6. Right to be heard in opposition proceedings

Catchword:

1. An opposition division's rejection of a request for extension of the time limit indicated in its communication under Rule 79(1) EPC does not terminate the opposition proceedings. Therefore, a patent proprietor is in a position to respond to the notice of opposition beyond the expired time limit or, at least, request the rejection of the opposition as well as oral proceedings. The patent proprietor must anticipate that an opposition division may issue its decision after expiration of the time limit (see Reasons 4.5, 4.6 and 4.9).

2. There is no legal basis for a duty on the part of the opposition division to notify the patent proprietor in advance of its intention to reach a decision, even if that decision concerns the revocation of the patent (see Reasons 4.8, 4.10 and 4.11).

3. If a patent proprietor chooses not to file any submissions during the opposition proceedings but to present them only with its statement of grounds of appeal, this amounts to bringing an entirely fresh case in appeal proceedings. This is at odds with the primary object of the appeal proceedings to review the decision under appeal in a judicial manner. Consequently, a board has the discretion under Article 12(4) RPBA 2007 not to admit the patent proprietor's defence submissions into the appeal proceedings. This does, however, not necessarily lead to revocation of the patent. The decision under appeal is still to be reviewed by the board, which might overturn the impugned decision, for example if it is not convinced by the reasons given by the opposition division or in the event of a substantial procedural violation (see Reasons 5.5 and 5.6).

Abstract

In T 2274/22 war ein Mitglied der Öffentlichkeit von Einsprechenden-Seite (Herr T.) vor Eröffnung der mündlichen Verhandlung unbeabsichtigt dem virtuellen Dolmetscher-Besprechungsraum zugeordnet worden, wo er mehr als 10 Minuten mithörte, bevor er die anderen Besprechungsteilnehmer darüber in Kenntnis setzte und ausgeschlossen wurde. Während dieser Zeit kommunizierte Herr T. dem zugelassenen Vertreter der Einsprechenden und seinem Kollegen Details aus dem mitgehörten Inhalt der Vorbesprechung. Kurz nach Eröffnung der mündlichen Verhandlung legte der Vertreter der Einsprechenden den obigen Vorfall offen. Die Patentinhaberin befürchtete eine Benachteiligung und sprach dabei eine Neubesetzung der Einspruchsabteilung an. Die Einsprechende stellte daraufhin mit einem Kurzprotokoll die erhaltenen Informationen schriftlich zur Verfügung. Die Patentinhaberin war der Auffassung, diese gingen entgegen der Aussage des Vorsitzenden über den Inhalt des Ladungszusatzes hinaus, und beantragte schriftlich die Ablehnung der Einspruchsabteilung wegen Besorgnis der Befangenheit.

Zur Frage, ob ein schwerwiegender Verfahrensfehler im Vorfeld der mündlichen Verhandlung begangen wurde, erläuterte die Kammer, die Anwesenheit einer Partei in einer Vorbesprechung zwischen einem oder mehreren Mitgliedern einer Einspruchsabteilung und den Dolmetschern stelle grundsätzlich einen Verfahrensfehler dar, unabhängig davon, ob dieser durch einen technischen oder menschlichen Fehler verursacht geworden sei. Ein solcher Verfahrensfehler müsse aber nicht zwangsläufig in einen schwerwiegenden münden. Vielmehr könne er dadurch geheilt werden, dass die abwesende Partei vor Eröffnung der sachlichen Debatte auf den gleichen Kenntnisstand wie die anwesende gebracht werde.

Nach Ansicht der Kammer konnte allein die Anwesenheit von Herrn T. beim Dolmetscher-Briefing auch keine Besorgnis der Befangenheit der Einspruchsabteilung begründen. Denn, da die Zuschaltung eines Parteivertreters in den virtuellen Besprechungsraum vorliegend unstreitig versehentlich erfolgt sei, und die Einspruchsabteilung sie umgehend beendet habe, sobald sie ihrer gewahr wurde, bestehe objektiv kein Verdacht, die Einspruchsabteilung habe hier willentlich für eine Bevorzugung der Einsprechenden gesorgt oder diese billigend in Kauf genommen. Jedoch sei die Tatsache, dass die Einspruchsabteilung den Vorfall nicht von sich aus angesprochen und der Patentinhaberin mitgeteilt habe, dazu geeignet, bei der Patentinhaberin den Eindruck einer Parteilichkeit zu erwecken. Dass die Einspruchsabteilung sich zudem auch nach Intervention der Einsprechenden, die ausdrücklich auf einen möglichen Verfahrensfehler hingewiesen hatte, nicht aktiv an der Aufklärung des Vorfalls beteiligte, sondern den Vorschlag der Einsprechenden, eine schriftliche Zusammenfassung einzureichen, abwartete und diesem lediglich zustimmte, könne einen solchen Eindruck noch verstärken. Dass eine inhaltliche Auseinandersetzung der Einspruchsabteilung mit dem Kurzprotokoll ausgeblieben sei, stelle aus Sicht eines objektiven Beobachters einen weiteren Umstand dar, der zum Anschein ihrer Befangenheit beitrage.

