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Vorschriften über das laufende Konto (VLK)

INHALT

1. Allgemeine Bestimmungen

2. Formvorschriften für die Eröffnung und Auflösung eines laufenden Kontos

3. Auffüllungen, Rückzahlungen vom laufenden Konto und Überweisungen zwischen laufenden Konten

4. Funktionieren des laufenden Kontos

5. Belastung des laufenden Kontos

6. Widerruf eines Abbuchungsauftrags

7. Automatisches Abbuchungsverfahren

8. Rückerstattung von Gebühren

9. Abbuchung von Jahresbeiträgen von Mitgliedern des Instituts der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter

1. Allgemeine Bestimmungen

Nach Artikel 5 (2) und 7 (2) der Gebührenordnung (GebO) stellt das EPA interessierten natürlichen oder juristischen Personen sowie Gesellschaften, die nach dem für sie maßgebenden Recht einer juristischen Person gleichgestellt sind, laufende Konten für die Entrichtung der an das EPA zu zahlenden Gebühren zur Verfügung. Die laufenden Konten werden am Sitz des EPA in München ausschließlich in Euro geführt.

2. Formvorschriften für die Eröffnung und Auflösung eines laufenden Kontos

2.1 Zur Eröffnung eines laufenden Kontos muss ein Antrag gestellt werden, in dem der künftige Kontoinhaber alle zweckdienlichen Angaben zu seiner Person, seinem Beruf und seiner Anschrift mitteilt. Zu diesem Zweck ist das Online-Antragsformblatt auf der Website des EPA unter Anmelden eines Patents -> Gebühren -> Gebührenzahlung und Rückerstattung auszufüllen und abzusenden. Änderungen der Kontaktdaten muss der Kontoinhaber dem EPA ebenfalls mithilfe des Online-Antragsformblatts mitteilen.

2.2 Das laufende Konto wird aufgelöst, wenn der Kontoinhaber oder seine Rechtsnachfolger einen schriftlichen unterzeichneten Antrag als E-Mail-Anhang an support@epo.org schicken oder das Online-Formblatt auf der Website des EPA unter Anmelden eines Patents -> Gebühren -> Gebührenzahlung und Rückerstattung ausfüllen und zusammen mit dem unterzeichneten schriftlichen Antrag einreichen. Aus dem Antrag muss hervorgehen, dass der Antragsteller und der Kontoinhaber dieselbe Person sind.

Rechtsnachfolger müssen dem EPA ihre Ansprüche mittels einer Urkunde nachweisen.

2.3 Das EPA behält sich außerdem vor, Konten, bei denen die VLK und insbesondere deren Nummer 4.1 nicht eingehalten werden, von Amts wegen aufzulösen.

2.4 Bei Auflösung des Kontos wird der Guthabensaldo durch Überweisung an den Kontoinhaber oder seine Rechtsnachfolger zurückerstattet, sobald die erforderlichen Kontodaten schriftlich mitgeteilt worden sind.

2.5 Ein laufendes Konto kann auf Antrag des ursprünglichen Kontoinhabers durch Markieren des entsprechenden Kästchens in dem unter Nummer 2.1 erwähnten Online-Antragsformblatt wieder eröffnet werden.

3. Auffüllungen, Rückzahlungen vom laufenden Konto und Überweisungen zwischen laufenden Konten

3.1 Nach Eröffnung des laufenden Kontos wird dem Kontoinhaber die Nummer des Kontos mitgeteilt. Er hat dann eine erste Zahlung zu leisten, die er entsprechend seinen Bedürfnissen und mit Rücksicht darauf bestimmt, in welchen Abständen er das Konto aufzufüllen beabsichtigt, sodass eine ausreichende Deckung des Kontos sichergestellt ist.

