Artikel 73

BESCHWERDEKAMMERN

Beschluss des Präsidenten der Beschwerdekammern vom 14. Juli 2023 betreffend die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschwerdeverfahrens vor den Beschwerdekammern

Der Präsident der Beschwerdekammern,

gestützt auf Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) und auf den Akt der Übertragung (ABl. EPA 2018, A63), insbesondere dessen Artikel 1,

gestützt auf Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe g und Artikel 28 Absatz 2 Satz 1 der Durchführungsvorschriften zu den Artikeln 1b und 32a des Statuts der Beamten und sonstigen Bediensteten des Europäischen Patentamts zum Schutz personenbezogener Daten (DSV),

eingedenk der Tatsache, dass das vorrangige Ziel des Beschwerdeverfahrens ist, die angefochtene Entscheidung gerichtlich zu überprüfen,

beschließt:

Artikel 1
Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten werden von den Beschwerdekammern einschließlich der Großen Beschwerdekammer im Rahmen von vor diesen anhängigen Beschwerdeverfahren nach Maßgabe des EPÜ verarbeitet, einschließlich seiner Ausführungsordnung und aller anderen danach geltenden Bestimmungen, insbesondere der Verfahrensordnung der Großen Beschwerdekammer (ABl. EPA 2015, A35), der Verfahrensordnung der Beschwerdekammern (ABl. EPA 2021, A35) und der ergänzenden Verfahrensordnung der Beschwerdekammer in Disziplinarangelegenheiten (ABl. EPA 2007, 536 ff.), wie im Anhang zu diesem Beschluss dargelegt.

(2) Die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Absatz 1 ist erforderlich für die Wahrnehmung von Aufgaben in Ausübung der amtlichen Tätigkeit der Europäischen Patentorganisation oder in rechtmäßiger Ausübung der öffentlichen Gewalt, die dem Europäischen Patentamt (EPA) als Verantwortlichem für die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten übertragen wurde, und zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das EPA unterliegt.

Artikel 2
Anwendungsvorrang

Im Fall mangelnder Übereinstimmung haben das EPÜ einschließlich seiner Ausführungsordnung und aller anderen danach geltenden Bestimmungen, insbesondere der Verfahrensordnung der Großen Beschwerdekammer (ABl. EPA 2015, A35), der Verfahrensordnung der Beschwerdekammern (ABl. EPA 2021, A35) und der ergänzenden Verfahrensordnung der Beschwerdekammer in Disziplinarangelegenheiten (ABl. EPA 2007, 536 ff.) sowie der PCT einschließlich seiner Ausführungsordnung und aller anderen danach geltenden Bestimmungen und eingeführten Praktiken Vorrang vor den DSV.

Artikel 3
Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am 1. August 2023 in Kraft. Er gilt für alle an diesem Tag laufenden oder nach diesem Tag eingeleiteten Verarbeitungen personenbezogener Daten.

Geschehen zu Haar am 14. Juli 2023

Carl JOSEFSSON

Präsident der Beschwerdekammern

Anhang

Einführung

1. Die Datenschutzvorschriften (DSV) traten am 1. Januar 2022 als Durchführungsvorschriften zu den Artikeln 1b und 32a des Statuts der Beamten und sonstigen Bediensteten des EPA (EPA-Statut) in Kraft. Im Beschwerdeverfahren vor den Beschwerdekammern gemäß dem EPÜ und den in diesem Rahmen geltenden Vorschriften werden personenbezogene Daten von Personen, die nicht unter Artikel 1 des EPA-Statuts fallen (d. h. Personen, die keine EPA-Bediensteten sind), durch die Beschwerdekammern einschließlich der Großen Beschwerdekammer verarbeitet. Artikel 28 (2) Satz 1 der Datenschutzvorschriften besagt: "Der Präsident der Beschwerdekammern ist der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der richterlichen Tätigkeit der Beschwerdekammern (...)".

2. Der Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 13. Dezember 2021 betreffend die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Patenterteilungsverfahrens und damit zusammenhängender Verfahren (ABl. EPA 2021, A98) behandelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die in Artikel 15 a) bis e) EPÜ aufgeführten Organe.

3. In Anbetracht des Interesses der Nutzer des Europäischen Patentsystems an einem harmonisierten Datenschutzrahmen, der für alle Verfahren vor dem EPA einschließlich der Beschwerdeverfahren vor den Beschwerdekammern gilt, wird die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Beschwerdeverfahren vor den Beschwerdekammern an die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die in Artikel 15 a) bis e) EPÜ aufgeführten Organe angeglichen; für die Zwecke dieses Beschlusses umfassen Beschwerdeverfahren auch Verfahren nach Artikel 112 und 112a EPÜ, wie in diesem Anhang festgelegt.

4. Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Aufgabe des EPA gemäß Artikel 4 (3) EPÜ, europäische Patente zu erteilen, verarbeitet, wie in den einschlägigen Bestimmungen des EPÜ und anderen in diesem Rahmen geltenden Vorschriften weiter ausgeführt. In dieser Hinsicht verarbeiten die Beschwerdekammern personenbezogene Daten, um das vorrangige Ziel des Beschwerdeverfahrens zu erfüllen, die angefochtene Entscheidung gerichtlich zu überprüfen (Artikel 12 (2) der Verfahrensordnung der Beschwerdekammern, "VOBK"). Wo diese Daten für Verfahren nach dem EPÜ erforderlich sind, ist ihre Verarbeitung obligatorisch (obligatorische personenbezogene Daten).

