Artikel 23

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 15. Februar 2024 über die weitere Digitalisierung des Verfahrens zur Gebührenrückerstattung

1. In seiner Mitteilung vom 20. August 2019 (ABl. EPA 2019, A82) informierte das EPA seine Nutzer darüber, wie Rückerstattungen, die während des Patenterteilungsverfahrens beim Europäischen Patentamt anfallen, eingelöst werden können.

2. Ab dem 2. April 2024 wird das EPA ein verbessertes Verfahren zur Gebührenrückerstattung anbieten, das weiter digitalisiert wurde, um den Prozess der Einlösung von Rückerstattungen online noch einfacher und effizienter zu machen. Nach dem geänderten Verfahren können Nutzer von MyEPO Portfolio ihre Rückerstattungen direkt in der Zentralen Gebührenzahlung einlösen, ohne zuvor einen Rückerstattungscode erhalten zu müssen. Daneben können die Nutzer ihre Zugangsrechte verwalten, um die Einlösung von Rückerstattungen zu delegieren.

3. Den Nutzern wird weiterhin empfohlen, für jede Akte aktuelle Rückerstattungsanweisungen zu erteilen. Dies erleichtert die schnelle Bearbeitung von Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA, ohne dass der Nutzer weiter aktiv werden muss.

4. Aus Transparenzgründen sind in der vorliegenden Mitteilung die bestehenden Verfahren zur Gebührenrückerstattung gemäß der Mitteilung vom 20. August 2019 im Volltext wiedergegeben; die frühere Mitteilung im ABl. EPA 2019, A82 wird hiermit ersetzt. Die Möglichkeit, Rückerstattungen direkt in der Zentralen Gebührenzahlung einzulösen, wurde auch in die revidierten Vorschriften über das laufende Konto (VLK) aufgenommen.1 Ein neuer Abschnitt wurde hinzugefügt, um die neue Option zur Einlösung von Rückerstattungen in der Zentralen Gebührenzahlung ohne Rückerstattungscode zu erläutern (s. nachstehenden Abschnitt II).

I. Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA

a) Erstattungsempfänger

5. Das EPA nimmt Gebührenrückerstattungen grundsätzlich auf dasjenige laufende Konto vor, das der Verfahrensbeteiligte in seinen Rückerstattungsanweisungen genannt hat.2 Verfahrensbeteiligte können somit auch das laufende Konto eines Dritten angeben. Im Fall einer Diskrepanz zwischen dem Namen des Kontoinhabers und der angegebenen Kontonummer hat die Kontonummer Vorrang.

6. Das EPA nimmt die Anweisungen grundsätzlich in die Akte auf und befolgt sie so lange, bis sie von den Beteiligten aktualisiert werden (s. nachstehenden Buchstaben b). Die Beteiligten sollten daher sicherstellen, dass dem EPA stets klare und aktuelle Rückerstattungsanweisungen vorliegen. Enthält die Akte keine oder unklare Anweisungen, wenn eine Rückerstattung ansteht, bearbeitet das EPA die Rückerstattung gemäß dem nachstehenden Abschnitt II bzw. III, je nachdem, ob der Erstattungsempfänger Nutzer von MyEPO Portfolio ist oder nicht.3

7. In Ausnahmefällen, in denen eine nicht vom Anmelder, Patentinhaber oder Beschwerdeführer (als Anmelder oder Patentinhaber) zu entrichtende Gebühr wie beispielsweise die Einspruchsgebühr zurückerstattet wird, prüft das EPA von Amts wegen, ob die Rückerstattung auf ein laufendes Konto des Einzahlers oder seines ggf. bestellten zugelassenen Vertreters erfolgen kann. Anderenfalls bearbeitet es die Rückerstattung gemäß dem nachstehenden Abschnitt II bzw. III.

8. Wie bisher erlässt das EPA eine sogenannte Rückzahlungsmitteilung, in der es dem Verfahrensbeteiligten mitteilt, dass eine Rückerstattung bevorsteht und auf welches laufende Konto sie laut Akte erfolgen wird.

b) Erteilung und Aktualisierung von Rückerstattungsanweisungen

9. Wie in Nummer 15.2 VLK vorgesehen, müssen die entsprechenden Anweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) und vorzugsweise möglichst früh im Verfahren vor dem EPA erteilt werden:

• Für europäische Anmeldungen oder Patente müssen die Anweisungen über die Online-Einreichung des EPA oder über die Online-Einreichung 2.0 mittels EPA Form 1001E, 1200E oder 1038E erteilt werden.
• Für internationale Anmeldungen müssen die Anweisungen über die Online-Einreichung des EPA, die Online-Einreichung 2.0 oder über ePCT mittels des PCT-Formblatts PCT/RO/101, PCT-SFD (Online-Einreichung des EPA) oder PCT/IPEA/401 (Online-Einreichung des EPA und Online-Einreichung 2.0) erteilt werden.

10. Auf nicht akzeptierten Wegen, in einem ungültigen Format oder von Dritten erteilte Rückerstattungsanweisungen werden nicht bearbeitet.4 Dies teilt das EPA dem Verfahrensbeteiligten als Serviceleistung mit. Bis zum Vorliegen gültiger Anweisungen bearbeitet das EPA die Rückerstattung gemäß dem nachstehenden Abschnitt II bzw. III.