3.2 Zahlungen zur Auffüllung des laufenden Kontos haben auf das Bankkonto des EPA zu erfolgen.1 Im Verwendungszweck der Überweisung sind folgende Angaben zu machen: "Auffüllung" (oder kurz "Auff") oder "Deposit", gefolgt von der achtstelligen Nummer (beginnend mit 28) des betreffenden laufenden Kontos beim EPA.2 Mit Wirkung des Tages der Gutschrift auf dem Bankkonto des EPA wird der gezahlte Betrag dem laufenden Konto gutgeschrieben.

3.3 Rückzahlungen vom laufenden Konto sind aus verschiedenen Gründen möglich, wie z. B. Auflösung des laufenden Kontos oder Beendigung der Tätigkeit als zugelassener Vertreter vor dem EPA.

3.4 Rückzahlungen vom laufenden Konto können nur an den Kontoinhaber erfolgen. Dazu muss ein unterzeichneter begründeter Antrag mit allen für die Überweisung erforderlichen Angaben zur Bankverbindung eingereicht werden. Das EPA kann weitere Nachweise zur Bestätigung verlangen, dass die die Rückzahlung beantragende Person bevollmächtigt ist, im Namen des Kontoinhabers zu handeln, und dass das angegebene Bankkonto dem Inhaber des laufenden Kontos gehört.

3.5 Überweisungen zwischen laufenden Konten beim EPA sind nur möglich, wenn der Kontoinhaber dieselbe juristische oder natürliche Person ist. Dazu muss er dem EPA einen unterzeichneten Antrag vorlegen. Das EPA kann weitere Nachweise zur Bestätigung der Identität des Kontoinhabers verlangen.

3.6 Anträge gemäß den Nummern 3.4 und 3.5 sind zu stellen, indem sie als E-Mail-Anhang an support@epo.org geschickt werden oder indem das Online-Kontaktformular auf der Website des EPA unter https://forms.epo.org/service-support/contact-us/contact0-form_de.html3 ausgefüllt und zusammen mit dem unterzeichneten schriftlichen Antrag eingereicht wird.

4. Funktionieren des laufenden Kontos

4.1 Der Kontoinhaber hat dafür zu sorgen, dass auf dem Konto stets eine ausreichende Deckung vorhanden ist. Artikel 7 (1) GebO, die 10-Tage-Sicherheitsregel nach Artikel 7 (3) a) und b) zweiter Halbsatz GebO sowie Artikel 7 (4) GebO sind auf Zahlungen zur Auffüllung des laufenden Kontos entsprechend anzuwenden.

4.2 Über die Online-Gebührenzahlung können Kontoinhaber ihre offenen Abbuchungsaufträge, ihren Zahlungsplan und die Kontobewegungen einsehen, Kontoauszüge herunterladen und den Kontostand überwachen.4 Darüber hinaus erhält der Kontoinhaber nach Abschluss des Geschäftsjahres per Post eine Saldenbestätigung mit dem Abschlusssaldo des laufenden Kontos. Werden Fehler festgestellt, so muss der Kontoinhaber dies dem EPA unverzüglich mitteilen. Das EPA überprüft diese Angaben und nimmt erforderliche Korrekturen rückwirkend zum ursprünglichen maßgebenden Zahlungstag vor.

4.3 Ein laufendes Konto, dessen Saldo gleich Null ist und für das in den vergangenen vier Jahren keine Kontobewegungen verzeichnet wurden, wird von Amts wegen aufgelöst.

Ein laufendes Konto, das einen positiven Saldo aufweist und für das in den vergangenen vier Jahren keine Kontobewegungen verzeichnet wurden, wird von Amts wegen in den Status "inaktiv" versetzt.

5. Belastung des laufenden Kontos

Das laufende Konto kann vorbehaltlich der Nummer 9 nur mit Beträgen für Gebühren belastet werden, die in Verbindung mit europäischen und PCT-Verfahren an das EPA zu entrichten sind.

