EUROPÄISCHES PATENTAMT
Mitteilungen des EPA
Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 11. Mai 2022 über den webbasierten Online-Dienst MyEPO Portfolio
I. Einführung
1. Gemäß dem Strategieplan 2023 arbeitet das EPA im Rahmen seiner digitalen Transformation an neuen Online-Diensten, die den Nutzerbedürfnissen besser gerecht werden. Im Rahmen dieses Ziels führt das Amt MyEPO Portfolio ein, einen sicheren webbasierten Online-Dienst für Beteiligte an Verfahren vor dem EPA. Der Dienst wird die Zugänglichkeit verbessern, den Austausch digitaler Informationen ermöglichen und eine verbesserte Verfahrensführung bieten. MyEPO Portfolio baut auf den Erfahrungen aus dem Pilotprojekt Nutzerbereich auf, das nun abgeschlossen ist.
2. Nach seiner Einführung wird MyEPO Portfolio über MyEPO zugänglich sein, einen Bereich der EPA-Website, der künftig Zugriff auf eine Reihe von EPA-Online-Diensten bieten wird, wobei nach und nach weitere Dienste hinzugefügt werden. Zu den einzelnen Diensten werden Pakete mit Leitfäden und Tutorials zur Verfügung gestellt.
II. MyEPO Portfolio
3. MyEPO Portfolio ermöglicht Einsicht in die Unterlagen der elektronischen Akte, den Zugang zu elektronisch zugestellten Mitteilungen in EPA-Verfahren (Mailbox) und einen zeitgemäßen vereinfachten Ansatz für die Einreichung von Verfahrensanträgen. Die Oberfläche wird nutzerfreundlicher, intuitiver und für alle Kategorien von Nutzern zugänglich sein. Zu Beginn werden Nutzer eine EPA-Smartcard für den Zugriff auf MyEPO Portfolio und die Authentifizierung benötigen, um bestimmte Handlungen vornehmen zu können. Im Laufe des Jahres 2022 wird MyEPO Portfolio um eine Reihe neuer Funktionen erweitert. Diese werden in einem gesonderten Bereich der EPA-Website oder im Amtsblatt bekannt gemacht. Ferner werden Alternativen zur Smartcard eingeführt.
Elektronische Zustellung
4. Das EPA kann bereits fast die gesamte Korrespondenz in europäischen Verfahren elektronisch zustellen. MyEPO Portfolio bietet bessere Funktionalitäten und ein verbessertes Design im Vergleich zur bestehenden Art des Zugriffs auf den Mailbox-Dienst. Dennoch bleiben beide Optionen für den Zugang zur Mailbox verfügbar. In der Mailbox können unabhängig von der Form des Zugriffs die gleichen Entscheidungen, Ladungen, Bescheide und Mitteilungen zugestellt werden. Eine Liste der elektronisch über die Mailbox zugestellten Mitteilungen kann auf der EPA-Website eingesehen werden.1
5. MyEPO Portfolio soll einmal die Dienste Mailbox und My Files ersetzen und zum einzigen zentralen Zugang zur Mailbox werden. Die Nutzer werden rechtzeitig informiert, damit sie sich auf diese Änderungen vorbereiten können.
6. Den übrigen Nutzergruppen, d. h. internationalen Vertretern und außereuropäischen Beteiligten in Verfahren vor dem EPA wird die Mailbox voraussichtlich im Laufe des Jahres 2022 zur Verfügung gestellt.
Verwaltungsfunktion
7. Die Verwaltungsfunktion in MyEPO Portfolio ermöglicht die Verwaltung der Zugriffsrechte von Smartcard-Inhabern einschließlich Paralegals gemäß den im Nutzerleitfaden festgelegten Grundsätzen.
Benachrichtigungsdienst
8. Nutzer können E-Mail-Benachrichtigungen in MyEPO Portfolio einrichten. Der Nutzer legt die relevanten Ereignisse fest, die eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen. An jedem Tag, an dem ein solches Ereignis eintritt, wird eine einzige E-Mail gesendet. Die Benachrichtigung enthält einen allgemeinen Hinweis, dass eine neue Mitteilung in der Mailbox eingegangen ist, dass eine Frist bald abläuft oder dass eine Aufgabe erstellt wurde. Sie enthält keine Informationen über die Mitteilung oder Anmeldung, auf die sie sich bezieht.
9. Der Benachrichtigungsdienst ist eine freiwillige Serviceleistung. Die Zustellung von Mitteilungen erfolgt völlig unabhängig vom Empfang einer E-Mail-Benachrichtigung. Das Unterbleiben einer E-Mail-Benachrichtigung hat keine Rechtsfolgen. Die Nutzer sollten daher in jedem Fall die Mailbox regelmäßig auf neue Mitteilungen prüfen.