5. Zu den obligatorischen personenbezogenen Daten gehören insbesondere die personenbezogenen Daten, die gemäß Regel 143 EPÜ und dem geltenden Beschluss des Präsidenten des EPA1 im Europäischen Patentregister veröffentlicht werden müssen, nämlich personenbezogene Daten von an den Verfahren beteiligten Personen, wie etwa Anmeldern und Patentinhabern und deren Vertretern, Erfindern, Einsprechenden und deren Vertretern und Personen, die einen Antrag auf Beschränkung, Widerruf oder Überprüfung stellen.

6. Personenbezogene Daten werden in den Verfahren verarbeitet, wenn und soweit diese Verarbeitung

• für die Wahrnehmung einer Aufgabe in Ausübung der amtlichen Tätigkeit der EPO oder in rechtmäßiger Ausübung dem Präsidenten der Beschwerdekammern übertragener öffentlicher Gewalt erforderlich ist, was die für die Verwaltung und die Arbeitsweise des Amts notwendige Verarbeitung einschließt (Artikel 5 a) DSV),
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das EPA unterliegt (Artikel 5 b) DSV).

7. Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von Verfahren bei Beschwerden gegen Entscheidungen der Eingangsstelle, der Prüfungsabteilungen, der Einspruchsabteilungen und der Rechtsabteilung
• Durchführung von Verfahren bei Beschwerden gegen Endentscheidungen, einschließlich Entscheidungen über die Einstellung des Verfahrens, des Disziplinarrates des Instituts und des Disziplinarausschusses des EPA
• Durchführung aller Verfahren vor der Großen Beschwerdekammer
• Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten und gegebenenfalls Dritten
• Kommunikation mit Gerichten und anderen zuständigen Behörden der EPÜ-Vertragsstaaten bei Anträgen auf Beschleunigung des Beschwerdeverfahrens
• Erstellung von Berichten und Statistiken.

A. Verfahren und Verfahrensphasen im Rahmen des Beschwerdeverfahrens vor den Beschwerdekammern

8. Zu den Haupt- und Nebenverfahren vor den Beschwerdekammern gehören

• Beschwerden gegen Entscheidungen der Eingangsstelle, der Prüfungsabteilungen, der Einspruchsabteilungen und der Rechtsabteilung (Artikel 106 ff. EPÜ),
• Beschwerden gegen Endentscheidungen, einschließlich Entscheidungen über die Einstellung des Verfahrens, des Disziplinarrates des Instituts und des Disziplinarausschusses des EPA (insbesondere Artikel 22 (1) der Vorschriften in Disziplinarangelegenheiten von zugelassenen Vertretern),
• Vorlageverfahren (Verfahren nach Artikel 112 EPÜ),
• Überprüfungsverfahren (Verfahren nach Artikel 112a EPÜ).

9. Folgendes kann in den oder als Teil der vorstehend aufgeführten Verfahren vor den Beschwerdekammern vorkommen:

• Einreichung von Einwendungen Dritter (Artikel 115 EPÜ)
• Vorlage des Stands der Technik (vgl. Artikel 54 EPÜ)
• Vorlage von Beweismitteln (vgl. Artikel 117 EPÜ)
• Einreichung und Zustellung durch Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung (Regeln 2 und 127 EPÜ)
• Berichtigung von Mängeln (Regel 139 EPÜ)
• Gebührenzahlung (Artikel 6 GebO, Vorschriften über das laufende Konto)
• mündliche Verhandlungen, auch als Videokonferenz (Artikel 116 EPÜ, Artikel 14 der Verfahrensordnung der Großen Beschwerdekammer (VOGBK), Artikel 15 und 15a der VOBK und Artikel 13 der Vorschriften in Disziplinarangelegenheiten von zugelassenen Vertretern)
• Aussetzung des Verfahrens (Artikel 61 (1) a) und Artikel 99 (4), Regeln 14 ff. und 78 EPÜ)
• Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (Artikel 122 EPÜ)
• Unterbrechung und Wiederaufnahme des Verfahrens (Regel 142 EPÜ)

B. Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens vor den Beschwerdekammern verarbeitete personenbezogene Daten

10. Neben den bereits vor der Einlegung der Beschwerde verarbeiteten personenbezogenen Daten2 werden von den Beschwerdekammern im Rahmen des Beschwerdeverfahrens die folgenden personenbezogenen Daten von Personen, die unter Artikel 2 (3) DSV fallen, verarbeitet:

a) Beschwerden gegen Entscheidungen der Eingangsstelle, der Prüfungsabteilungen, der Einspruchsabteilungen und der Rechtsabteilung

• Name und Anschrift des Beschwerdeführers (Regel 99 (1) a) in Verbindung mit Regel 41 (2) c) EPÜ)
• Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen des Beschwerdeführers, sofern vorhanden (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) c) EPÜ)
• gegebenenfalls Name und Anschrift sonstiger am Beschwerdeverfahren Beteiligter (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) c), Regel 76 (2) a) und Regel 100 (1) EPÜ)
• gegebenenfalls Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen sonstiger am Beschwerdeverfahren Beteiligter, sofern vorhanden (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) c), Regel 76 (2) a) und Regel 100 (1) EPÜ)
• gegebenenfalls Namen aller zugelassenen Vertreter von am Beschwerdeverfahren Beteiligten sowie aller Angestellten gemäß Artikel 133 (3) EPÜ mit Geschäftsanschrift (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) d) EPÜ) und, sofern vorhanden, Aktenzeichen, Vertreternummer, Nummer des Zusammenschlusses, Fax- und Telefonnummern sowie E-Mail-Adressen
• Name des Einzahlers sowie personenbezogene Daten in Bezug auf laufende Konten oder andere Zahlungsweisen (Bankkonten, Kreditkarten usw.) (Artikel 6 (1) GebO, Artikel 5 (2) GebO in Verbindung mit den Vorschriften über das laufende Konto)
• gegebenenfalls alle in Bezug auf Einwendungen Dritter verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Unterschriften (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 50 (3) EPÜ)
• alle sonstigen von einem Beteiligten im Laufe des Verfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten einschließlich personenbezogener Daten, die im folgenden Zusammenhang übermittelt wurden:

