Artikel 81

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 19. Juli 2022 über die Zentrale Gebührenzahlung

Die Zentrale Gebührenzahlung wird am 10. September 2022 vollständig implementiert und die Online-Gebührenzahlung wird abgeschaltet.

1. Wie in der Amtsblattmitteilung vom 2. März 2022 (ABl. EPA 2022, A25) angekündigt, wird die Zentrale Gebührenzahlung am 10. September 2022 vollständig implementiert. Alle übrigen Funktionen der Online-Gebührenzahlung, die noch nicht in die Zentrale Gebührenzahlung migriert wurden – darunter die Einreichung von automatischen Abbuchungsaufträgen ‒ werden dort ab dem genannten Datum verfügbar sein, sodass die Online-Gebührenzahlung am selben Tag abgeschaltet wird. Ihnen wird daher dringend empfohlen, schon jetzt die Zentrale Gebührenzahlung zu nutzen, um sich möglichst bald mit dem Dienst vertraut zu machen, bevor die Online-Gebührenzahlung abgeschaltet wird.

2. Diese Mitteilung soll als Referenztext für die mit der Zentralen Gebührenzahlung bereitgestellten Funktionen dienen. Sie enthält daher neben der Erläuterung der neu hinzugefügten Funktionen auch alle noch relevanten Informationen aus früheren Mitteilungen zur Zentralen Gebührenzahlung wie ABl. EPA 2020, A130, ABl. EPA 2021, A61 und ABl. EPA 2022, A25.

I. Zugang zur Zentralen Gebührenzahlung und Nutzungsbedingungen

3. Die Zentrale Gebührenzahlung kann entweder über eine einfache Registrierung mit Benutzername (E-Mail-Adresse) und Passwort oder über eine EPA-Smartcard aufgerufen werden. Wenn Sie jedoch die Funktion für Zahlungen über ein laufendes Konto nutzen möchten, müssen Sie Ihre EPA-Smartcard verwenden, weil nur dann diese Option im Zahlungsprozess auf dem Weg zur Kasse verfügbar ist. Die Authentifizierungen für Smartcards, die mit laufenden Konten in der Online-Gebührenzahlung verknüpft sind, werden automatisch in die Zentrale Gebührenzahlung migriert, sodass Sie hier nichts veranlassen müssen.

II. Verwaltung laufender Konten in der Zentralen Gebührenzahlung

4. Wenn Sie sich mit Ihrer EPA-Smartcard bei der Zentralen Gebührenzahlung einloggen, können Sie zwischen den Optionen für die Zahlung von Gebühren, die Einlösung von Gebührenrückerstattungen, die Verwaltung laufender Konten oder die Verwaltung automatischer Abbuchungsaufträge wählen. Anschließend können Sie entweder über Verwaltung des laufenden Kontos zur Übersichtsseite für Ihr laufendes Konto wechseln oder über Nutzerrechte für das laufende Konto verwalten zu den Standardfunktionen1 für die Zuweisung und Änderung der Nutzerrechte für Ihr laufendes Konto.

5. In der Übersicht können Sie Ihre Kontodaten einsehen sowie den aktuellen Kontostand und den fälligen Gesamtbetrag, der in den nächsten 40 Tagen abgebucht wird (automatische Abbuchungsaufträge und Abbuchungsaufträge mit späterem Ausführungstermin) zum Zeitpunkt Ihres Logins abrufen. Ist Ihre Smartcard mit mehreren laufenden Konten verknüpft, können Sie in einem Drop-down-Menü das gewünschte Konto auswählen.

6. In der Ansicht Kontobewegungen sind alle Kontobewegungen der letzten 40 Tage aufgelistet. Über eine Filterfunktion können Sie sich die Kontobewegungen der letzten zwei Jahre anzeigen lassen. Offene Abbuchungsaufträge werden für die nächsten 40 Tage angezeigt. Über das Drop-down-Menü können Sie zwischen den Kontobewegungen und den offenen Abbuchungsaufträgen wechseln. In der Zentralen Gebührenzahlung werden Kontoauszüge nicht automatisch erstellt, bei Bedarf können Sie jedoch Kontoauszüge selbst erzeugen, indem Sie über die Filterfunktion den gewünschten Zeitraum festlegen und den Auszug dann im PDF-, XML- oder CSV-Format herunterladen. Sie können Ihre Kontobewegungen beispielsweise auch nach Anmeldenummer, Gebührencode oder Verfahren (PCT, EP oder, sobald verfügbar, UP) filtern.