11. Rückerstattungsanweisungen können jederzeit mit dem EPA-Formblatt 1038E (für europäische Patentanmeldungen und Patente) oder PCT-SFD (für internationale Patentanmeldungen) aktualisiert werden. Es ist möglich, die Formblätter ausschließlich zu diesem Zweck zu übermitteln.

c) Gültigkeit der Rückerstattungsanweisungen

12. Rückerstattungsanweisungen, die für eine internationale Anmeldung vor dem EPA als Anmeldeamt oder als internationaler Behörde nach dem PCT eingereicht werden, gelten nur für Rückerstattungen in der internationalen Phase. Damit Rückerstattungen in der europäischen Phase auf dasselbe laufende Konto überwiesen werden, müssen die Beteiligten neue Anweisungen erteilen, vorzugsweise mittels EPA Form 1200E.

13. Verfahrensbeteiligten wird empfohlen, bei einem Vertreterwechsel oder einem Rechtsübergang ihre Rückerstattungsanweisungen zu aktualisieren. Werden für eine europäische Patentanmeldung zusammen mit einem Antrag auf Eintragung eines Vertreterwechsels oder eines Rechtsübergangs neue Rückerstattungsanweisungen erteilt, so werden diese im Allgemeinen erst wirksam, wenn das EPA den Antrag bearbeitet hat (d. h. wenn die Änderung in einer Mitteilung bestätigt wurde). Für internationale Anmeldungen kann die Eintragung eines Vertreterwechsels oder Rechtsübergangs beim Anmeldeamt oder beim Internationalen Büro (IB) beantragt werden, wobei das IB die Eintragung vornimmt. Rückerstattungsanweisungen infolge dieser Änderung sind jedoch direkt beim EPA als Anmeldeamt oder internationaler Behörde nach dem PCT einzureichen. Verfahrensbeteiligten wird außerdem empfohlen, die Anweisungen entweder zusammen mit dem Antrag auf Eintragung des Vertreterwechsels oder des Rechtsübergangs5 einzureichen oder sobald das IB den Antrag bearbeitet hat6.

14. Werden mit einem Antrag auf Eintragung eines Vertreterwechsels oder eines Rechtsübergangs keine neuen Rückerstattungsanweisungen erteilt, überprüft das EPA, nachdem es den Antrag bearbeitet hat, die Gültigkeit der Rückerstattungsanweisungen in der Akte. Bei internationalen Anmeldungen vor dem EPA als Anmeldeamt oder internationaler Behörde nach dem PCT nimmt das Amt diese Überprüfung vor, sobald es vom IB über einen Vertreterwechsel oder einen Rechtsübergang informiert wurde. Aus Gründen der Rechtssicherheit löscht das EPA von Amts wegen alle Anweisungen zur Vornahme von Rückerstattungen auf das laufende Konto eines Anmelders oder Vertreters, der aus dem Verfahren ausgeschieden ist. Ebenso löscht das EPA alle Anweisungen eines aus dem Verfahren ausgeschiedenen Anmelders oder Vertreters betreffend Rückerstattungen auf das laufende Konto von Dritten.

15. Nach einer Löschung der Rückerstattungsanweisungen von Amts wegen bearbeitet das EPA Rückerstattungen gemäß dem nachstehenden Abschnitt II bzw. III, bis der neue Verfahrensbeteiligte oder Vertreter neue Rückerstattungsanweisungen einreicht.

II. Einlösung von Rückerstattungen in der Zentralen Gebührenzahlung ohne Rückerstattungscode

16. Kann das EPA die Rückerstattung nicht auf ein laufendes Konto vornehmen und ist der Verfahrensbeteiligte oder sein bevollmächtigter Vertreter Nutzer von MyEPO Portfolio, so kann die Rückerstattung direkt in der Zentralen Gebührenzahlung eingelöst werden, ohne dass ein eigener Rückerstattungscode erforderlich ist. Um diese Option in der Zentralen Gebührenzahlung zu nutzen, muss über die Zwei-Faktor-Authentifizierung auf den Dienst zugegriffen werden.7 Das EPA teilt dem Verfahrensbeteiligten durch eine Mitteilung an dessen Mailbox in MyEPO Portfolio mit, dass eine Rückerstattung ansteht und in der Zentralen Gebührenzahlung eingelöst werden kann.

17. Zu diesem Zweck wurde in der Zentralen Gebührenzahlung unter Rückerstattungen ein neuer Abschnitt – Gebührenrückerstattung einlösen ohne Rückerstattungscode – hinzugefügt. In diesem Abschnitt sehen die Nutzer alle bevorstehenden Rückerstattungen, die sie entweder als Verfahrensbeteiligte oder als bevollmächtigte Vertreter einlösen können. Die einzelnen Rückerstattungen werden zusammen mit einer Belegnummer, der Nummer der zugehörigen Anmeldung, dem Ausstellungsdatum der Rückerstattung und dem gesamten Erstattungsbetrag angezeigt. Die bevorstehenden Rückerstattungen können einzeln oder gesammelt ausgewählt und eingelöst werden.