i) Aussetzung, Unterbrechung und Wiederaufnahme des Verfahrens

• im Fall der Aussetzung des Verfahrens (Regeln 14 und 78 EPÜ): Name und Anschrift des Antragstellers und, sofern vorhanden, Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen sowie alle sonstigen von einem Beteiligten im Laufe des Verfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten
• im Fall, dass eine Entscheidung dazu erforderlich ist, ob das Verfahren nach Regel 142 (1) EPÜ unterbrochen werden muss, personenbezogene Daten, die die Unterbrechung rechtfertigen können, darunter gesundheitsbezogene Daten eines Beteiligten oder dessen Vertreters
• im Fall der Wiederaufnahme des Verfahrens nach Regel 142 (2) EPÜ: Name und Anschrift der zur Fortsetzung des Verfahrens berechtigten Person und, sofern vorhanden, deren Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen sowie alle sonstigen von einem Beteiligten im Laufe des Verfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten

ii) Anträge auf Berichtigung von Mängeln in den beim EPA eingereichten Unterlagen

• alle personenbezogenen Daten in den eingereichten Unterlagen, die berichtigt werden müssen (wie Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzstaat und Wohnort) (Regel 139 EPÜ)

iii) Einwendungen Dritter

• alle von einem Dritten bei der Einreichung von Einwendungen angegebenen personenbezogenen Daten (Artikel 115 EPÜ) (insbesondere Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen und Aktenzeichen)

iv) Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (Artikel 122 EPÜ)

• alle vom Antragsteller bei der Einreichung von Tatsachen und Beweismitteln angegebenen personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte der Betroffenen sowie Sachverhalte, an denen sie beteiligt waren)

v) Beweismittel

• Name, Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum und -ort sowie alle sonstigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um die Identität von Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen festzustellen, die benannt wurden, um mündlich auszusagen (Artikel 117 und Regeln 117 ff. EPÜ)
• Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte und Handlungen von Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen, die benannt wurden, um mündlich auszusagen, alle sonstigen personenbezogenen Daten in Bezug auf Sachverhalte, an denen sie beteiligt waren, sowie alle weiteren Einzelheiten zum Gegenstand des jeweiligen Beweises (Artikel 117 und Regeln 117 ff. EPÜ)
• Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte und Handlungen der mündlich aussagenden Person oder von Dritten (z. B. von gerichtlich ernannten Konkursverwaltern, Ehegatten, gesetzlichen Betreuern, Erben, Ärzten) sowie Sachverhalte, an denen diese Personen beteiligt waren
• alle sonstigen personenbezogenen Einzelheiten, die in schriftlichen Beweismitteln, Erklärungen und anderen von einem Beteiligten vorgelegten oder vom EPA ermittelten Unterlagen sowie in schriftlichen, Audio-, Video-, Multimedia- und sonstigen Offenbarungen enthalten sind (Artikel 117 EPÜ)

vi) Stand der Technik

(der vom EPA zur Verwendung während der Patenterteilung und der damit zusammenhängenden Verfahren erworben und aufbewahrt oder von einem Beteiligten oder Dritten eingereicht wurde)

• alle Arten personenbezogener Daten, die in schriftlichen, Audio-, Video-, Multimedia- und sonstigen Offenbarungen zum Stand der Technik enthalten sind, insbesondere Namen von Verfassern, Zugehörigkeiten, E-Mail-Adressen, Bilder, Audio- und Sprachaufzeichnungen von Einzelpersonen (Artikel 54 EPÜ)

vii) Verwendung von IT-Tools und Diensten

• für Einreichungs-, Zahlungs- und Zustellungstools und alle sonstigen Dienste für den Informationsaustausch (Regeln 2 und 127 EPÜ, Artikel 5 (2) GebO in Verbindung mit den Vorschriften über das laufende Konto): Verbindungs- und Identifizierungsdaten von zugelassenen Vertretern, Rechtsanwälten, einzelnen Anmeldern, Inhabern oder Einsprechenden und in ihrem Auftrag tätigen Angestellten sowie Dritten gemäß Artikel 115 EPÜ
• möglicherweise für den Zugang zum Europäischen Patentregister, ob zum Zweck der Akteneinsicht oder anderweitig: Verbindungs- und Identifizierungsdaten von allen Beteiligten oder Dritten

viii) Mündliche Verhandlungen

• für öffentliche mündliche Verhandlungen in den Dienstgebäuden des EPA: Name jeder anwesenden Person, die nicht am Verfahren beteiligt ist und nicht zu einem Verfahrensbeteiligten gehört (Artikel 116 EPÜ)
• für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz oder wenn einem Beteiligten, einem Vertreter oder einer Begleitperson gestattet wird, per Videokonferenz teilzunehmen:
• Name, E-Mail-Adresse und Verbindungsdaten (einschließlich IP-Adressen) aller Teilnehmer und Anwesenden (Artikel 116 EPÜ, Artikel 15a VOBK und diesbezügliche Beschlüsse des Präsidenten des EPA)
• alle personenbezogenen Daten, die auf der vom EPA zur Durchführung mündlicher Verhandlungen genutzten Plattform verarbeitet werden (Artikel 116 EPÜ, Artikel 15a VOBK und diesbezügliche Beschlüsse des Präsidenten des EPA)
• im Rahmen eines Antrags auf Verlegung der mündlichen Verhandlung übermittelte personenbezogene Daten (Artikel 15 (2) b) VOBK)

