EUROPÄISCHES PATENTAMT
Mitteilungen des EPA
Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 6. Dezember 2023 über die Abschaffung der Praxis, Empfangsbescheinigungen auf Papier zu versenden und die Nutzer zur Rücksendung aufzufordern
Im Rahmen seines digitalen Transformationsprozesses wird das EPA mit Wirkung vom 1. Februar 2024 die Praxis abschaffen, postalisch Empfangsbescheinigungen zu versenden und die Nutzer zur Rücksendung aufzufordern. Dies wird den Verwaltungsaufwand für das EPA wie auch für die Nutzerschaft verringern. Für Unterlagen oder Eingaben, die über einen der Online-Dienste des EPA eingereicht werden, wird weiterhin umgehend eine elektronische Empfangsbescheinigung ausgestellt.
Die Praxis, den Eingang von Unterlagen beim EPA zu bestätigen und die Nutzer zur Bestätigung des Erhalts bestimmter Unterlagen aufzufordern, wurde in einer Zeit mit vorwiegend papiergestützten Workflows eingeführt. Die Digitalisierungsmaßnahmen des EPA, einschließlich der Einführung von MyEPO Portfolio, der wachsende Nutzerkreis der Mailbox und die geplante Einstellung der Faxdienste im Laufe von 2024 unterstreichen die Redundanz des derzeitigen papiergestützten Ansatzes.
Als Folge der oben genannten Abschaffung enthalten alle Ladungen und Entscheidungen, die am oder nach dem 1. Februar 2024 von der Eingangsstelle, den Prüfungs- oder Einspruchsabteilungen, der Rechtsabteilung oder der Abteilung für Einheitspatente erlassen werden, keine Empfangsbescheinigung (EPA Form 29361 und 7936) mehr. Außerdem werden die Nutzer nicht mehr aufgefordert, den Empfang dieser Unterlagen zu bestätigen.
Zustellungen der Beschwerdekammern, die Entscheidungen, Ladungen und Mitteilungen über formale Mängel oder über einen Rechtsverlust sowie sonstige Dokumente betreffen, die eine Beschwerdekammer im konkreten Fall bestimmen kann, erfolgen nach derselben Praxis. Die Nutzerinnen und Nutzer werden deshalb nicht mehr routinemäßig aufgefordert, den Empfang dieser Unterlagen zu bestätigen, und EPA Form 3936 wird nicht mehr verwendet. Dasselbe gilt für Zustellungen von der Großen Beschwerdekammer.
Die Abschaffung dieser Praxis wirkt sich nicht auf die Pflicht des EPA aus, im Zweifel den Zugang des Schriftstücks und gegebenenfalls den Tag des Zugangs nachzuweisen.
Ähnlich wird die Praxis, wonach Nutzer eine Empfangsbescheinigung für nachgereichte Unterlagen auf Papier erhalten konnten, für nach dem 1. Februar 2024 eingehende Eingaben abgeschafft. Dies gilt nicht für die Registrierung neuer Patentanmeldungen, deren Eingang weiterhin bestätigt wird.
Die EPA-Formblätter 1037 und 7037 werden nicht mehr verwendet, während die EPA-Formblätter 1038 und 7038 vereinfacht werden. Von letzterem Formblatt wird nur ein Papierexemplar benötigt, das nicht an den Nutzer zurückgeschickt wird. Das EPA trägt Datum und Ort des Eingangs der Eingaben im Formblatt 1038 ein und lädt sie in die elektronische Akte hoch. Die Formblätter 1038 und 7038 – sowie die zugehörigen Unterlagen – sind im Europäischen Patentregister bzw. im Register für den einheitlichen Patentschutz einsehbar.
Diese Mitteilung ersetzt die Mitteilungen des EPA vom 16. Juni 2019 über die Umsetzung der geänderten Regel 126 (1) EPÜ (ABl. EPA 2019, A57) und vom 8. November 1990 über die Einführung der Formblätter 1038 und 1037 (ABl. EPA 1-2/1991, 64).
1 Umgesetzt durch Mitteilung des EPA vom 10. Juni 2010 über die Beifügung einer vorbereiteten Empfangsbescheinigung (EPA Form 2936) bei Zustellungen durch eingeschriebenen Brief mit Rückschein (ABl. EPA 2010, 377).