7. In der Ansicht Zurückgewiesene Zahlungen sehen Sie eine Übersicht über alle Zahlungen, die bei dem ausgewählten laufenden Konto auf dem Weg zur Kasse durch die Validierungsfunktion zurückgewiesen wurden. Diese Übersicht zeigt das Datum der Zurückweisung, die Anmeldenummer, für die die Zahlung vorgesehen war, den Gebührencode der zu zahlenden Gebühr und den Grund, warum die Zahlung bei der Validierung zurückgewiesen wurde. Wenn Sie zurückgewiesene Zahlungen sichten, können Sie dieselben Filter anwenden, die für frühere Kontobewegungen verfügbar sind (siehe Nr. 6).

III. Merkmale und Funktionen der Zentralen Gebührenzahlung

8. Nach der Wahl des Verfahrens (PCT, EPÜ oder, sobald verfügbar, UP) und der Eingabe des Aktenzeichens der betreffenden Anmeldung oder des betreffenden Patents können Sie die Gebühren auswählen, die Sie zahlen wollen. Sie können Sammelzahlungen für mehrere Anmeldungen vornehmen, indem Sie eine Datei im CSV- oder XML-Format hochladen. Die Zahlungsart – per Kreditkarte,2 per Banküberweisung oder über das laufende Konto – kann im letzten Schritt ausgewählt werden, wenn der Nutzer zur Kasse geht. Die Option, über das laufende Konto zu zahlen, steht nur zur Auswahl, wenn die Zentrale Gebührenzahlung mit einer EPA-Smartcard aufgerufen wurde.

9. Die Funktion für die Zahlung von Gebühren über das laufende Konto, einschließlich automatischer Abbuchungsaufträge, wird nachstehend im Abschnitt a erläutert. Eine Beschreibung der speziellen Merkmale dieses Dienstes folgt in den Abschnitten b und c. Das Verfahren für die Zahlung per Banküberweisung ist im Abschnitt d beschrieben.

a) Zahlungen über ein laufendes Konto

10. Ab dem 10. September 2022 haben Sie in der Zentralen Gebührenzahlung Zugriff auf sämtliche Abbuchungsaufträge, die in den Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihren Anhängen vorgesehen sind.3 Sie können Abbuchungsaufträge und automatische Abbuchungsaufträge zu Gebühren für eine oder mehrere Anmeldungen erteilen, d. h. i) Einzel- oder Sammelabbuchungsaufträge, ii) automatische Abbuchungsaufträge als Einzel- oder Sammelabbuchungsauftrag und iii) Abbuchungsaufträge mit späterem Ausführungstermin.

i) Einzel- und Sammelabbuchungsaufträge

11. Um Gebühren per Abbuchungsauftrag zu bezahlen, wählen Sie auf dem Weg zur Kasse als Zahlungsart Abbuchung vom laufenden Konto (siehe Nr. 8). Alle laufenden Konten, die mit der EPA-Smartcard verknüpft sind, mit der Sie die Zentrale Gebührenzahlung aufgerufen haben, können in einem Drop-down-Menü ausgewählt werden. Sie können dann das laufende Konto auswählen, von dem die ausgewählten Gebühren abgebucht werden sollen. Sobald Sie ein laufendes Konto ausgewählt haben, sehen Sie den Kontostand dieses Kontos zu dem Zeitpunkt, als Sie die Zentrale Gebührenzahlung aufgerufen haben.4

12. Sobald Sie einen Abbuchungsauftrag bestätigen und erteilen, bucht das EPA die Gebühren unverzüglich von dem ausgewählten laufenden Konto ab, und im Zahlungsverlauf ist eine ausdruckbare Auftragsbestätigung verfügbar. Sofern an dem Tag, an dem Sie den Auftrag über die Zentrale Gebührenzahlung einreichen, eine ausreichende Deckung auf dem gewählten laufenden Konto vorhanden ist, gilt die Zahlung als an diesem Tag erfolgt. Enthält der Abbuchungsauftrag Gebührenzahlungen für mehrere Anmeldungen, bucht das EPA alle Gebühren unverzüglich in der unter Nummer 7.3 VLK genannten Reihenfolge ab. Weist das laufende Konto keine ausreichende Deckung auf, so bucht das EPA die Gebühren in dieser Reihenfolge ab, bis das verfügbare Guthaben erschöpft ist. Die Zahlung gilt jedoch erst als erfolgt und die ausdruckbare Zahlungsbestätigung wird erst verfügbar gemacht, wenn Sie das Konto ausreichend aufgefüllt haben und alle für den Abbuchungsauftrag ausgewählten Gebühren gemäß Nr. 7.4.2 VLK abgebucht wurden.