ix) Akteneinsicht

• Online-Akteneinsicht: IP-Adressen der Akteneinsicht nehmenden Personen gemäß der Datenschutzerklärung für die Nutzer der EPA-Website und des über diese Website zugänglichen Europäischen Patentregisters (Artikel 128 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss des Präsidenten des EPA)
• Einsicht in Papierakten und Einsichtnahme in den Räumlichkeiten des EPA: Name und Anschrift (und, sofern vorhanden, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen) der Akteneinsicht nehmenden Person (Artikel 128 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss des Präsidenten des EPA)
• alle Arten von personenbezogenen Daten, die in den die Akte ausmachenden Unterlagen und den jeweiligen Einträgen im Europäischen Patentregister enthalten und im Europäischen Patentblatt veröffentlicht sind (Artikel 128 EPÜ)

b) Verfahren nach Artikel 112 EPÜ

• gegebenenfalls Name und Anschrift des Beschwerdeführers (Regel 99 (1) a) in Verbindung mit Regel 41 (2) c) EPÜ)
• gegebenenfalls Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen des Beschwerdeführers, sofern vorhanden
• gegebenenfalls Name und Anschrift sonstiger am Beschwerdeverfahren Beteiligter
• gegebenenfalls Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen sonstiger am Beschwerdeverfahren Beteiligter, sofern vorhanden
• gegebenenfalls Namen aller zugelassenen Vertreter von am Beschwerdeverfahren Beteiligten sowie aller Angestellten gemäß Artikel 133 (3) EPÜ mit Geschäftsanschrift (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) d) EPÜ) und, sofern vorhanden, Vertreternummer, Nummer des Zusammenschlusses, Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Aktenzeichen
• Unterschriften (Regel 99 (3) in Verbindung mit Regel 50 (3) EPÜ)
• gegebenenfalls alle in Bezug auf Einwendungen Dritter verarbeiteten personenbezogenen Daten
• alle sonstigen von einem Beteiligten im Laufe des Verfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten einschließlich personenbezogener Daten, die im folgenden Zusammenhang übermittelt wurden:

i) Mündliche Verhandlungen

• für öffentliche mündliche Verhandlungen in den Dienstgebäuden des EPA: Name jeder anwesenden Person, die nicht am Verfahren beteiligt ist und nicht zu einem Verfahrensbeteiligten gehört (Artikel 116 EPÜ)
• für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz oder wenn einem Beteiligten, einem Vertreter oder einer Begleitperson gestattet wird, per Videokonferenz teilzunehmen:
• Name, E-Mail-Adresse und Verbindungsdaten (einschließlich IP-Adressen) aller Teilnehmer und Anwesenden (Artikel 116 EPÜ und diesbezügliche Beschlüsse des Präsidenten des EPA)
• alle personenbezogenen Daten, die auf der vom EPA zur Durchführung mündlicher Verhandlungen genutzten Plattform verarbeitet werden
• im Rahmen eines Antrags auf Verlegung der mündlichen Verhandlung übermittelte personenbezogene Daten (Artikel 14 (3) VOGBK)

ii) Anträge auf Berichtigung von Mängeln in den beim EPA eingereichten Unterlagen

• alle personenbezogenen Daten in den eingereichten Unterlagen, die berichtigt werden müssen (wie Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzstaat und Wohnort) (Regel 139 EPÜ)

iii) Einwendungen Dritter

• alle von einem Dritten bei der Einreichung von Einwendungen angegebenen personenbezogenen Daten (Artikel 115 EPÜ) (insbesondere Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen und Aktenzeichen)

iv) Beweismittel

• Name, Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum und -ort sowie alle sonstigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um die Identität von Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen festzustellen, die benannt wurden, um mündlich auszusagen (Artikel 117 und Regeln 117 ff. EPÜ)
• Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte und Handlungen von Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen, die benannt wurden, um mündlich auszusagen, sowie alle sonstigen personenbezogenen Daten in Bezug auf Sachverhalte, an denen sie beteiligt waren, sowie alle weiteren Einzelheiten zum Gegenstand des jeweiligen Beweises (Artikel 117 und Regeln 117 ff. EPÜ)
• Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte und Handlungen der mündlich aussagenden Person oder von Dritten (z. B. von gerichtlich ernannten Konkursverwaltern, Ehegatten, gesetzlichen Betreuern, Erben, Ärzten) sowie Sachverhalte, an denen diese Personen beteiligt waren,
• alle sonstigen personenbezogenen Einzelheiten, die in schriftlichen Beweismitteln, Erklärungen und anderen von einem Beteiligten vorgelegten oder vom EPA ermittelten Unterlagen sowie in schriftlichen, Audio-, Video-, Multimedia- und sonstigen Offenbarungen enthalten sind (Artikel 117 EPÜ)

v) Verwendung von IT-Tools und -Diensten

• für Einreichungs-, Zahlungs- und Zustellungstools und alle sonstigen Dienste für den Informationsaustausch (Regeln 2 und 127 EPÜ, Artikel 5 (2) GebO in Verbindung mit den Vorschriften über das laufende Konto): Verbindungs- und Identifizierungsdaten von zugelassenen Vertretern, Rechtsanwälten, einzelnen Anmeldern, Inhabern oder Einsprechenden und in ihrem Auftrag tätigen Angestellten sowie Dritten gemäß Artikel 115 EPÜ

vi) Akteneinsicht (betreffend Fälle gemäß Artikel 112 (1) a) EPÜ)

