Artikel 130

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Gebühren

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 23. November 2020 über Verbesserungen des Online-Dienstes für die Gebührenzahlung per Kreditkarte und die Einführung einer neuen Funktion zur Vereinfachung von Zahlungen per Banküberweisung

1. Das EPA wird seinen Online-Dienst für die Gebührenzahlung per Kreditkarte ab 14. Dezember 2020 um neue Funktionen erweitern. Hinzukommen wird außerdem eine neue Funktion, die Zahlungen per Banküberweisung vereinfacht.

2. Die Verbesserungen sind ein wichtiger Schritt hin zu dem Ziel, den Nutzern einen zentralen Dienst für die Entrichtung von Gebühren bereitzustellen, der Zahlungen vereinfacht und alle vor dem EPA zugelassenen Zahlungswege, die Einlösung von Rückerstattungen sowie die Verwaltung laufender Konten abdeckt. Dieser zentrale Dienst wird sowohl das Verfahren für die Entrichtung von Gebühren auf Nutzerseite als auch deren Bearbeitung auf EPA-Seite deutlich vereinfachen, weil er die Bearbeitungszeiten verkürzt und mehr Flexibilität zulässt. Das EPA wird die Nutzer rechtzeitig unterrichten, bevor der zentrale Zahlungsdienst implementiert wird.

3. In der vorliegenden Mitteilung werden die neuen Funktionen erläutert, um die der bestehende Dienst für die Gebührenzahlung per Kreditkarte erweitert wird. Dazu zählen eine Übersicht über die für eine bestimmte Anmeldung fälligen Gebühren (die den Nutzern helfen soll, die Gebühren auszuwählen und sie korrekt und fristgerecht zu zahlen), eine Validierungsfunktion für die ausgewählten Gebühren (die verhindern soll, dass die Nutzer fehlerhafte oder nicht fällige Zahlungen leisten und das EPA dann Rückerstattungen vornehmen muss) sowie die Möglichkeit, Sammelzahlungen als CSV- oder XML-Datei hochzuladen.

4. Erläutert wird in der vorliegenden Mitteilung auch die neue Funktion zur Vereinfachung von Zahlungen per Banküberweisung. Diese bietet erhebliche Vorteile gegenüber dem derzeitigen Verfahren für die Zahlung per Banküberweisung. So können für mehrere Anmeldungen Gebühren ausgewählt und dann mit einer einzigen Banküberweisung gezahlt werden. Die Nutzer können damit rechnen, dass der Zahlungsabgleich automatisch und damit schneller erfolgt und dass beim Eingang ihrer Zahlung auf dem EPA-Bankkonto eine sofortige Zahlungsbestätigung im Zahlungsverlauf aufscheint. Da die Auswahl der Gebühren im Zahlungsdienst und ihre tatsächliche Entrichtung per Banküberweisung zwei voneinander getrennte Schritte sind, können sie von verschiedenen Personen vorgenommen werden (z. B. vom Vertreter und vom Anmelder), was mehr Flexibilität bietet.

I. Zugangsvoraussetzungen und Nutzungsbedingungen

5. Die Zugangsvoraussetzungen des Dienstes haben sich nicht geändert. Nutzer müssen sich lediglich mit einem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und einem Passwort registrieren, um auf den Dienst zugreifen zu können. Eine weitere Authentifizierung ist nicht erforderlich.

II. Neue Funktionen

6. Nach der Wahl des Verfahrens (EP, PCT oder, sobald verfügbar, UP) und der Eingabe des Aktenzeichens der betreffenden Anmeldung oder des betreffenden Patents1 können die Nutzer die Gebühren auswählen, die sie zahlen wollen. Sammelzahlungen für mehrere Anmeldungen können vorgenommen werden, indem eine CSV- oder XML-Datei hochgeladen wird. Die Zahlungsart – per Kreditkarte oder per Banküberweisung – wird im letzten Schritt ausgewählt, wenn der Nutzer zur Kasse geht.2

7. Die neuen Funktionen des Dienstes sind in den nachstehenden Abschnitten a bis c beschrieben. Das Verfahren für die Zahlung per Banküberweisung ist im Abschnitt d beschrieben.

a) Überblick über Verfahrensgebühren (neue Gebührengruppe FÄLLIGE GEBÜHREN)

8. Den Erwartungen der Nutzer entsprechend werden standardmäßig die Verfahrensgebühren angezeigt, die laut Akte für die ausgewählte Patentanmeldung oder das ausgewählte Patent fällig sind. In der Auswahlliste der Gebührengruppen ist diese neue Gebührengruppe unter FÄLLIGE GEBÜHREN zu finden.

