Artikel 61

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Gebühren

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 13. Juli 2021 über die Zentrale Gebührenzahlung

Mit Wirkung vom 11. September 2021 nimmt das EPA in den zentralen Dienst für die vereinfachte Entrichtung von Gebühren und die Einlösung von Rückerstattungen – die Zentrale Gebührenzahlung – eine Funktion zur Gebührenzahlung über das laufende Konto auf.

1. In einer Amtsblattmitteilung vom 23. November 2020 (ABl. EPA 2020, A130) informierte das EPA die Nutzer über Verbesserungen der Online-Dienste für die Gebührenzahlung per Kreditkarte und über eine neue Funktion, die Zahlungen per Banküberweisung vereinfacht. Diese Entwicklungen waren wichtige Schritte auf dem Weg zu einem zentralen Dienst für die Entrichtung von Gebühren und die Einlösung von Rückerstattungen.

2. Ab 11. September 2021 wird der zentrale Dienst dahin gehend erweitert, dass Nutzer Gebühren darüber hinaus auch über das laufende Konto zahlen können. Dieser neue Dienst wird als Zentrale Gebührenzahlung bezeichnet und stellt einen Meilenstein auf dem Weg zu einem zentralisierten Zahlungsdienst dar. Ab dem genannten Datum bietet die Zentrale Gebührenzahlung den Nutzern einen einheitlichen Zugang, der ihnen über das gesamte Patenterteilungsverfahren hinweg und auf allen zulässigen Zahlungswegen die Entrichtung von Gebühren und die Einlösung von Rückerstattungen ermöglicht.

3. Alle Funktionen der Online-Gebührenzahlung (OFP) zu migrieren, ist ein gewaltiges Vorhaben, das phasenweise angegangen werden muss, um einen reibungslosen Übergang zu dem neuen Dienst zu gewährleisten und Störungen für die Nutzer zu vermeiden. Die letzten OFP-Funktionen – darunter diejenigen zur Verwaltung der laufenden Konten – werden im Laufe des Jahres 2022 migriert. Bis alles vollständig migriert wurde, können die Nutzer weiterhin Abbuchungsaufträge über die Online-Gebührenzahlung einreichen. Da die Online-Gebührenzahlung bald danach eingestellt wird, empfiehlt das EPA den Nutzern jedoch dringend, sich mit der Zentralen Gebührenzahlung vertraut zu machen und sie möglichst bald zu verwenden.

4. Diese Mitteilung soll als Referenztext für die mit der Zentralen Gebührenzahlung bereitgestellten Funktionen dienen. Zu diesem Zweck wird der Inhalt von ABl. EPA 2020, A130, soweit er für die Nutzer noch relevant ist, hier repliziert. Darüber hinaus wird hier die neue Funktion erklärt, die Zahlungen über das laufende Konto ermöglicht. Sobald die übrigen Funktionen zur Verwaltung von laufenden Konten 2022 umgesetzt sind, werden auch diese in einer aktualisierten Fassung dieser Mitteilung behandelt.

I. Zugang zur Zentralen Gebührenzahlung und Nutzungsbedingungen

5. Die Zentrale Gebührenzahlung kann entweder über eine einfache Registrierung mit Benutzername (E-Mail-Adresse) und Passwort oder über eine EPA-Smartcard aufgerufen werden. Wer jedoch die neue Funktion nutzen möchte, um Zahlungen über das laufende Konto vorzunehmen, muss die Zentrale Gebührenzahlung mit der EPA-Smartcard aufrufen, weil nur dann die Option für die Zahlung über das laufende Konto auf dem Weg zur Kasse verfügbar sein wird.

II. Merkmale und Funktionen der Zentralen Gebührenzahlung

6. Nach der Wahl des Verfahrens (PCT, EPÜ oder, sobald verfügbar, UP) und der Eingabe des Aktenzeichens der betreffenden Anmeldung oder des betreffenden Patents können die Nutzer die Gebühren auswählen, die sie zahlen wollen. Sammelzahlungen für mehrere Anmeldungen können vorgenommen werden, indem eine CSV- oder XML-Datei hochgeladen wird. Die Zahlungsart – per Kreditkarte, per Banküberweisung oder über das laufende Konto – kann im letzten Schritt ausgewählt werden, wenn der Nutzer zur Kasse geht.1 Die Option, über das laufende Konto zu zahlen, steht nur zur Auswahl, wenn die Zentrale Gebührenzahlung mit einer EPA-Smartcard aufgerufen wird.