• Online-Akteneinsicht: IP-Adressen der Akteneinsicht nehmenden Personen gemäß der Datenschutzerklärung für die Nutzer der EPA-Website und des über diese Website zugänglichen Europäischen Patentregisters (Artikel 128 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss des Präsidenten des EPA)
• Einsicht in Papierakten und Einsichtnahme in den Räumlichkeiten des EPA: Name und Anschrift (und, sofern vorhanden, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen) der Akteneinsicht nehmenden Person (Artikel 128 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss des Präsidenten des EPA)
• alle Arten von personenbezogenen Daten, die in den die Akte ausmachenden Unterlagen und den jeweiligen Einträgen im Europäischen Patentregister enthalten und im Europäischen Patentblatt veröffentlicht sind (Artikel 128 EPÜ)

c) Verfahren nach Artikel 112a EPÜ

• Name und Anschrift des Antragstellers (Regel 107 (1) a) in Verbindung mit Regel 41 (2) c) EPÜ)
• Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen des Antragstellers, sofern vorhanden (Regel 107 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) c) EPÜ)
• gegebenenfalls Name und Anschrift sonstiger Verfahrensbeteiligter
• gegebenenfalls Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen sonstiger Verfahrensbeteiligter, sofern vorhanden
• Namen aller zugelassenen Vertreter von Verfahrensbeteiligten sowie aller Angestellten gemäß Artikel 133 (3) EPÜ mit Geschäftsanschrift (Regel 107 (3) in Verbindung mit Regel 41 (2) d) EPÜ) und, sofern vorhanden, Vertreternummer, Nummer des Zusammenschlusses, Fax- und Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Aktenzeichen
• Name des Einzahlers sowie personenbezogene Daten in Bezug auf laufende Konten beim EPA oder andere Zahlungsweisen (Bankkonten, Kreditkarten usw.) (Artikel 6 (1) GebO, Artikel 5 (2) GebO in Verbindung mit den Vorschriften über das laufende Konto)
• Unterschriften (Regel 107 (3) in Verbindung mit Regel 50 (3) EPÜ)
• gegebenenfalls alle in Bezug auf Einwendungen Dritter verarbeiteten personenbezogenen Daten
• alle sonstigen von einem Beteiligten im Laufe des Verfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten einschließlich personenbezogener Daten, die im folgenden Zusammenhang übermittelt wurden:

i) Anträge auf Berichtigung von Mängeln in den beim EPA eingereichten Unterlagen

• alle personenbezogenen Daten in den eingereichten Unterlagen, die berichtigt werden müssen (wie Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzstaat und Wohnort) (Regel 139 EPÜ)

ii) Einwendungen Dritter

• alle von einem Dritten bei der Einreichung von Einwendungen angegebenen personenbezogenen Daten (Artikel 115 EPÜ) (insbesondere Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen und Aktenzeichen)

iii) Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (Artikel 122 EPÜ)

• alle vom Antragsteller bei der Einreichung von Tatsachen und Beweismitteln angegebenen personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte der Betroffenen sowie Sachverhalte, an denen sie beteiligt waren)

iv) Beweismittel

• Name, Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum und -ort sowie alle sonstigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um die Identität von Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen festzustellen, die benannt wurden, um mündlich auszusagen (Artikel 117 und Regeln 117 ff. EPÜ)
• Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte und Handlungen von Beteiligten, Zeugen und Sachverständigen, die benannt wurden, um mündlich auszusagen, sowie alle sonstigen personenbezogenen Daten in Bezug auf Sachverhalte, an denen sie beteiligt waren, sowie alle weiteren Einzelheiten zum Gegenstand des jeweiligen Beweises (Artikel 117 und Regeln 117 ff. EPÜ)
• Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Beschäftigungsverhältnis, beruflicher Hintergrund und besondere Kontakte und Handlungen der mündlich aussagenden Person oder von Dritten (z. B. von gerichtlich ernannten Konkursverwaltern, Ehegatten, gesetzlichen Betreuern, Erben, Ärzten) sowie Sachverhalte, an denen diese Personen beteiligt waren,
• alle sonstigen personenbezogenen Einzelheiten, die in schriftlichen Beweismitteln, Erklärungen und anderen von einem Beteiligten vorgelegten oder vom EPA ermittelten Unterlagen sowie in schriftlichen, Audio-, Video-, Multimedia- und sonstigen Offenbarungen enthalten sind (Artikel 117 EPÜ)

v) Verwendung von IT-Tools und Diensten

• für Einreichungs-, Zahlungs- und Zustellungstools und alle sonstigen Dienste für den Informationsaustausch (Regeln 2 und 127 EPÜ, Artikel 5 (2) GebO in Verbindung mit den Vorschriften über das laufende Konto): Verbindungs- und Identifizierungsdaten von zugelassenen Vertretern, Rechtsanwälten, einzelnen Anmeldern, Inhabern oder Einsprechenden und in ihrem Auftrag tätigen Angestellten sowie Dritten gemäß Artikel 115 EPÜ
• möglicherweise für den Zugang zum Europäischen Patentregister, ob zum Zweck der Akteneinsicht oder anderweitig: Verbindungs- und Identifizierungsdaten von allen Beteiligten oder Dritten

