Article 23

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 15 février 2024, relatif à la poursuite de la numérisation de la procédure de remboursement des taxes

1. Dans son communiqué du 20 août 2019 (JO OEB 2019, A82), l'OEB a informé ses utilisateurs sur la manière de demander les remboursements qui interviennent pendant la procédure de délivrance des brevets devant l'Office européen des brevets.

2. À partir du 2 avril 2024, l'OEB mettra à disposition une procédure améliorée de remboursement des taxes qui a été davantage numérisée pour rendre le processus de demande de remboursement en ligne encore plus simple et plus efficace. Dans le cadre de la procédure révisée, les utilisateurs de MyEPO Portfolio pourront demander leurs remboursements directement dans le paiement centralisé des taxes sans avoir à recevoir un code de remboursement au préalable. En outre, les utilisateurs pourront gérer leurs droits d'accès afin de déléguer la tâche de demander des remboursements.

3. Les utilisateurs sont toujours encouragés à tenir à jour les instructions de remboursement pour chaque dossier. Cela facilite le traitement rapide des remboursements sur un compte courant détenu auprès de l'OEB, sans que l'utilisateur ne doive procéder à une intervention supplémentaire.

4. Dans un souci de transparence, les procédures actuelles de remboursement de taxes, telles que détaillées dans le communiqué du 20 août 2019, sont reproduites intégralement dans le présent communiqué, qui remplace donc le communiqué paru au JO OEB 2019, A82. La possibilité de demander des remboursements directement dans le paiement centralisé des taxes a également été prise en compte dans la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) telle que révisée.1 Un nouveau point a été ajouté pour expliquer la nouvelle fonctionnalité permettant de demander des remboursements dans le paiement centralisé des taxes sans code de remboursement (voir point II ci-dessous).

I. Remboursements sur un compte courant détenu auprès de l'OEB

a) Destinataire du remboursement

5. L'OEB rembourse les taxes sur tout compte courant indiqué par la partie à une procédure dans ses instructions de remboursement.2 Les parties peuvent donc indiquer également un compte courant détenu par un tiers. En cas de divergence entre le nom du titulaire du compte courant et le numéro de compte indiqué, le numéro de compte fait foi.

6. De manière générale, l'OEB conserve les instructions de remboursement qui lui sont fournies et continue de les appliquer jusqu'à ce que les parties les mettent à jour (cf. lettre b) ci-dessous). Par conséquent, les parties doivent s'assurer que l'OEB dispose en tout temps d'instructions de remboursement claires et actuelles. Si l'OEB ne dispose d'aucune instruction alors qu'un remboursement doit être effectué, ou si ces instructions sont ambiguës, l'OEB traite le remboursement conformément au point II ou III ci-dessous, selon que le destinataire du remboursement est ou non un utilisateur de MyEPO Portfolio.3

7. Dans le cas exceptionnel où le remboursement concerne une taxe qui ne doit pas être acquittée par le demandeur, par le titulaire du brevet ou par le requérant (s'il s'agit du demandeur ou du titulaire du brevet), par exemple la taxe d'opposition, l'OEB examinera d'office si le remboursement peut être effectué sur un compte courant de la personne qui a effectué le paiement ou du mandataire habilité qu'elle a éventuellement désigné. Dans le cas contraire, il traitera le remboursement conformément au point II ou III ci-dessous, selon celui qui s'applique.

8. Comme actuellement, l'OEB émettra une notification ("avis de remboursement") lorsqu'un remboursement doit être effectué. Celle-ci avisera la partie du remboursement en attente et du compte courant sur lequel il sera effectué, sur la base des informations conservées.

b) Dépôt et mise à jour des instructions de remboursement

9. Comme énoncé au point 15.2 RCC, les instructions de remboursement doivent être déposées dans un format permettant un traitement électronique (XML), et ce de préférence le plus tôt possible dans la procédure auprès de l'OEB :

• en ce qui concerne les demandes européennes ou les brevets européens, les instructions doivent être déposées au moyen du dépôt en ligne de l'OEB ou du dépôt en ligne 2.0, à l'aide des formulaires OEB 1001E, 1200E ou 1038E ;
• pour ce qui est des demandes internationales, les instructions doivent être déposées au moyen du dépôt en ligne de l'OEB, du dépôt en ligne 2.0 ou d'ePCT, à l'aide du formulaire PCT/RO/101, du plugiciel PCT-SFD (dépôt en ligne de l'OEB) ou du formulaire PCT/IPEA/401 (dépôt en ligne de l'OEB et dépôt en ligne 2.0).