13. Anstatt einzelne Gebühren für die Zahlung auszuwählen, können Sie Gebührendateien für sogenannte Sammelzahlungen hochladen, indem Sie im Drop-down-Menü Gebührenzahlung auf Gebührendatei hochladen klicken. Diese Dateien können im XML-Format oder als CSV-Datei hochgeladen werden. Über die Schaltfläche Gebührenzahlung fortsetzen können Sie auch nach dem Hochladen noch die Gebührenbeträge bearbeiten oder weitere Einzelzahlungen hinzufügen.

14. Um Sammelzahlungen in XML über die Zentrale Gebührenzahlung einzureichen, müssen Sie das Format batch-payment-v2-00.dtd verwenden.5 Das EPA empfiehlt Ihnen daher, Ihre Sammelzahlungsdateien möglichst bald auf dieses Format umzustellen. Sollten beim Hochladen Ihrer Sammelzahlungsdateien Probleme auftreten, überprüfen Sie bitte, ob Sie das richtige XML-Format nutzen. Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte das EPA über das Kontaktformular6. Das Multipay-Tool für Sammelzahlungen wird zusammen mit der Online-Gebührenzahlung im September 2022 außer Betrieb genommen.

ii) Einzel- und Sammelabbuchungsaufträge

15. Ab dem 10. September 2022 können Sie Ihre automatischen Einzel- oder Sammelabbuchungsaufträge in der Zentralen Gebührenzahlung einreichen, widerrufen und verwalten. Wenn Sie die Option Automatische Abbuchungsaufträge verwalten auswählen, sehen Sie eine Übersicht über alle Anmeldungen mit einem aktiven automatischen Abbuchungsauftrag für das ausgewählte laufende Konto. Ist Ihre Smartcard mit mehreren laufenden Konten verknüpft, können Sie die Übersicht über ein anderes laufendes Konto aufrufen, indem Sie im entsprechenden Drop-down-Menü das gewünschte Konto auswählen. Die Liste der aktiven automatischen Abbuchungsaufträge in der Übersicht zeigt die Anmeldenummer der europäischen Patentanmeldung oder des europäischen Patents oder, sobald verfügbar, des betreffenden europäischen Patents mit einheitlicher Wirkung, das Verfahren, für das der automatische Abbuchungsauftrag eingereicht wurde (PCT, EP oder, sobald verfügbar, UP) sowie eine Referenznummer Ihrer Wahl.

16. Sie können einen in dieser Liste angezeigten automatischen Abbuchungsauftrag widerrufen, indem Sie neben der Anmeldenummer auf Widerruf klicken und dann den Widerruf bestätigen. Bitte beachten Sie, dass nach dem Widerruf des automatischen Abbuchungsauftrags Gebühren mit einem maßgebenden Zahlungstag am oder nach dem Widerrufsdatum nicht mehr automatisch abgebucht werden (siehe Nr. 10 VAA).

17. Um einen neuen automatischen Abbuchungsauftrag einzureichen, wählen Sie Automatischen Abbuchungsauftrag erteilen oder klicken Sie in der Übersicht auf Einzelauftrag.

18. Sie können auch für mehrere Anmeldungen gesammelt neue automatische Abbuchungsaufträge einreichen oder offene automatische Abbuchungsaufträge widerrufen. Wählen Sie dazu die Option Sammelauftrag/Sammelwiderruf hochladen oder klicken Sie auf die Schaltfläche Sammelauftrag/Widerruf. Bitte beachten Sie, dass Sammelaufträge oder Sammelwiderrufe für automatische Abbuchungsaufträge nur im CSV-Format eingereicht werden können.

19. Eine Übersicht über alle bisher erteilten und widerrufenen automatischen Abbuchungsaufträge finden Sie unter Erteilte/widerrufene Abbuchungsaufträge.

iii) Abbuchungsaufträge mit späterem Ausführungstermin

20. Wenn Sie auf dem Weg zur Kasse als Zahlungsart die Abbuchung vom laufenden Konto wählen, können Sie angeben, dass der Auftrag an einem späteren Datum als am Tag der Auftragserteilung ausgeführt werden soll (späterer Ausführungstermin). Der spätere Ausführungstermin kann bis zu 40 Tage nach dem Datum der Auftragserteilung liegen (siehe Nr. 10.2 VLK). Bitte beachten Sie jedoch, dass der spätere Ausführungstermin auf alle in der vorherigen Phase ausgewählten Gebühren angewandt wird. Soll der spätere Ausführungstermin nur für bestimmte Gebühren gelten, müssen Sie einen separaten Abbuchungsauftrag nur mit diesen Gebühren erstellen.