7. Die neue Funktion der Zentralen Gebührenzahlung für die Zahlung von Gebühren über das laufende Konto wird nachstehend im Abschnitt a erläutert. Eine Beschreibung der speziellen Merkmale dieses Dienstes folgt in den Abschnitten b bis d. Das Verfahren für die Zahlung per Banküberweisung ist im Abschnitt e beschrieben.

a) Zahlungen über ein laufendes Konto

8. Da die Migration sämtlicher Funktionen der Online-Gebührenzahlung in zwei Phasen erfolgt (siehe Nr. 3), können die Nutzer anfangs nur Abbuchungsaufträge für einzelne Gebühren zu einer oder mehreren Anmeldungen erteilen, d. h. einen Einzel- oder einen Sammelabbuchungsauftrag. Die Möglichkeit, Abbuchungsaufträge mit späterem Ausführungstermin sowie automatische Abbuchungsaufträge zu erteilen, wird 2022 in der zweiten Phase der Migration hinzukommen.

9. Wenn der Nutzer, nachdem er zur Kasse gegangen ist, als Zahlungsart "Abbuchung vom laufenden Konto" angibt (siehe Nr. 6), wird er aufgefordert, das laufende Konto auszuwählen, von dem die Gebühren abgebucht werden sollen. Alle laufenden Konten, die mit der für den Zugang zur Zentralen Gebührenzahlung verwendeten EPA-Smartcard verknüpft sind, werden in einem Auswahlmenü angezeigt und können vom Nutzer ausgewählt werden.

10. Sobald ein Abbuchungsauftrag erteilt wird, d. h. wenn der Auftrag bestätigt wird, steht eine ausdruckbare Auftragsbestätigung im Zahlungsverlauf zur Verfügung. Sofern an dem Tag, an dem der Auftrag über die Zentrale Gebührenzahlung eingereicht wird, eine ausreichende Deckung auf dem gewählten laufenden Konto vorhanden ist, gilt die Zahlung als an diesem Tag erfolgt. Reicht das Guthaben auf dem Konto an diesem Tag nicht aus, so bucht das EPA die Gebühren ab, wie in Punkt 5.2.2 der Vorschriften über das laufende Konto (VLK) beschrieben. Sofern auf dem laufenden Konto ausreichende Deckung zur Abbuchung aller Gebühren vorhanden ist, wird eine ausdruckbare Zahlungsbestätigung im Zahlungsverlauf zur Verfügung gestellt, und gleichzeitig wird der Abbuchungsauftrag als gebuchte Transaktion in der Online-Gebührenzahlung sichtbar. Ist auf dem laufenden Konto keine ausreichende Deckung vorhanden, wird die ausdruckbare Zahlungsbestätigung zur Verfügung gestellt, sobald das Konto so aufgefüllt wurde, dass alle Gebühren in dem eingereichten Auftrag abgedeckt sind.

b) Überblick über Verfahrensgebühren (Gebührengruppe FÄLLIGE GEBÜHREN)

11. In der Zentralen Gebührenzahlung werden standardmäßig die Verfahrensgebühren angezeigt, die laut Akte für die ausgewählte Patentanmeldung oder das ausgewählte Patent fällig sind. Im Auswahlmenü der Gebührengruppen ist diese Gebührengruppe unter FÄLLIGE GEBÜHREN zu finden.