10. Les instructions de remboursement déposées par un moyen non autorisé ou dans un format non valable, ou par un tiers, ne seront pas traitées.4 L'OEB en informera de sa propre initiative la partie concernée. Les remboursements seront traités conformément au point II ou III ci-dessous jusqu'à ce que des instructions valables soient déposées.

11. Les instructions de remboursement peuvent être mises à jour à tout moment à l'aide du formulaire OEB 1038E (pour les demandes de brevet européen et les brevets européens) ou du plugiciel PCT-SFD (pour les demandes internationales de brevet). Les formulaires pertinents peuvent être soumis pour une simple mise à jour des instructions.

c) Validité des instructions de remboursement

12. Les instructions de remboursement déposées pour une demande internationale pour laquelle l'OEB agit en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT s'appliqueront uniquement aux remboursements dus dans la phase internationale. Afin d'obtenir des remboursements sur le même compte courant dans la phase européenne, une partie à une procédure devra déposer de nouvelles instructions de remboursement, de préférence à l'aide du formulaire OEB 1200E.

13. Il est recommandé aux parties de mettre à jour leurs instructions de remboursement en cas de changement de mandataire ou de transfert de droits. En ce qui concerne les demandes de brevet européen, si de nouvelles instructions de remboursement sont déposées avec une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits, elles ne s'appliqueront généralement qu'une fois que l'OEB aura traité cette requête (c'est-à-dire pas avant qu'il n'ait émis la notification confirmant le changement). S'agissant des demandes internationales, une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits peut être présentée auprès de l'office récepteur ou du Bureau international (BI) et est enregistrée par ce dernier. Les instructions de remboursement reflétant un tel changement doivent, cependant, être déposées directement auprès de l'OEB agissant en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT. Il est recommandé aux parties de déposer leurs instructions soit en même temps que la requête en changement de mandataire ou en transfert de droits5, soit dès que le BI a traité la requête6.

14. Si aucune nouvelle instruction de remboursement n'est déposée avec une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits, l'OEB vérifiera la validité des instructions de remboursement conservées une fois qu'il aura traité la requête. Dans le cas des demandes internationales pour lesquelles l'OEB agit en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT, il vérifiera la validité des instructions de remboursement conservées une fois que le BI l'aura informé d'un changement de mandataire ou d'un transfert de droits. Afin de garantir la sécurité juridique, l'OEB supprimera d'office toute instruction visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un demandeur ou un mandataire qui s'est retiré de la procédure. Il supprimera également d'office toute instruction provenant d'un demandeur ou d'un mandataire qui s'est retiré de la procédure et visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un tiers.

15. Après avoir supprimé d'office des instructions de remboursement, l'OEB traitera les remboursements conformément au point II ou III ci-dessous jusqu'à ce que de nouvelles instructions de remboursement soient déposées par la nouvelle partie ou le nouveau mandataire.

II. Demande de remboursement dans le paiement centralisé des taxes sans code de remboursement

16. Si l'OEB ne peut effectuer de remboursement sur un compte courant et que la partie à la procédure ou son mandataire habilité est un utilisateur de MyEPO Portfolio, le remboursement peut être demandé directement dans le paiement centralisé des taxes sans qu'il soit nécessaire d'utiliser un code de remboursement distinct. Afin d'utiliser cette option dans le paiement centralisé des taxes, il convient d'accéder au service à l'aide de l'authentification à deux facteurs.7 L'OEB informera la partie à la procédure, via une notification dans sa Mailbox dans MyEPO Portfolio, qu'un remboursement est en attente et peut être demandé dans le paiement centralisé des taxes.

17. À cette fin, une nouvelle section – Demander un remboursement sans code de remboursement – a été ajoutée sous Remboursements dans le paiement centralisé des taxes. Dans cette section, les utilisateurs verront tous les remboursements en attente qu'ils sont habilités à demander, soit en tant que partie à la procédure, soit en tant que mandataire habilité. Les remboursements individuels sont affichés avec un numéro de justificatif, le numéro de la demande à laquelle le remboursement se rapporte, la date à laquelle le remboursement a été effectué et le montant total du remboursement. Les remboursements en attente peuvent être sélectionnés et demandés soit individuellement, soit tous ensemble.