vi) Mündliche Verhandlungen

• für öffentliche mündliche Verhandlungen in den Dienstgebäuden des EPA: Name jeder anwesenden Person, die nicht am Verfahren beteiligt ist und nicht zu einem Verfahrensbeteiligten gehört (Artikel 116 EPÜ)
• für mündliche Verhandlungen per Videokonferenz oder wenn einem Beteiligten, einem Vertreter oder einer Begleitperson gestattet wird, per Videokonferenz teilzunehmen:
• Name, E-Mail-Adresse und Verbindungsdaten (einschließlich IP-Adressen) aller Teilnehmer und Anwesenden (Artikel 116 EPÜ und diesbezügliche Beschlüsse des Präsidenten des EPA)
• alle personenbezogenen Daten, die auf der vom EPA zur Durchführung mündlicher Verhandlungen genutzten Plattform verarbeitet werden (Artikel 116 EPÜ und diesbezügliche Beschlüsse des Präsidenten des EPA)
• im Rahmen eines Antrags auf Verlegung der mündlichen Verhandlung übermittelte personenbezogene Daten (Artikel 14 (3) VOGBK)

vii) Akteneinsicht

• Online-Akteneinsicht: IP-Adressen der Akteneinsicht nehmenden Personen gemäß der Datenschutzerklärung für die Nutzer der EPA-Website und des über diese Website zugänglichen Europäischen Patentregisters (Artikel 128 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss des Präsidenten des EPA)
• Einsicht in Papierakten und Einsichtnahme in den Räumlichkeiten des EPA: Name und Anschrift (und, sofern vorhanden, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen) der Akteneinsicht nehmenden Person (Artikel 128 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss des Präsidenten des EPA)
• alle Arten von personenbezogenen Daten, die in den die Akte ausmachenden Unterlagen und den jeweiligen Einträgen im Europäischen Patentregister enthalten und im Europäischen Patentblatt veröffentlicht sind (Artikel 128 EPÜ)

d) Beschwerden gegen Endentscheidungen, einschließlich Entscheidungen über die Einstellung des Verfahrens, des Disziplinarrates des Instituts und des Disziplinarausschusses des EPA (insbesondere Artikel 22 (1) der Vorschriften in Disziplinarangelegenheiten von zugelassenen Vertretern)

• in Bezug auf zugelassene Vertreter: Geschlecht, Name, Geburtstag, Staatsangehörigkeit, Kopie des Passes/Personalausweises, Anschrift (Geschäftssitz oder Arbeitsplatz), Jahr des Bestehens der europäischen Eignungsprüfung (EEP), Unterschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer, URL-Adresse, bevorzugte Sprache, Datum der Eintragung oder Wiedereintragung in die Liste der beim EPA zugelassenen Vertreter oder Datum der Löschung aus dieser Liste sowie entsprechende Rechtsgrundlage, Funktion, Datum des Vorgangs, Art der Änderung, Vertreternummer (Artikel 134, Regel 154 EPÜ)
• im Fall von Disziplinarverfahren gegen zugelassene Vertreter: Geschlecht, Name, Anschrift und E-Mail-Adresse von Antragstellern und Antragsgegnern und deren jeweiligen Vertretern sowie Forderungen und dazugehörige Schriftwechsel und Dokumentation, die zur Führung der Verfahren erforderlich sind
• in Bezug auf Rechtsanwälte: Geschlecht, Name, Anschrift (Geschäftssitz oder Arbeitsplatz), Unterschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummern, URL-Adresse, bevorzugte Sprache, Datum der Eintragung oder Wiedereintragung in die Liste der beim EPA zugelassenen Vertreter oder Datum der Löschung aus dieser Liste sowie entsprechende Rechtsgrundlage, Funktion, Datum des Vorgangs, Art der Änderung, frühere ID (Artikel 134 (8) EPÜ)
• in Bezug auf Zusammenschlüsse von Vertretern: Name, Vertreternummer, Anschrift (Geschäftssitz oder Arbeitsplatz), Unterschrift, Datum der Eintragung als Mitglied eines Zusammenschlusses oder Datum der Löschung einer solchen Eintragung (Artikel 134 (1), Regel 152 (11) EPÜ)
• in Bezug auf allgemeine Vollmachten: Name, Anschrift, Funktion und Unterschrift des Vollmachtgebers sowie Name, Anschrift, Rechte und Funktion des Bevollmächtigten (Artikel 133, Regeln 151 und 152 EPÜ).

11. Wo erforderlich, umfassen die oben genannten Verfahren und Verfahrenselemente die Veröffentlichung der jeweiligen personenbezogenen Daten als Teil der Patentanmeldung und, im Falle der Erteilung, der Patentschrift sowie in den entsprechenden Einträgen im Europäischen Patentblatt und im Europäischen Patentregister, die alle der Öffentlichkeit ohne zeitliche oder inhaltliche Beschränkungen zugänglich bleiben.