Einsicht in die Akten europäischer Patentanmeldungen und Patente im Nutzerportfolio
10. Der Dienst umfasst die meisten Funktionen des bestehenden Dienstes My Files, bietet aber auch Verbesserungen wie ein zeitgemäßes Design, eine attraktivere Nutzererfahrung und eine einfachere Oberfläche. Das Portfolio bietet europäischen zugelassenen Vertretern und Rechtsanwälten, die auf den Dienst zugreifen, einen Überblick über die Patentanmeldungen und erteilten Patente, für die sie bestellt wurden, und ermöglicht ihnen die Einsicht in die entsprechenden Akten, und dies unabhängig vom Stand des Verfahrens vor dem EPA.
11. Bei der Einsicht in die elektronische Akte können die Nutzer die Dokumente in dem Datenformat sehen, in dem sie ursprünglich eingereicht wurden. Enthalten diese Dokumente in ihrem ursprünglichen Datenformat also beispielsweise Teile in Farbe, dann werden diese Teile in MyEPO in Farbe angezeigt. Zunächst erhalten nur europäische zugelassene Vertreter und nach Artikel 134 (8) EPÜ vertretungsberechtigte Rechtsanwälte Zugang zum Anmeldungsportfolio. Sie können jedoch wie im Nutzerleitfaden beschrieben den Zugriff auf ihre unveröffentlichten Anmeldungen an Angestellte derselben Firma bzw. Kanzlei delegieren.
12. Darüber hinaus kann jeder Nutzer über MyEPO Portfolio die Unterlagen der elektronischen Akte von veröffentlichten europäischen Patentanmeldungen und Patenten einsehen.
Elektronische Einreichung
13. Nutzer können fristgerecht Verfahrenshandlungen in Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA vornehmen ("Aufgaben"), nicht fristgebundene Verfahrensanträge stellen, die nicht in Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA erfolgen ("Aktionen"), und Begleitunterlagen zu diesen Aufgaben und Aktionen einreichen. Zunächst werden nur die in Artikel 3 (6) des Beschlusses2 des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 11. Mai 2022 über den webbasierten Online-Dienst MyEPO Portfolio genannten Aufgaben verfügbar sein.
14. Im Unterschied zu anderen Anmeldetools des EPA liegt dem Dienst für die elektronische Einreichung in MyEPO Portfolio ein strukturierter Workflow zur Eingabe relevanter Inhalte zugrunde. Dieser neue Ansatz erleichtert es Nutzern, Verfahrenshandlungen vorzunehmen und Anträge zu stellen, und reduziert gleichzeitig das Fehlerrisiko. Das EPA kann zudem alle Einreichungen als strukturierte Daten erfassen und verarbeiten. Die Nutzer werden mithilfe einschlägiger Verfahrensinformationen EPÜ-konform und in Übereinstimmung mit den Prüfungsrichtlinien durch den Einreichungsvorgang geführt. Plausibilitätsprüfungen und Validierungen sorgen für Transparenz gegenüber den Nutzern und stellen die Einhaltung der Verfahren und Anforderungen des EPA sicher.
15. Andere Tools zur elektronischen Einreichung stehen weiterhin zur Verfügung.
16. Mitteilungen des EPA, die innerhalb einer vorgeschriebenen Frist eine Reaktion erfordern, werden sowohl über die Mailbox zugestellt als auch in Form von Aufgaben in einem entsprechenden Menü dargestellt. Das Menü wird im Bereich Anstehende Aufgaben angezeigt. Dabei wird das letztmögliche Datum für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe angegeben. Bei diesem Datum sind die EPÜ-Bestimmungen für die Berechnung von Fristen und die Tage nach Regel 134 (1) EPÜ berücksichtigt, an denen die Annahmestellen des EPA geschlossen sind.
17. Spätere ergänzende Einreichungen, die gegebenenfalls während der Frist für eine Verfahrenshandlung vorzunehmen sind – z. B. Berichtigungen der Änderungen, die in Erwiderung auf die Mitteilung nach Regel 71 (3) EPÜ eingereicht wurden – müssen auf anderem Wege übermittelt werden.
18. Eine Aufgabe wird nach ihrer Erledigung automatisch aus dem Aufgabenmenü entfernt oder – falls die Aufgabe nicht bis zum angegebenen Tag (d. h. innerhalb der vorgeschriebenen Frist) erledigt wurde – nach Erlass einer Mitteilung über den Rechtsverlust nach Regel 112 (1) EPÜ. Siehe auch nachstehende Nummer 22.
19. Wenn Nutzer Aufgaben oder Aktionen ausführen, können sie Begleitunterlagen als Anhang hochladen – beispielsweise eine Begründung zur Stützung eines Antrags oder Änderungen der Anmeldungsunterlagen. Die zulässigen Formate für solche Anhänge sind PDF und TIFF.