18. Au moment de demander le remboursement, l'utilisateur peut choisir si le remboursement doit être versé sur un compte bancaire ou sur un compte courant détenu auprès de l'OEB. En ce qui concerne les comptes bancaires au sein de l'espace unique de paiement en euros (SEPA), les seuls détails requis seront l'IBAN et le nom du titulaire du compte. Dans le cas des virements bancaires non-SEPA, les parties peuvent devoir fournir plus d'informations, en fonction du pays dans lequel le remboursement doit être effectué. L'OEB acquittera les frais de virement.

19. Les parties pourront sauvegarder leurs détails bancaires aux fins de futurs remboursements. Lors d'une demande future de remboursement, elles pourront récupérer ces détails en cochant la case correspondante. Elles pourront également saisir des détails bancaires différents. Les informations relatives aux remboursements précédents seront disponibles sous Historique des remboursements.

20. Lorsque des parties demanderont un remboursement sur un compte courant détenu auprès de l'OEB, seul le remboursement en question sera effectué sur le compte courant indiqué. Si des parties souhaitent que tous leurs remboursements soient effectués sur un compte courant détenu auprès de l'OEB, elles devront soumettre des instructions de remboursement distinctes, à l'aide d'une des méthodes indiquées au point I, lettre b) ci-dessus. L'OEB ne suivra ces instructions que pour les remboursements à venir, ce qui signifie qu'elles ne s'appliqueront pas aux remboursements que les parties ont déjà été invitées à demander dans le paiement centralisé des taxes.

21. Afin de garantir que les remboursements ne puissent être demandés que par les personnes habilitées, les remboursements en attente ne sont visibles que par les utilisateurs disposant des droits d'accès nécessaires accordés dans l'onglet Administration de MyEPO Portfolio. Les utilisateurs sont habilités s'ils se sont vu accorder des droits d'accès Contrôle total par l'administrateur de l'entreprise pour le portefeuille auquel appartient la demande de brevet associée au remboursement. Il incombe à l'administrateur de l'entreprise de veiller à ce que les droits d'accès soient correctement gérés.8

III. Demande de remboursement dans le paiement centralisé des taxes avec un code de remboursement

22. Si l'OEB ne peut effectuer de remboursement sur un compte courant et que le destinataire du remboursement n'est pas un utilisateur de MyEPO Portfolio, il invitera la partie à la procédure à demander le remboursement dans le paiement centralisé des taxes avec un code de remboursement.

23. Pour ce faire, il enverra deux notifications distinctes :

• la première, similaire à l'avis de remboursement mentionné au point I, informera la partie qu'un remboursement est en attente et qu'il peut être demandé dans le paiement centralisé des taxes avec un code de remboursement ;
• la seconde contiendra le code de remboursement nécessaire pour identifier et demander le remboursement.9

24. Pour des raisons de sécurité, la seconde notification ne sera pas versée dans la partie publique du dossier et ne comprendra pas le numéro de la demande de brevet ou du brevet concerné(e). Les deux notifications indiqueront les références de la partie qui figurent au dossier et la date de dépôt de la demande ou du brevet, ce qui permettra de faire le lien entre elles.

25. Pour demander le remboursement, la partie devra ensuite accéder au paiement centralisé des taxes et saisir :

• le numéro de la demande mentionné dans la première notification ;
• le code de remboursement mentionné dans la seconde notification ; et
• les détails d'un compte bancaire ou d'un compte courant détenu auprès de l'OEB.

26. La procédure décrite aux paragraphes 18 à 20 ci-dessus s'applique mutatis mutandis à la demande de remboursement avec un code de remboursement.

IV. Entrée en vigueur

27. Les procédures de remboursement de taxes décrites dans le présent communiqué entreront en vigueur le 2 avril 2024 et s'appliqueront à tous les remboursements traités à compter de cette date. En outre, tous les remboursements pour lesquels un code de remboursement a été délivré avant le 2 avril 2024, mais qui n'ont pas été demandés à cette date, peuvent être demandés directement dans le paiement centralisé des taxes, à condition que la partie à la procédure ou son mandataire habilité soit un utilisateur de MyEPO Portfolio et que les droits nécessaires lui aient été accordés.

28. Le présent communiqué remplace le Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 20 août 2019, concernant la révision des modalités de remboursement des taxes.