12. Für diese Gebührengruppe werden dann folgende Angaben angezeigt: der Gebührencode2, eine Gebührenbeschreibung, der Gebührenbetrag sowie der Fälligkeitstag. Das als Fälligkeitstag angegebene Datum entspricht dem letzten Tag der Zahlungsfrist.3 Für bestimmte Gebühren wie die Prüfungsgebühr (Gebührencode 006) oder die Benennungsgebühr (Gebührencode 005) wird kein Fälligkeitstag angezeigt, es sei denn, das fristauslösende Ereignis hat bereits stattgefunden. Folgende Gebühren werden in der Gebührengruppe FÄLLIGE GEBÜHREN nicht angezeigt und müssen daher über die jeweilige Gebührengruppe ausgewählt werden:

• 010 Einspruchsgebühr
• 011 Beschwerdegebühr
• 014 Umwandlungsgebühr
• 017 Antragsgebühr für eine Entscheidung über die Kostenfestsetzung durch die Einspruchsabteilung (Regel 88 (3) EPÜ)
• 018 Beweissicherungsgebühr
• 022 Eintragung eines Rechtsübergangs
• 023 Eintragung oder Löschung von Lizenzen und anderen Rechten
• 030 Auskunftserteilung aus den Akten
• 060 Gebühr für ein technisches Gutachten

13. Die Gebührenbeträge werden auf der Grundlage der Informationen in der Akte berechnet. Die Nutzer können den angezeigten Betrag über die Schaltfläche Bearbeiten ändern. Diese Funktion kann beispielsweise genutzt werden, wenn der Nutzer bei einer Feststellung mangelnder Einheitlichkeit nicht alle zusätzlichen Recherchengebühren entrichten will. Für die Richtigkeit der bearbeiteten Gebührenbeträge ist der Nutzer verantwortlich.

c) Sammelzahlungen

14. Anstatt einzelne Gebühren für die Zahlung auszuwählen, können die Nutzer der Zentralen Gebührenzahlung Gebührendateien für sogenannte Sammelzahlungen hochladen, indem sie im Auswahlmenü Gebührenzahlung auf Gebührendatei hochladen klicken. Diese können im XML-Format oder als CSV-Datei hochgeladen werden. Über die Schaltfläche Gebührenzahlung fortsetzen können auch nach dem Hochladen noch die Gebührenbeträge bearbeitet oder weitere Einzelzahlungen hinzugefügt werden.

d) Validierungsfunktion

15. Die Zentrale Gebührenzahlung umfasst eine Validierungsfunktion, die in einer Sammelzahlung enthaltene oder einzeln ausgewählte Gebühren auf dem Weg zur Kasse automatisch zurückweist, wenn damit Gebühren doppelt gezahlt würden oder es sich um Jahresgebühren (und Zuschlagsgebühren) für "endgültig abgeschlossene" Anmeldungen oder Patente oder um Gebühren für diesbezügliche Rechtsübergänge handelt. Zurückgewiesen werden auch Jahresgebühren, die vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag (Regel 51 (1) EPÜ) entrichtet werden. Als endgültig abgeschlossen gilt eine Patentanmeldung, wenn i) sie zurückgenommen wird, als endgültig zurückgenommen gilt oder endgültig zurückgewiesen wird und kein Rechtsmittel eingelegt wurde, mit Ausnahme eines Antrags auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, ii) die Entscheidung über das Rechtsmittel negativ ist und keine Beschwerde eingelegt wurde oder iii) die Entscheidung über die Beschwerde negativ ist oder die Beschwerde zurückgenommen wird. Die Validierung erfolgt, wenn der Nutzer zur Kasse geht und bevor er eine Zahlungsart auswählt.

e) Verfahren zur Vorbereitung einer Zahlung per Banküberweisung

16. Früher mussten die Nutzer für jede Anmeldung eine separate Banküberweisung tätigen und im Verwendungszweck der Überweisung den bzw. die Gebührencodes angeben. Wer die Zentrale Gebührenzahlung nutzt, kann Gebühren für mehrere Anmeldungen mit einer einzigen Banküberweisung zahlen, indem zunächst ein Auftrag für die Zahlung der ausgewählten Gebühren erteilt und dann wie nachstehend beschrieben verfahren wird. Durch die Verknüpfung der ausgewählten und gebündelten Gebühren mit einer eindeutig zuordenbaren Zahlungsreferenz kann die beim EPA eingegangene Zahlung automatisch den vom Nutzer bestimmten Anmeldungen, Patenten und Gebühren zugeordnet werden.