21. Nachdem Sie den Abbuchungsauftrag mit späterem Ausführungstermin eingereicht haben, erscheint er als offener Auftrag in der Ansicht Kontobewegungen. Sie können ihn in der Zentralen Gebührenzahlung bis zu einem Tag vor dem von Ihnen gewählten späteren Ausführungstermin widerrufen, indem Sie auf die Schaltfläche Widerrufen klicken und dann den Widerruf bestätigen. Sie können den Auftrag auch noch am späteren Ausführungstermin selbst widerrufen, müssen dafür jedoch das Verfahren gemäß Nummer 13.1 VLK befolgen.

b) Überblick über Verfahrensgebühren (Gebührengruppe FÄLLIGE GEBÜHREN)

22. In der Zentralen Gebührenzahlung werden standardmäßig die Verfahrensgebühren angezeigt, die laut Akte für die ausgewählte Patentanmeldung oder das ausgewählte Patent fällig sind. Im Drop-down-Menü der Gebührengruppen ist diese Gebührengruppe unter FÄLLIGE GEBÜHREN zu finden.

23. Für diese Gebührengruppe werden folgende Angaben angezeigt: der Gebührencode7, eine Gebührenbeschreibung, der Gebührenbetrag sowie der Fälligkeitstag. Der angezeigte Fälligkeitstag entspricht dem letzten Tag der Zahlungsfrist.8 Für bestimmte Gebühren wie die Prüfungsgebühr (Gebührencode 006) oder die Benennungsgebühr (Gebührencode 005) wird kein Fälligkeitstag angezeigt, es sei denn, das fristauslösende Ereignis hat bereits stattgefunden.

24. Einige Gebühren, wie die Einspruchsgebühr (Gebührencode 010) und die Beschwerdegebühr (Gebührencode 011), werden in der Gebührengruppe FÄLLIGE GEBÜHREN nicht angezeigt und müssen daher über die jeweilige Gebührengruppe ausgewählt werden.

25. Die angezeigten Gebührenbeträge werden auf der Grundlage der Informationen in der Akte berechnet und können durch Auswahl von Bearbeiten geändert werden. Diese Funktion können Sie beispielsweise nutzen, wenn Sie bei einer Feststellung mangelnder Einheitlichkeit nicht alle zusätzlichen Recherchengebühren entrichten wollen. Beachten Sie jedoch, dass die Verantwortung für die Richtigkeit der bearbeiteten Gebührenbeträge letztlich bei Ihnen liegt.

c) Validierungsfunktion

26. Die Zentrale Gebührenzahlung umfasst eine Validierungsfunktion, die in einer Sammelzahlung enthaltene oder einzeln ausgewählte Gebühren automatisch zurückweist, wenn damit Gebühren doppelt gezahlt würden oder es sich um Jahresgebühren (und Zuschlagsgebühren) für "endgültig abgeschlossene" Anmeldungen oder Patente oder um Gebühren für diesbezügliche Rechtsübergänge handelt. Zurückgewiesen werden auch Zahlungsaufträge für Jahresgebühren, die vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag (Regel 51 (1) EPÜ) entrichtet werden. Als endgültig abgeschlossen gilt eine Patentanmeldung, wenn i) sie zurückgenommen wird, als endgültig zurückgenommen gilt oder endgültig zurückgewiesen wird und kein Rechtsmittel eingelegt wurde außer einem Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, ii) die Entscheidung über das Rechtsmittel negativ ist und keine Beschwerde eingelegt wurde oder iii) die Entscheidung über die Beschwerde negativ ist oder die Beschwerde zurückgenommen wird. Die Validierung findet auf dem Weg zur Kasse statt, bevor die gewünschte Zahlungsart ausgewählt wird.

d) Verfahren zur Vorbereitung einer Zahlung per Banküberweisung

27. In der Zentralen Gebührenzahlung können Sie Gebühren für mehrere Anmeldungen mit einer einzigen Banküberweisung zahlen, indem Sie zunächst einen Auftrag für die Zahlung der ausgewählten Gebühren erteilen und dann wie nachstehend beschrieben verfahren. Die im Auftrag ausgewählten und gebündelten Gebühren werden dann mit einer eindeutig zuordenbaren Zahlungsreferenz verknüpft, die es dem EPA ermöglicht, die eingegangene Zahlung automatisch den relevanten ausgewählten Anmeldungen, Patenten und Gebühren zuzuordnen.