C. Ausübung der Rechte betroffener Personen gemäß den DSV

12. In Abschnitt III der DSV werden betroffenen Personen besondere Rechte zuerkannt. Wie bei jedem Sekundärrecht, das vom Verwaltungsrat gemäß seinen Befugnissen nach Artikel 33 (2) EPÜ angenommen wird, unterliegen die DSV den Bestimmungen des EPÜ, einschließlich seiner Ausführungsordnung, die gemäß Artikel 164 (1) EPÜ wesentlicher Bestandteil des EPÜ ist. Dementsprechend gelten die Rechte betroffener Personen nach den DSV nur insoweit, als sie nicht im Widerspruch zu den Bestimmungen des EPÜ, seiner Ausführungsordnung und aller anderen danach geltenden Bestimmungen sowie gegebenenfalls dem PCT und seiner Ausführungsordnung stehen.

a) Ausübung des Auskunftsrechts

13. Das Auskunftsrecht nach Artikel 18 DSV berechtigt die betroffene Person, von dem Verantwortlichen (d. h. vom Präsidenten der Beschwerdekammern) eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und, wenn dies der Fall ist, Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Artikel 18 (1) DSV aufgeführten Informationen (Zweck der Verarbeitung, Kategorien der verarbeiteten Daten, Empfänger von Daten, Bestehen von Rechten usw.) zu erhalten.

14. Personenbezogene Daten, die in der Akte einer europäischen Patentanmeldung oder eines erteilten europäischen Patents enthalten sind, sind über eine öffentliche Akteneinsicht zugänglich; personenbezogene Daten im Europäischen Patentregister sind ebendort zugänglich. Darüber hinaus können Anmelder jederzeit gemäß Artikel 128 (1) EPÜ ihre eigenen Akten einsehen.

15. Das Auskunftsrecht unterliegt Beschränkungen, soweit

• die betreffenden Daten in Akten von Anmeldungen enthalten sind, die noch nicht veröffentlicht worden sind, sofern die Anmelder dem Auskunftsverlangen nicht ausdrücklich zugestimmt haben (Artikel 128 (1) EPÜ);
• die betreffenden Daten in Aktenteilen enthalten sind, die von der Akteneinsicht ausgeschlossen sind (Regel 144 EPÜ und diesbezüglicher Beschluss der Präsidentin des EPA).

16. Da der Zugang zu PCT-Akten durch Vorschriften des PCT und des EPÜ geregelt wird, die Vorrang gegenüber den DSV haben, gilt das Auskunftsrecht nach Artikel 18 DSV nur vorbehaltlich der durch diese Vorschriften vorgegebenen Beschränkungen.

b) Ausübung des Rechts auf Berichtigung

17. Das Recht auf Berichtigung nach Artikel 19 DSV berechtigt die betroffene Person, von dem Verantwortlichen (d. h. vom Präsidenten der Beschwerdekammern) die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

18. In Bezug auf personenbezogene Daten in Akten von Anmeldungen und erteilten Patenten sowie in den maßgeblichen Veröffentlichungen unterliegt eine Berichtigung den in den anwendbaren Vorschriften des EPÜ vorgegebenen Erfordernissen und Beschränkungen, wie etwa insbesondere:

• Regel 139 (Berichtigung von Mängeln in den beim EPA eingereichten Unterlagen),
• Regel 140 (Berichtigung von Fehlern in Entscheidungen),
• Artikel 14 (2) Satz 2 (Berichtigung von Übersetzungen),
• Regel 21 (Berichtigung der Erfindernennung),
• Artikel 61 und Regeln 14 bis 18 (Anmeldungen durch Nichtberechtigte).

19. Eine Berichtigung gemäß diesen Bestimmungen kann zur Aktualisierung von Einträgen im Europäischen Patentregister und im Europäischen Patentblatt sowie von Veröffentlichungen der Anmeldung oder des Patents führen. Sie verändert jedoch nicht rückwirkend den Inhalt der Akte (die weiter alle Einreichungen von Beteiligten sowie Mitteilungen und Beschlüsse bzw. Entscheidungen des EPA enthält). Auch führt sie nicht zu einer Zurücknahme oder Löschung früherer Veröffentlichungen.

20. Berichtigungen und Änderungen von Daten in internationalen Anmeldungen unterliegen dem Rechtsrahmen des PCT (Artikel 19 und 34 PCT, Regeln 66, 91, 26, 20.5, 20.5bis und 92bis PCT). Daher gilt jegliches Recht nach den DSV, personenbezogene Daten in internationalen Anmeldungen zu ändern, nur vorbehaltlich der mit diesem Rechtsrahmen vorgegebenen Beschränkungen und Erfordernisse.

c) Ausübung des Rechts auf Löschung

21. Das Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") nach Artikel 20 DSV berechtigt die betroffene Person, von dem Verantwortlichen (d. h. vom Präsidenten der Beschwerdekammern) zu verlangen, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sofern einer der in Artikel 20 (1) DSV aufgeführten Gründe zutrifft (z. B. weil die personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, unrechtmäßig verarbeitet wurden oder aufgrund einer anderen rechtlichen Verpflichtung gelöscht werden müssen).

22. Das Recht auf Löschung unterliegt den Beschränkungen und Erfordernissen nach Maßgabe des EPÜ, das Vorrang vor den DSV hat. Was veröffentlichte Patentanmeldungen und Patente sowie Informationen betrifft, die im Europäischen Patentblatt, im Amtsblatt und im Europäischen Patentregister veröffentlicht werden, so ist das EPA gemäß den Artikeln 93, 98, 127 und 129 EPÜ verpflichtet, diese Daten unbefristet zu pflegen und öffentlich zugänglich zu halten. Was den Inhalt der Akte betrifft, so ist das EPA verpflichtet, sie für den in Regel 147 (4) und (5) EPÜ genannten Zeitraum aufzubewahren.