5.1 Arten von Abbuchungsaufträgen und zulässige Wege der Einreichung

5.1.1 Die Belastung des laufenden Kontos erfolgt ausschließlich auf der Grundlage eines vom Kontoinhaber oder vom bevollmächtigten Vertreter unterzeichneten elektronischen Abbuchungsauftrags. Die Unterschrift kann mittels alphanumerischer Signatur, Faksimile-Signatur sowie unter Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur5 erfolgen oder, wenn die Zahlung über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste erfolgt, durch Authentifizierung per Smartcard.

Beim Abbuchungsauftrag kann es sich handeln um:

• einen Abbuchungsauftrag für einzelne Gebühren für eine oder mehrere Anmeldungen, d. h. einen Einzel- oder einen Sammelabbuchungsauftrag oder
• einen automatischen Abbuchungsauftrag6 für eine bestimmte europäische oder internationale Patentanmeldung, mit dem das EPA zur automatischen Abbuchung von anfallenden Verfahrensgebühren ermächtigt wird.

5.1.2 Der Abbuchungsauftrag ist in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) auf einem der folgenden Wege einzureichen:

• über die Online-Einreichung des EPA oder das Case-Management-System (CMS) des EPA mit den Formblättern EPA 1001E, 1200E, 2300E oder 1038E;
• über die Online-Einreichung des EPA, das CMS oder ePCT unter Nutzung der Funktion der PCT-Gebührenberechnung und -zahlung;7
• über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste.

5.1.3 Abbuchungsaufträge, die auf anderem Weg, z. B. auf Papier, per Fax, über die Web-Einreichung oder in einem anderen Format, etwa als PDF-Anhang oder über das Anmerkungsfeld der Online-Formblätter eingereicht werden, sind ungültig und werden daher nicht ausgeführt. Das EPA teilt dies dem Verfahrensbeteiligten8 als Serviceleistung mit. Die Rechtsfolge der Einreichung eines ungültigen Abbuchungsauftrags ist unter Nummer 5.4.2 dargelegt.

5.2 Reihenfolge der Bearbeitung von Abbuchungsaufträgen

5.2.1 Abbuchungsaufträge, die am selben Tag eingehen oder ausgeführt werden sollen, werden vom EPA in der folgenden Reihenfolge bearbeitet:

a) automatische Abbuchungsaufträge,

b) alle weiteren Abbuchungsaufträge.

Vorbehaltlich dessen werden Abbuchungsaufträge in aufsteigender Reihenfolge der Anmeldenummern verbucht ("PCT" vor "EP"). Bei Euro-PCT-Anmeldungen ist die EP-Nummer ausschlaggebend.

5.2.2 Reicht das Guthaben des laufenden Kontos am Tag des Eingangs eines Abbuchungsauftrags bzw. an dem gemäß Nummer 5.4.1 Absatz 2 angegebenen Tag nicht für alle Gebühren aus, die für eine Anmeldung angegeben sind (Fehlbetrag), so werden die Gebühren in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes abgebucht, solange das Guthaben ausreicht.9

Kann ein Abbuchungsauftrag wegen eines Fehlbetrags nicht vollständig ausgeführt werden, wird kein weiterer Abbuchungsauftrag bearbeitet, bis das Konto entsprechend aufgefüllt ist. Der Kontoinhaber wird per E-Mail oder Post entsprechend unterrichtet.

5.2.3 Nach der Auffüllung bearbeitet das EPA alle noch ausstehenden Abbuchungsaufträge in der Reihenfolge des maßgebenden Zahlungstags bzw. des Eingangs und der unter Nummer 5.2.1 und Nummer 5.2.2 angegebenen Reihenfolge. Ausstehende Zahlungen gelten als an dem Tag erfolgt, an dem das laufende Konto entsprechend aufgefüllt worden ist.

5.2.4 In der Regel werden Abbuchungsaufträge vom EPA innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem maßgebenden Zahlungstag der automatisch abzubuchenden Gebühr oder dem Eingang des Abbuchungsauftrags ausgeführt.

Inhaber laufender Konten sollten dafür sorgen, dass ihr Konto stets für sämtliche eingereichten Abbuchungsaufträge ausreichend gedeckt ist.

