisch bestätigt. Die Empfangsbescheinigung wird bereitgestellt

a) für mittels OLF online eingereichte Unterlagen mit digitaler Signatur des Amts während des Übertragungsvorgangs,

b) für mittels Online-Einreichung 2.0 eingereichte Unterlagen mit digitaler Signatur des EPA in der Online-Einreichung 2.0 und

c) für mittels Web-Einreichung eingereichte Unterlagen auf der Website nach erfolgter Übermittlung der Dateien; auf Antrag wird die Empfangsbescheinigung auch per E-Mail an die vom Absender angegebene Adresse geschickt.

2. Schlägt die Übermittlung einer solchen Bestätigung mittels OLF oder Online-Einreichung 2.0 fehl, so übermittelt das Amt die Bestätigung unverzüglich auf anderem Wege, sofern die ihm vorliegenden Angaben dies gestatten.

3. Die Empfangsbescheinigung enthält eine Identifikation des Amts, Datum und Uhrzeit des Eingangs, eine vom Amt vergebene Referenz- oder Anmeldenummer sowie die Liste der übermittelten Dateien und, bei Online-Einreichungen per OLF oder Online-Einreichung 2.0, einen Hash-Wert ("message digest"). Bei mittels Web-Einreichung eingereichten Unterlagen kann das EPA zum Schutz der Integrität seiner IT-Systeme auf die Angabe einer Anmeldenummer in der Empfangsbescheinigung verzichten.

4. Die Bestätigung des Empfangs ist nicht gleichbedeutend mit der Zuerkennung eines Anmeldetags.

5. Der Empfang der mit dem EPO Contingency Upload Service gemäß diesem Beschluss online eingereichten Unterlagen wird vom EPA in diesem Dienst elektronisch bestätigt. Eine Bestätigung, die gegebenenfalls insbesondere die Anmeldenummer enthält, wird gemäß den für die Einreichung von Unterlagen auf Papier geltenden Regeln versandt.

6. Für auf elektronischen Datenträgern eingereichte Unterlagen finden die für die Einreichung von Unterlagen auf Papier geltenden Regeln entsprechend Anwendung.

Artikel 14

Nicht lesbare oder unvollständige Unterlagen und infizierte Dateien

1. Sind die eingereichten Unterlagen nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden, so gilt der Teil der Unterlagen, der nicht lesbar ist oder fehlt, als nicht eingegangen.

2. Sind die eingereichten Unterlagen mit einem Computervirus infiziert oder enthalten sie andere bösartige Software, so gelten sie als nicht lesbar. Das EPA ist nicht verpflichtet, Unterlagen mit solchen Mängeln entgegenzunehmen, zu öffnen oder zu bearbeiten.

3. Werden in den eingereichten Unterlagen Mängel nach den Absätzen 1 oder 2 festgestellt, so wird der Absender, soweit er ermittelt werden kann, unverzüglich benachrichtigt.

Artikel 15

Aufhebung früherer Beschlüsse

Mit Inkrafttreten dieses Beschlusses tritt der Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 14. Mai 2021 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2021, A42) außer Kraft.

Artikel 16

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am 1. Juli 2023 in Kraft.

Geschehen zu München am 3. Mai 2023

António CAMPINOS

Präsident