17. Wenn der Nutzer, nachdem er zur Kasse gegangen ist, als Zahlungsart Banküberweisung auswählt und seinen Zahlungsauftrag bestätigt, wird eine Auftragsnummer generiert und zusammen mit der Auftragsübersicht angezeigt. Der Nutzer erhält dann eine (ausdruckbare) Auftragsbestätigung. In dieser ist die – aus Auftragsnummer, Prüfzahl und einem Präfix bestehende – Zahlungsreferenz für die Banküberweisung angegeben. Die Zahlungsreferenz erlaubt es dem EPA, die Zahlung den Gebühren zuzuordnen, die im Schritt Gruppe und Gebühren wählen für eine oder mehrere Anmeldungen oder für ein oder mehrere Patente ausgewählt wurden. Deswegen ist es wichtig, dass die in der Bestätigung angegebene Zahlungsreferenz korrekt in den Verwendungszweck der Banküberweisung übernommen wird. Die Bestätigung enthält das Auftragsdatum, die Gesamtsumme der ausgewählten Gebühren, den Namen des Auftragserteilers, die Nummern der betreffenden Patentanmeldungen und Patente, eine Liste aller einzelnen ausgewählten Gebühren und den Auftragsstatus. Der Auftragsstatus lautet so lange Eingereicht, bis die Zahlung auf dem Bankkonto des EPA eingegangen ist.4 Nach Zahlungseingang ändert sich der Auftragsstatus automatisch in Bezahlt, und der Nutzer kann über die Funktion "Zahlungsverlauf" eine Zahlungsbestätigung herunterladen. Sobald die Zahlungsbestätigung vorliegt, kann sich der Nutzer sicher sein, dass seine Zahlung beim EPA eingegangen ist. Außerdem kann sie gegenüber Dritten wie z. B. Steuerbehörden als Zahlungsbeleg verwendet werden.

18. Jede Zahlungsreferenz kann nur einmal genutzt werden und bleibt nach der Auftragsbestätigung zwei Monate lang gültig. Kann dem Auftrag innerhalb dieses Zeitraums kein Zahlungseingang zugeordnet werden, wird er automatisch storniert. Nutzer können ihre Zahlungsaufträge nicht stornieren. Der Auftragsstatus im Zahlungsverlauf wird aktualisiert und in Storniert geändert. Zahlungseingänge für stornierte Aufträge und Überweisungen mit fehlender oder fehlerhafter Zahlungsreferenz können nicht automatisch zugeordnet werden und müssen vom EPA manuell bearbeitet werden. Dadurch verlängert sich die Bearbeitungsdauer, was zu Verzögerungen im Patenterteilungsverfahren führen kann. Den Nutzern wird daher dringend empfohlen, ihre Banküberweisungen so bald wie möglich nach Bestätigung des Auftrags zu tätigen.

19. Deckt die auf dem Bankkonto des EPA eingehende Zahlung nicht den vollen Betrag der im Auftrag ausgewählten Gebühren ab, so werden die Gebühren in aufsteigender Reihenfolge der Anmeldenummern (PCT vor EP) und in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes verbucht, bis der überwiesene Betrag aufgebraucht ist. Aus der Zahlungsbestätigung ist ersichtlich, welche Gebühren gezahlt wurden und welche aufgrund des zu geringen Zahlungseingangs nicht oder nur teilweise gezahlt wurden. Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Zahlungsabgleichs müssen die Nutzer, wenn ein unbeabsichtigter Fehlbetrag entstanden und in der Zahlungsbestätigung ausgewiesen ist, einen neuen Auftrag einreichen. Dasselbe gilt, wenn sich die Zahl der Gebühren, die entrichtet werden sollen, nach dem Absenden des Auftrags ändert. In diesem Fall müssen die Nutzer für zusätzliche Gebühren, die im ersten Auftrag nicht enthalten waren, einen neuen Auftrag einreichen.

20. Diese Mitteilung tritt am 11. September 2021 in Kraft und ersetzt die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 23. November 2020 über Verbesserungen des Online-Dienstes für die Gebührenzahlung per Kreditkarte und die Einführung einer neuen Funktion zur Vereinfachung von Zahlungen per Banküberweisung (ABl. EPA 2020, A130).