9. Für diese Gebührengruppe werden dann folgende Angaben angezeigt: der Gebührencode,3 eine Gebührenbeschreibung, der Gebührenbetrag sowie der Fälligkeitstag. Das als Fälligkeitstag angegebene Datum entspricht dem letzten Tag der Zahlungsfrist.4 Für bestimmte Gebühren wie die Prüfungsgebühr (Gebührencode 006) oder die Benennungsgebühr (Gebührencode 005) wird kein Fälligkeitstag angezeigt, es sei denn, das fristauslösende Ereignis hat bereits stattgefunden. Folgende Gebühren werden in der Gebührengruppe FÄLLIGE GEBÜHREN nicht angezeigt und müssen daher über die jeweilige Gebührengruppe ausgewählt werden:

• 010 Einspruchsgebühr
• 011 Beschwerdegebühr
• 014 Umwandlungsgebühr
• 017 Antragsgebühr für eine Entscheidung über die Kostenfestsetzung durch die Einspruchsabteilung (Regel 88 (3) EPÜ)
• 018 Beweissicherungsgebühr
• 022 Eintragung eines Rechtsübergangs
• 023 Eintragung oder Löschung von Lizenzen und anderen Rechten
• 030 Auskunftserteilung aus den Akten
• 060 Gebühr für ein technisches Gutachten

10. Die Gebührenbeträge werden auf der Grundlage der Informationen in der Akte berechnet. Volle Flexibilität wird dadurch gewährleistet, dass die Nutzer den angezeigten Betrag über die Schaltfläche Bearbeiten ändern können. Diese Funktion kann beispielsweise genutzt werden, wenn der Nutzer bei einer Feststellung mangelnder Einheitlichkeit nicht alle zusätzlichen Recherchengebühren entrichten will. Für die Richtigkeit der bearbeiteten Gebührenbeträge ist der Nutzer verantwortlich.

b) Sammelzahlungen

11. Anstatt einzelne Gebühren für die Zahlung auszuwählen, können die Nutzer Gebührendateien für sogenannte Sammelzahlungen hochladen, indem sie im Auswahlmenü Gebührenzahlung auf Gebührendatei hochladen klicken. Diese können im XML-Format oder als CSV-Datei hochgeladen werden. Über die Schaltfläche Gebührenzahlung fortsetzen können auch nach dem Hochladen noch die Gebührenbeträge bearbeitet oder weitere Einzelzahlungen hinzugefügt werden.

c) Validierungsfunktion

12. Der Zahlungsdienst wurde um eine neue Validierungsfunktion erweitert, die in einer Sammelzahlung enthaltene oder einzeln ausgewählte Gebühren auf dem Weg zur Kasse automatisch zurückweist, wenn damit Gebühren doppelt gezahlt würden oder es sich um Jahresgebühren (und Zuschlagsgebühren) für "endgültig abgeschlossene" Anmeldungen oder Patente oder um Gebühren für diesbezügliche Rechtsübergänge handelt. Zurückgewiesen werden auch Jahresgebühren, die vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag (Regel 51 (1) EPÜ) entrichtet werden. Als endgültig abgeschlossen gilt eine Patentanmeldung, wenn i) sie zurückgenommen wird, als endgültig zurückgenommen gilt oder endgültig zurückgewiesen wird und kein Rechtsmittel eingelegt wurde, mit Ausnahme eines Antrags auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, ii) die Entscheidung über das Rechtsmittel negativ ist und keine Beschwerde eingelegt wurde oder iii) die Entscheidung über die Beschwerde negativ ist oder die Beschwerde zurückgenommen wird. Die Validierung erfolgt, wenn der Nutzer zur Kasse geht und bevor er eine Zahlungsart auswählt.

d) Verfahren zur Vorbereitung einer Zahlung per Banküberweisung

13. Bislang mussten die Nutzer für jede Anmeldung eine separate Banküberweisung tätigen und im Verwendungszweck der Überweisung den bzw. die Gebührencodes angeben. Nun können sie Gebühren für mehrere Anmeldungen mit einer einzigen Banküberweisung zahlen, indem sie zunächst einen Auftrag für die Zahlung der ausgewählten Gebühren erteilen und dann wie nachstehend beschrieben verfahren. Durch die Verknüpfung der ausgewählten und gebündelten Gebühren mit einer eindeutig zuordenbaren Zahlungsreferenz kann die beim EPA eingegangene Zahlung automatisch den vom Nutzer bestimmten Anmeldungen, Patenten und Gebühren zugeordnet werden.