23. Das Recht auf Löschung unterliegt ferner denselben Beschränkungen und Erfordernissen, die vorstehend in Bezug auf das Recht auf Berichtigung dargelegt sind (siehe Nummern 19 und 20), und gilt somit nur in dem Umfang, in dem die Vorschriften des EPÜ eine solche Änderung von Daten oder von Schriftstücken und Datenbanken, die Daten enthalten, erlauben.

d) Ausübung des Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung

24. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 21 DSV berechtigt die betroffene Person, bei dem Verantwortlichen (d. h. beim Präsidenten der Beschwerdekammern) eine Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erwirken, wenn einer der in Artikel 21 (1) DSV aufgeführten Gründe zutrifft (z. B. weil die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist oder die personenbezogenen Daten nicht länger benötigt werden).

25. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unterliegt den Beschränkungen und Erfordernissen nach Maßgabe des EPÜ, das Vorrang vor den DSV hat. Das EPA – einschließlich der Beschwerdekammern – ist verpflichtet, seine Aufgaben im Rahmen der Patenterteilung und der damit zusammenhängenden Verfahren gemäß Artikel 4 (3) EPÜ im Einklang mit den Vorschriften des EPÜ und seinem Sekundärrecht und nur vorbehaltlich der dort vorgegebenen Beschränkungen und Erfordernisse zu erfüllen. Somit gilt, wie vorstehend im Zusammenhang mit dem Recht auf Berichtigung dargelegt, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nur in dem Umfang, in dem die Vorschriften des EPÜ eine Änderung von Daten oder von Schriftstücken und Datenbanken, die Daten enthalten, erlauben.

e) Ausübung des Rechts auf Widerspruch gegen die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten

26. Gemäß Artikel 23 (1) DSV haben betroffene Personen grundsätzlich das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 5 a) DSV erfolgt, zu widersprechen. Widerspricht eine betroffene Person, muss der Verantwortliche (d. h. das EPA) die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beenden, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

27. Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung unterliegt den Beschränkungen und Erfordernissen nach Maßgabe des EPÜ, das Vorrang vor den DSV hat. Das EPA – einschließlich der Beschwerdekammern – ist verpflichtet, seine Aufgaben im Rahmen der Patenterteilung und der damit zusammenhängenden Verfahren gemäß Artikel 4 (3) EPÜ im Einklang mit den Vorschriften des EPÜ und seinem Sekundärrecht und nur vorbehaltlich der dort vorgegebenen Beschränkungen und Erfordernisse zu erfüllen. Die Einhaltung dieser EPÜ-Vorschriften stellt einen zwingenden schutzwürdigen Grund für die Verarbeitung personenbezogener Daten dar, der alle konkurrierenden Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

28. Gemäß Artikel 22 DSV haben betroffene Personen das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

29. Dieses Recht gilt nur für Daten, deren Verarbeitung auf einer Einwilligung der betroffenen Person oder einem Vertrag beruht und wenn die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren erfolgt. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Patenterteilungsverfahrens und damit zusammenhängender Verfahren nicht auf einer Einwilligung3 oder einem Vertrag beruht, gilt dieses Recht in diesem Zusammenhang nicht.

D. Akteneinsicht

30. Gemäß Artikel 128 (4) EPÜ stehen Akten in Zusammenhang mit veröffentlichten europäischen Patentanmeldungen und darauf erteilten europäischen Patenten Dritten zur Einsicht über das Europäische Patentregister zur Verfügung, das kostenlos auf der Website des EPA genutzt werden kann (siehe Artikel 1 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 20. Februar 2019, ABl. EPA 2019, A16).

31. Nach Regel 144 EPÜ und dem diesbezüglichen Beschluss der Präsidentin des EPA (vom 12. Juli 2007, Sonderausgabe Nr. 3, ABl. EPA 2007, 125) sind folgende Unterlagen im Zusammenhang mit dem Patenterteilungsverfahren und damit zusammenhängenden Verfahren von der Akteneinsicht ausgeschlossen:

• Unterlagen über die Frage der Ausschließung oder Ablehnung von Mitgliedern der Beschwerdekammern oder der Großen Beschwerdekammer (Regel 144 a) EPÜ)
• Entwürfe zu Entscheidungen und Bescheiden sowie sonstige Schriftstücke, die der Vorbereitung von Entscheidungen und Bescheiden dienen und den Beteiligten nicht mitgeteilt werden (Regel 144 b) EPÜ)
• die Erfindernennung, wenn der Erfinder nach Regel 20 (1) auf das Recht verzichtet hat, als Erfinder bekannt gemacht zu werden (Regel 144 c) EPÜ)
• andere Unterlagen oder Teile von Unterlagen, die von der Einsicht ausgeschlossen wurden, weil die Einsicht in diese Schriftstücke nicht dem Zweck dient, die Öffentlichkeit über die europäische Patentanmeldung oder das darauf erteilte Patent zu unterrichten, insbesondere
• ärztliche Atteste,
• Unterlagen, die sich auf die Ausstellung von Prioritätsbelegen, auf Akteneinsichtsverfahren oder auf Auskünfte aus den Akten beziehen, und Anträge auf Ausschluss von Unterlagen von der Akteneinsicht,
• andere Schriftstücke, wenn die Akteneinsicht mutmaßlich oder offenkundig schutzwürdige persönliche oder wirtschaftliche Interessen einer natürlichen oder juristischen Person beeinträchtigen und die Einsicht in solche Schriftstücke nicht dem Zweck dienen würde, die Öffentlichkeit über die Anmeldung oder das darauf erteilte Patent zu unterrichten.