Die Kammer rief in Erinnerung, dass Besorgnis der Befangenheit bereits dann gegeben ist, wenn objektive Anhaltspunkte dafür vorliegen, auch wenn andere Tatsachen dagegensprechen mögen. Vorliegend war nach Ansicht der Kammer eine Befangenheit der Einspruchsabteilung objektiv zu besorgen, da diese keine der aufgetretenen Gelegenheiten ergriffen hatte, die Patentinhaberin selbst über den Vorfall zu informieren und selbst zu dessen Aufklärung beizutragen. Daher hätte dem Antrag der Patentinhaberin auf Ablehnung ihrer Mitglieder analog zu Art. 24(3) EPÜ stattgegeben und die Einspruchsabteilung neu besetzt werden müssen.

Die Kammer kam zu dem Schluss, dass die angefochtene Entscheidung nicht von der Einspruchsabteilung in ihrer ursprünglichen Besetzung hätte getroffen werden dürfen. Dass dies dennoch geschah, stelle einen schwerwiegenden Verfahrensmangel dar, der zur Aufhebung der angefochtenen Entscheidung und zur Zurückverweisung des Falls an eine neu zu besetzende Einspruchsabteilung führe. Darauf wie groß der ursprüngliche Fehler war, komme es in der Regel nicht an, wenn er letztlich ursächlich für einen wesentlichen Verfahrensmangel gewesen sei. Entscheidend sei allein, dass der aus ihm resultierende Verfahrensmangel als so schwerwiegend eingestuft wird, dass er zu einer Zurückverweisung führt. Dies sei vorliegend der Fall. Die Kammer wies zuletzt darauf hin, dass wegen der räumlichen Distanz und nur mittelbaren Präsenz in einer Videokonferenz, hier ein "schlechter Eindruck" zudem schneller entstehen könne und somit auch die Schwelle sinke, ab der eine Befangenheit befürchtet werden könne. Daher seien an eine ordnungsgemäße Verhandlungsführung und insbesondere den Umgang mit technischen Pannen hohe Maßstäbe anzulegen.

Abstract

In T 1529/20 the appellant (proprietor) submitted that they had never received the decision of the opposition division revoking their patent and that they had only become aware of it and, more generally, of the opposition proceedings, through an email from a formalities officer of the EPO.

The board explained that with the abolition of advices of delivery for notification of decisions by registered letter (see OJ 2019, A31), it was the practice of the EPO at the time to enclose an acknowledgement of receipt (Form 2936) with notifications by registered letter of decisions incurring a period for appeal and summonses. Addressees were requested to date and sign the form and return it immediately, as evidence of receipt (see OJ 2019, A57).

The board established that the present file did not contain a confirmation of receipt of the decision of the opposition division from the appellant. Since the EPO could not prove whether the registered letter had reached the appellant, as required by the provisions of R. 126(2) EPC in force at the relevant time, it had to be accepted that the legal fiction of deemed notification did not apply and the appellant became aware of the appealed decision for the first time with the email from the formalities officer. This date was therefore the date of notification of the decision. Thus, the appeal was timely filed.

With regard to the right to be heard, the board held that, as argued by the appellant, the missing opportunity to present their arguments during the opposition proceedings amounted to a substantial procedural violation (Art. 113(1) EPC).

The board observed that, even in view of the notice of the EPO concerning implementation of amended R. 126(1) EPC (OJ 2019, A57) – which did not require to enclose an acknowledgement of receipt (Form 2936) with the communication of the notice of opposition – the requirements of Art. 113 EPC had to be complied with. Before a negative decision revoking a patent was issued, it had to be established that the patent proprietor had been duly informed about the initiation of opposition proceedings. The board explained that the notice of the EPO merely determined the format of notifications. However, the provisions of R. 126(2) EPC remained unaffected. R. 126(2) EPC defined a rebuttable fiction of notification, which, in case of dispute, had to be verified. The burden of proof lied with the EPO.

The board agreed with the appellant that a party submitting that something had not happened, i.e. that a communication had not been received, was in difficulties in trying to prove a negative (negativa non sunt probanda, see also T 2037/18, R 15/11, R 4/17). The filing of cogent evidence showing that a letter was not received was hardly ever possible (see also J 9/05). Therefore, the respondent's arguments that the appellant allegedly had the duty to register mail incoming at their premises but failed to provide an excerpt of such register was not pertinent, since there was no trace in the file that the EPO discharged its burden of proving delivery. Under such circumstances, the appellant did not have to bear the risks normally falling in their sphere of responsibility (T 1535/10), so that they have to be given the benefit of the doubt (J 9/05).

According to the board, in the present case legal certainty and the protection of the right to be heard would have required that the opposition division had established, by any available means, the fact and date of delivery of the communication of the notice of opposition.

The patent proprietor could decide not to react to the notice of opposition. Nevertheless, the communication under R. 79(1) EPC was not a mere formality. Rather, it had the function of allowing the patent proprietor to both contribute to the opposition division's appreciation of the facts and to defend their interests. Since the initial act of (non-)notification of the notice of opposition was flawed, the entire opposition proceedings including the decision of the opposition division was flawed.

Thus, the board set aside the appealed decision and remitted the case to the opposition division for further prosecution. The appeal fee was reimbursed.