28. Wenn Sie, nachdem Sie zur Kasse gegangen sind, als Zahlungsart Banküberweisung auswählen und Ihren Zahlungsauftrag bestätigen, wird eine Auftragsnummer generiert und zusammen mit der Auftragsübersicht angezeigt. Sie erhalten eine (ausdruckbare) Auftragsbestätigung mit einer Zahlungsreferenz aus Auftragsnummer, Prüfzahl und einem Präfix. Die Zahlungsreferenz erlaubt es dem EPA, die Zahlung den Gebühren zuzuordnen, die Sie im Schritt Gruppe und Gebühren wählen für eine oder mehrere Anmeldungen oder für ein oder mehrere Patente ausgewählt haben. Deswegen ist es wichtig, dass die in der Bestätigung angegebene Zahlungsreferenz korrekt in den Verwendungszweck der Banküberweisung übernommen wird. Die Bestätigung enthält das Auftragsdatum, die Gesamtsumme der ausgewählten Gebühren, den Namen des Auftragserteilers, die Anmeldenummern der betreffenden Patentanmeldungen und Patente, eine Liste aller einzelnen ausgewählten Gebühren und den Auftragsstatus. Der Auftragsstatus lautet so lange Eingereicht, bis die Zahlung auf dem Bankkonto des EPA eingegangen ist.9 Nach Zahlungseingang ändert sich der Auftragsstatus automatisch in Bezahlt, und Sie können über die Funktion "Zahlungsverlauf" eine Zahlungsbestätigung herunterladen. Sobald die Zahlungsbestätigung vorliegt, können Sie sicher sein, dass Ihre Zahlung beim EPA eingegangen ist. Sie können die Zahlungsbestätigung gegenüber Dritten wie z. B. Steuerbehörden als Zahlungsbeleg verwenden.

29. Jede Zahlungsreferenz kann nur einmal genutzt werden und bleibt nach der Auftragsbestätigung zwei Monate lang gültig. Kann dem Auftrag innerhalb dieses Zeitraums kein Zahlungseingang zugeordnet werden, wird er automatisch storniert. Nutzer können ihre Zahlungsaufträge nicht stornieren. Der Auftragsstatus im Zahlungsverlauf wird aktualisiert und in Storniert geändert. Zahlungseingänge für stornierte Aufträge und Überweisungen mit fehlender oder fehlerhafter Zahlungsreferenz können nicht automatisch zugeordnet werden und müssen deshalb vom EPA manuell bearbeitet werden. Die manuelle Bearbeitung verlangsamt die Zahlungsabwicklung, was zu Verzögerungen im Patenterteilungsverfahren führen kann. Ihnen wird daher dringend empfohlen, Ihre Banküberweisungen so bald wie möglich nach Bestätigung des Auftrags zu tätigen.

30. Deckt die auf dem Bankkonto des EPA eingehende Zahlung nicht den vollen Betrag der im Auftrag ausgewählten Gebühren ab, so werden die Gebühren in aufsteigender Reihenfolge der Anmeldenummern (PCT vor EP) und in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes verbucht, bis der überwiesene Betrag aufgebraucht ist. Aus der Zahlungsbestätigung ist ersichtlich, welche Gebühren gezahlt wurden und welche aufgrund des zu geringen Zahlungseingangs nicht oder nur teilweise gezahlt wurden. Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Zahlungsabgleichs müssen Sie, wenn ein unbeabsichtigter Fehlbetrag entstanden und in der Zahlungsbestätigung ausgewiesen ist, einen neuen Auftrag einreichen. Dasselbe gilt, wenn sich die Zahl der Gebühren, die entrichtet werden sollen, nach dem Absenden des Auftrags ändert. In diesem Fall müssen Sie für zusätzliche Gebühren, die im ersten Auftrag nicht enthalten waren, einen neuen Auftrag einreichen.

31. Diese Mitteilung tritt am 10. September 2022 in Kraft und ersetzt die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 13. Juli 2021 über die Zentrale Gebührenzahlung (ABl. EPA 2021, A61) und die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 2. März 2022 über die Erweiterung der Funktionen der Zentralen Gebührenzahlung (ABl. EPA 2022, A25).