14. Wenn der Nutzer, nachdem er zur Kasse gegangen ist, als Zahlungsart Banküberweisung auswählt und seinen Zahlungsauftrag bestätigt, wird eine Auftragsnummer generiert und zusammen mit der Auftragsübersicht angezeigt. Der Nutzer erhält dann eine (ausdruckbare) Auftragsbestätigung. In dieser ist die – aus Auftragsnummer, Prüfzahl und einem Präfix bestehende – Zahlungsreferenz für die Banküberweisung angegeben. Die Zahlungsreferenz erlaubt es dem EPA, die Zahlung den Gebühren zuzuordnen, die im Schritt Gruppe und Gebühren wählen für eine oder mehrere Anmeldungen oder für ein oder mehrere Patente ausgewählt wurden. Deswegen ist es wichtig, dass die in der Bestätigung angegebene Zahlungsreferenz korrekt in den Verwendungszweck der Banküberweisung übernommen wird. Die Bestätigung enthält das Auftragsdatum, die Gesamtsumme der ausgewählten Gebühren, den Namen des Auftragserteilers, die Nummern der betreffenden Patentanmeldungen und Patente, eine Liste aller einzelnen ausgewählten Gebühren und den Auftragsstatus. Der Auftragsstatus lautet so lange Eingereicht, bis die Zahlung auf dem Bankkonto des EPA eingegangen ist.5 Nach Zahlungseingang ändert sich der Auftragsstatus automatisch in Bezahlt, und der Nutzer kann über die Funktion Meine Zahlungsaufträge eine Zahlungsbestätigung herunterladen. Sobald die Zahlungsbestätigung vorliegt, kann sich der Nutzer sicher sein, dass seine Zahlung beim EPA eingegangen ist. Außerdem kann sie gegenüber Dritten wie z. B. Steuerbehörden als Zahlungsbeleg verwendet werden.

15. Jede Zahlungsreferenz kann nur einmal genutzt werden und bleibt nach der Auftragsbestätigung zwei Monate lang gültig. Kann dem Auftrag innerhalb dieses Zeitraums kein Zahlungseingang zugeordnet werden, wird er automatisch storniert. Nutzer können ihre Zahlungsaufträge nicht stornieren. Der Auftragsstatus im Zahlungsverlauf wird aktualisiert und in Storniert geändert. Zahlungseingänge für stornierte Aufträge und Überweisungen mit fehlender oder fehlerhafter Zahlungsreferenz können nicht automatisch zugeordnet werden und müssen vom EPA manuell bearbeitet werden. Dadurch verlängert sich die Bearbeitungsdauer, was zu Verzögerungen im Patenterteilungsverfahren führen kann. Den Nutzern wird daher dringend empfohlen, ihre Banküberweisungen so bald wie möglich nach Bestätigung des Auftrags zu tätigen.

16. Deckt die auf dem Bankkonto des EPA eingehende Zahlung nicht den vollen Betrag der im Auftrag ausgewählten Gebühren ab, so werden die Gebühren in aufsteigender Reihenfolge der Anmeldenummern (PCT vor EP) und in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes verbucht, bis der überwiesene Betrag aufgebraucht ist. Aus der Zahlungsbestätigung ist ersichtlich, welche Gebühren gezahlt wurden und welche aufgrund des zu geringen Zahlungseingangs nicht oder nur teilweise gezahlt wurden. Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Zahlungsabgleichs müssen die Nutzer, wenn ein unbeabsichtigter Fehlbetrag entstanden und in der Zahlungsbestätigung ausgewiesen ist, einen neuen Auftrag einreichen. Dasselbe gilt, wenn sich die Zahl der Gebühren, die entrichtet werden sollen, nach dem Absenden des Auftrags ändert. In diesem Fall müssen die Nutzer für zusätzliche Gebühren, die im ersten Auftrag nicht enthalten waren, einen neuen Auftrag einreichen.

17. Diese Mitteilung tritt am 14. Dezember 2020 in Kraft und ersetzt die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 23. Oktober 2017 über die Zahlung von Gebühren per Banküberweisung (ABl. EPA 2017, A100).