5.2.5 Abbuchungsaufträge, die zwei Monate nach dem Tag ihres Eingangs oder nach dem gemäß Nummer 5.4.1 Absatz 2 angegebenen Tag noch anhängig sind, werden vom EPA nicht ausgeführt, wenn bei Ablauf dieser Frist eine der nachfolgenden Bedingungen erfüllt ist:

a) die im Abbuchungsauftrag angegebene Gebühr wurde über einen anderen Zahlungsweg entrichtet,

b) die Patentanmeldung, für die der betreffende Abbuchungsauftrag erteilt wurde, gilt als endgültig abgeschlossen im Sinne von Nummer 5.3.2.

Diese Abbuchungsaufträge werden in der Online-Gebührenzahlung aus der Liste der offenen Abbuchungsaufträge gelöscht.

5.3 Validierung und Zurückweisung von Zahlungen bei der Online-Gebührenzahlung

5.3.1 In einem Sammel- oder Einzelabbuchungsauftrag enthaltene Aufträge betreffend

i) die Zahlung von Jahresgebühren für endgültig abgeschlossene europäische Patentanmeldungen oder erteilte Patente,

ii) die Zahlung von Jahresgebühren vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag nach Regel 51 (1) EPÜ,

iii) die doppelte Zahlung von Gebühren mit Ausnahme der in Anhang A.3 zu den VLK genannten oder

iv) die Zahlung von Gebühren für einen Rechtsübergang in Bezug auf endgültig abgeschlossene europäische Patentanmeldungen

werden automatisch zurückgewiesen.

5.3.2 Für die oben genannten Zwecke gilt eine europäische Patentanmeldung als endgültig abgeschlossen, wenn der Rechtsverlust oder die Zurückweisung der Anmeldung rechtskräftig geworden ist, d. h. insbesondere wenn

i) die Anmeldung zurückgenommen wird, als zurückgenommen gilt oder zurückgewiesen wird und kein Rechtsmittel eingelegt wurde, mit Ausnahme eines Antrags auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand,

ii) die Entscheidung über das Rechtsmittel negativ ist und keine Beschwerde eingelegt wurde oder

iii) die Entscheidung über die Beschwerde negativ ist oder die Beschwerde zurückgenommen wird.

5.3.3 Nach der Validierung wird vom System eine Mitteilung generiert, dass der Abbuchungsauftrag nicht ausgeführt werden konnte; diese Mitteilung wird im Kontoverlauf gespeichert. Die Bestätigung der Zurückweisung wird außerdem in den öffentlichen Teil der elektronischen Akte des EPA aufgenommen.

5.4 Zahlungstag

5.4.1 Sofern am Eingangstag des Abbuchungsauftrags beim EPA eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden ist, gilt die Zahlung als an diesem Tag erfolgt.

Im Abbuchungsauftrag kann aber angegeben werden, dass ein Zahlungsauftrag zu einem späteren Termin als dem Eingangstag ausgeführt werden soll. In diesem Fall gilt die Zahlung als am angegebenen Ausführungstermin erfolgt. Zahlungsaufträge mit späterem Ausführungstermin können bis zu 40 Tage nach dem Eingangstag ausgeführt werden.

5.4.2 Wird ein Abbuchungsauftrag auf einem nicht zulässigen Einreichungsweg oder in einem ungültigen Format eingereicht, so gilt der Eingangstag nicht als Zahlungstag. Wenn dies bedeutet, dass eine Frist zur Entrichtung einer Gebühr abgelaufen ist, kann der Verfahrensbeteiligte10 eines der nach dem EPÜ oder dem PCT zur Verfügung stehenden Rechtsmittel nutzen.