18. Bei der Einlösung der Rückerstattung kann der Nutzer wählen, ob die Rückerstattung auf ein Bankkonto oder auf ein beim EPA geführtes laufendes Konto erfolgen soll. Bei Bankkonten innerhalb des einheitlichen europäischen Zahlungsraums (SEPA) genügt die Angabe der IBAN und des Kontoinhabers. Für Überweisungen außerhalb des SEPA-Raums können weitere Angaben erforderlich sein, je nachdem, in welches Land die Rückerstattung überwiesen werden soll. Die Überweisungsgebühren übernimmt das EPA.

19. Die Verfahrensbeteiligten haben die Möglichkeit, die eingegebene Kontoverbindung für künftige Rückerstattungen zu speichern. Bei der Einlösung einer Rückerstattung können sie die Daten dann durch Markieren des entsprechenden Kästchens abrufen. Alternativ können sie auch eine andere Bankverbindung eingeben. Informationen über frühere Rückerstattungen stehen unter Meine Rückerstattungen zur Verfügung.

20. Wird eine Rückerstattung auf ein laufendes Konto beim EPA eingelöst, geht nur diese betreffende Rückerstattung an das angegebene laufende Konto. Wer möchte, dass sämtliche Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA erfolgen, muss entsprechende Anweisungen erteilen, und zwar durch eine der Methoden gemäß Abschnitt I b). Diese Anweisungen kommen jedoch erst bei künftigen Rückerstattungen zum Tragen, d. h. sie werden nicht auf Rückerstattungen angewandt, zu deren Einlösung die Beteiligten in der Zentralen Gebührenzahlung bereits aufgefordert wurden.

21. Damit gewährleistet ist, dass Rückerstattungen nur von berechtigten Personen eingelöst werden, sind bevorstehende Rückerstattungen nur für Nutzer sichtbar, denen im Administratorbereich von MyEPO Portfolio die erforderlichen Zugangsrechte gewährt wurden. Nutzer sind dann berechtigt, wenn ihnen vom Unternehmensadministrator voller Zugriff für das Portfolio erteilt wurde, zu dem die von der Rückerstattung betroffene Patentanmeldung gehört. Der Unternehmensadministrator ist dafür zuständig sicherzustellen, dass die Zugangsrechte ordnungsgemäß verwaltet werden.8

III. Einlösung von Rückerstattungen in der Zentralen Gebührenzahlung mit Rückerstattungscode

22. Kann das EPA die Rückerstattung nicht auf ein laufendes Konto vornehmen und ist der Erstattungsempfänger kein Nutzer von MyEPO Portfolio, so fordert es den Verfahrensbeteiligten auf, die Rückerstattung in der Zentralen Gebührenzahlung mit Rückerstattungscode einzulösen.

23. Dazu versendet es zwei getrennte Mitteilungen:

• In der ersten Mitteilung wird der Beteiligte wie in der Rückzahlungsmitteilung (s. Abschnitt I) darüber informiert, dass eine Rückerstattung gewährt wird und ihre Auszahlung in der Zentralen Gebührenzahlung mit Rückerstattungscode veranlasst werden kann.
• Die zweite Mitteilung enthält einen Rückerstattungscode, der zur Identifikation und Einlösung der Rückzahlung benötigt wird.9

24. Aus Sicherheitsgründen wird die zweite Mitteilung nicht in den öffentlichen Teil der Akte aufgenommen und offenbart nicht die Anmelde- oder Patentnummer. In beiden Mitteilungen wird das in der Akte befindliche Aktenzeichen des Beteiligten angegeben sowie der Anmeldetag der Anmeldung oder des Patents, sodass eine Verbindung hergestellt werden kann.

25. Zur Einlösung der Rückerstattung muss der Beteiligte die Zentrale Gebührenzahlung aufrufen und Folgendes eingeben:

• die Anmeldenummer aus der ersten Mitteilung,
• den Rückerstattungscode aus der zweiten Mitteilung,
• eine Bankverbindung oder ein beim EPA geführtes laufendes Konto.

26. Das unter Nr. 18 bis 20 beschriebene Verfahren gilt entsprechend für die Einlösung von Rückerstattungen mit Rückerstattungscode.

IV. Inkrafttreten

27. Die Verfahren zur Gebührenrückerstattung gemäß dieser Mitteilung treten am 2. April 2024 in Kraft und finden auf alle Rückerstattungen Anwendung, die ab diesem Datum bearbeitet werden. Daneben können Rückerstattungen, für die vor dem 2. April 2024 ein Rückerstattungscode ausgegeben wurde, aber die bis dahin nicht eingelöst wurden, direkt in der Zentralen Gebührenzahlung eingelöst werden, sofern der Verfahrensbeteiligte oder der bevollmächtigte Vertreter Nutzer von MyEPO Portfolio ist und ihm die erforderlichen Rechte erteilt worden sind.

28. Diese Mitteilung ersetzt die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 20. August 2019 über die geänderten Verfahren zur Gebührenrückerstattung.