5.5 Nichtverfügbarkeit der zulässigen elektronischen Einreichungswege für Abbuchungsaufträge

Endet eine Zahlungsfrist an einem Tag, an dem einer der zulässigen Einreichungswege für Abbuchungsaufträge gemäß Nummer 5.1.2 beim EPA nicht verfügbar ist,11 so verlängert sich die Zahlungsfrist bis zum nächstfolgenden Tag, an dem alle für die betreffende Anmeldungsart vorgesehenen Wege wieder zur Verfügung stehen. Bei einer allgemeinen Nichtverfügbarkeit elektronischer Kommunikationsdienste oder einer ähnlichen Ursache im Sinne der Regel 134 (5) EPÜ oder der Regel 82quater.1 PCT verlängern sich die Zahlungsfristen gemäß diesen Bestimmungen.

5.6 Einreichung nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei einer zuständigen nationalen Behörde

5.6.1 Wird die europäische Patentanmeldung nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei einer zuständigen nationalen Behörde eingereicht, so kann auf einem der zulässigen Wege gemäß Nummer 5.1.2 ein Abbuchungsauftrag über die Gebühren, die bei Einreichung der Anmeldung entrichtet werden können, eingereicht werden, und zwar unabhängig davon, wie die Anmeldung selbst eingereicht wird. Zur Vermeidung eines möglichen Rechtsverlusts muss der Abbuchungsauftrag in diesem Fall spätestens bei Ablauf der einschlägigen Frist nach dem EPÜ bzw. PCT eingereicht werden. Sofern die Anmeldung bei der zuständigen nationalen Behörde auf Papier eingereicht wird, kann der Abbuchungsauftrag der Anmeldung beigefügt werden, wobei das obligatorische Formblatt EPA 1020 zu verwenden ist.

5.6.2 Geht ein gemäß Nummer 5.6.1 erteilter Abbuchungsauftrag erst nach Ablauf der für die Entrichtung der Gebühren vorgesehenen Frist beim EPA ein, so gilt diese Frist als eingehalten, wenn der Nachweis vorliegt oder dem EPA erbracht wird, dass der Abbuchungsauftrag gleichzeitig mit der Anmeldung bei der zuständigen Behörde des Vertragsstaats eingereicht worden ist, sofern zum Zeitpunkt des Fristablaufs eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden war.

5.6.3 Geht ein gemäß Nummer 5.6.1 erteilter Abbuchungsauftrag (Formblatt EPA 1020) bei der zuständigen nationalen Behörde vor dem Tag ein, an dem eine Erhöhung der in Artikel 2 GebO festgelegten Gebührenbeträge wirksam wird, beim EPA jedoch erst an oder nach diesem Tag, so gilt die Zahlung am Tag des Eingangs des Auftrags bei der zuständigen nationalen Behörde als eingegangen, sofern an diesem Tag eine ausreichende Deckung auf dem Konto vorhanden war.

5.6.4 Für internationale Anmeldungen, die gemäß Artikel 151 Satz 2 EPÜ und Artikel 75 (2) b) EPÜ über ein nationales Amt eines EPÜ-Vertragsstaats beim EPA als Anmeldeamt eingereicht werden, gelten die Nummern 5.6.1 und 5.6.2 entsprechend.

6. Widerruf eines Abbuchungsauftrags

6.1 Ein Abbuchungsauftrag kann durch eine unterzeichnete schriftliche Mitteilung des Einzahlers ganz oder teilweise widerrufen werden, die als E-Mail-Anhang an support@epo.org geschickt wird, oder durch Ausfüllen und Absenden des Online-Kontaktformulars auf der Website des EPA https://forms.epo.org/service-support/contact-us/contact0-form_de.html12 zusammen mit dem unterzeichneten schriftlichen Antrag.13 In der Widerrufsmitteilung anzugeben sind die Nummer des laufenden Kontos, das Aktenzeichen der Anmeldung oder des Patents sowie bei einem Teilwiderruf alle betreffenden Gebühren und Auslagen.

6.2 Ein Widerruf oder Teilwiderruf, der nach dem Tag des Eingangs des Abbuchungsauftrags beim EPA eingeht, ist nicht wirksam.

6.3 Dieses Widerrufsverfahren gilt entsprechend für Abbuchungsaufträge mit späterem Ausführungstermin gemäß Nummer 5.4.1 Absatz 2.

7. Automatisches Abbuchungsverfahren

Das Amt bietet Inhabern eines laufenden Kontos die Möglichkeit, durch einen automatischen Abbuchungsauftrag automatische Abbuchungen zu veranlassen. Die Bedingungen für dieses Verfahren, insbesondere die Verfahrens- und Gebührenarten, für die das Verfahren zugelassen ist, sind in den Vorschriften für das automatische Abbuchungsverfahren (VAA) festgelegt.14

8. Rückerstattung von Gebühren

8.1 Gebührenrückerstattungen werden grundsätzlich auf dasjenige laufende Konto vorgenommen, das der Anmelder, Patentinhaber oder Beschwerdeführer (falls Anmelder oder Patentinhaber)15 in seinen Rückerstattungsanweisungen genannt hat.

8.2 Rückerstattungsanweisungen sind in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) auf einem der folgenden zulässigen Einreichungswege einzureichen: über die Online-Einreichung des EPA, das CMS oder ePCT mit den Formblättern EPA 1001E, 1200E oder 1038E oder PCT/RO/101 oder über PCT-SFD (eOLF) oder PCT-DEMAND (eOLF).

8.3 Rückerstattungsanweisungen, die auf anderem Weg, z. B. auf Papier, per Fax, über die Web-Einreichung oder in einem anderen Format, etwa als PDF-Anhang oder über das Anmerkungsfeld der Online-Formblätter eingereicht werden, sind ungültig und werden daher nicht ausgeführt. Das EPA teilt dies dem betroffenen Verfahrensbeteiligten als Serviceleistung mit. Solange keine gültigen Anweisungen vorliegen, wird der Verfahrensbeteiligte aufgefordert, etwaige Rückerstattungen online einzulösen.16

8.4 Ist eine nicht vom Anmelder, Patentinhaber oder Beschwerdeführer (falls Anmelder oder Patentinhaber) zu entrichtende Gebühr wie beispielsweise die Einspruchsgebühr zurückzuerstatten, so prüft das EPA von Amts wegen, ob die Rückerstattung auf ein laufendes Konto erfolgen kann. Anderenfalls fordert es den Betreffenden auf, die Rückerstattung online einzulösen.

9. Abbuchung von Jahresbeiträgen von Mitgliedern des Instituts der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter

9.1 In Ausführung der Verwaltungsvereinbarung vom 5. April 1993 zwischen dem Europäischen Patentamt und dem Institut der beim Europäischen Patentamt zugelassenen Vertreter (epi)17 können laufende Konten nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen gegen Vorlage eines vom epi unterzeichneten Abbuchungsauftrags mit Jahresbeiträgen von epi-Mitgliedern belastet werden. Dem Abbuchungsauftrag liegen eine oder mehrere dem epi erteilte Einzugsermächtigungen des Kontoinhabers zugrunde, die dem EPA nicht vorgelegt werden.

9.2 Abbuchungsaufträge nach Nummer 9.1 werden jährlich nur mit Wirkung vom 25. Februar und 25. Juni als festen Abbuchungstagen ausgeführt; Regel 134 (1) EPÜ über die Verlängerung von Fristen findet keine Anwendung. Sie werden dem EPA in Form eines vom EPA festgelegten Datenträgers übermittelt und umfassen alle einem laufenden Konto zu belastenden Jahresbeiträge in einem Gesamtbetrag. Der Abbuchungstag gilt als Zahlungstag.

9.3 Reicht am Abbuchungstag das Guthaben eines laufenden Kontos nach vorrangiger Berücksichtigung der Gebühren oder Auslagen für Veröffentlichungen und Dienstleistungen des EPA für den Abbuchungsauftrag des epi nicht aus, so wird er nicht ausgeführt und an das epi zurückgegeben.

9.4 Die Nummern 5.1 bis 5.5 und 6 finden auf Abbuchungsaufträge nach Nummer 9.1 keine Anwendung.