20. In einem letzten Schritt vor der Übertragung werden die Nutzer aufgefordert, die Einreichung auf der Grundlage eines automatisch generierten Dokuments zu bestätigen, in dem die elektronische Einreichung vollständig wiedergegeben ist (d. h. ein Antrag oder eine Erwiderung auf eine Mitteilung des EPA zusammen mit allen Begleitunterlagen). Nach Bestätigung der Übertragung wird das Dokument unverzüglich in die Akte der entsprechenden Patentanmeldung bzw. des entsprechenden Patents aufgenommen und der Öffentlichkeit für die Akteneinsicht gemäß Artikel 128 EPÜ zugänglich gemacht. Das automatisch generierte Dokument, das die elektronische Einreichung vollständig wiedergibt, gilt als die Einreichung und hat in der Regel Vorrang bei mangelnder Übereinstimmung mit den vom Nutzer im elektronischen Workflow beabsichtigten Entscheidungen. Es wird daher empfohlen, den Inhalt des automatisch generierten Dokuments vor der Fertigstellung der Einreichung sorgfältig zu prüfen.
21. Zugelassene Vertreter und Rechtsanwälte können die Erstellung von Einreichungen im Rahmen von Aufgaben und Aktionen wie im Nutzerleitfaden beschrieben an Angestellte derselben Firma oder Kanzlei delegieren. Von solchen Angestellten erstellte Einreichungen müssen dann vom bestellten Vertreter überprüft und schließlich unterzeichnet und gesendet werden.
22. Was die Erwiderung auf die Mitteilung über die beabsichtigte Patenterteilung betrifft, so können Nutzer alle Handlungen vornehmen, alle Anträge einreichen und auf alle Folgemitteilungen reagieren, die direkt mit dieser Erwiderung zusammenhängen. So können sie beispielsweise eine Übersetzung der Patentansprüche und Änderungen der für die Erteilung vorgeschlagenen Fassung einreichen oder die Berichtigung oder Aktualisierung der bibliografischen Daten der Anmeldung beantragen. Wenn sie die Viermonatsfrist für die Erwiderung versäumen, können sie einen Antrag auf Weiterbehandlung und auf eine Entscheidung nach Regel 112 (2) EPÜ einreichen, bis die entsprechende Mitteilung über den Rechtsverlust nach Regel 112 (1) EPÜ versandt wurde. Nachdem diese Mitteilung versandt und über die Mailbox zugestellt wurde, wird eine neue Aufgabe generiert ("Reaktion auf die Feststellung eines Rechtsverlusts"), womit ein Antrag auf Weiterbehandlung gestellt werden kann (siehe auch die vorstehenden Nummern 18 und 19). Erlässt die Prüfungsabteilung eine Mitteilung, in der sie einen Einwand gegen einen mit der Erwiderung auf die Mitteilung nach Regel 71 (3) EPÜ eingereichten Antrag auf Berichtigung oder Aktualisierung der bibliografischen Daten der Anmeldung erhebt, wird diese Mitteilung an die Mailbox zugestellt, und es wird eine neue Aufgabe für den Anmelder generiert. Dasselbe gilt für Mitteilungen zu etwaigen Unstimmigkeiten in den Übersetzungen der Ansprüche, die in Erwiderung auf die Mitteilung nach Regel 71 (3) EPÜ eingereicht wurden.
23. Gebühren können über einen der bestehenden Online-Dienste (Zentrale Gebührenzahlung, Online-Einreichung oder Online-Gebührenzahlung) entrichtet werden. Wenn eine Verfahrenshandlung die Zahlung einer Gebühr erfordert, wird der Nutzer entsprechend unterrichtet. Um den Zahlungsvorgang zu erleichtern, wird dem Nutzer eine Zusammenfassung der fälligen Gebühren mit einem Link zur Zentralen Gebührenzahlung angezeigt. Näheres enthält die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 13. Juli 2021 über die Zentrale Gebührenzahlung.
24. Die Einführung weiterer Aktionen und Aufgaben in MyEPO Portfolio wird in einem gesonderten Bereich der EPA-Website oder im Amtsblatt bekannt gemacht. Zu den weiteren Aufgaben, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden können, gehören die Erwiderung auf den erweiterten europäischen Recherchenbericht (Regel 70a EPÜ), die Erwiderung auf eine Mitteilung im Prüfungsverfahren nach Artikel 94 (3) EPÜ und Schriftsätze zur Vorbereitung der mündlichen Verhandlung im Prüfungsverfahren (Regel 116 EPÜ). Als Aktionen können der Antrag auf Berichtigung oder Aktualisierung der bibliografischen Daten einer Anmeldung, der Antrag auf Eintragung eines Rechtsübergangs (Regel 22 EPÜ) und die Anzeige der Zurücknahme der Vertretung hinzugefügt werden.
III. Andere EPA-Dienste
25. In MyEPO werden Links zu anderen Online-Diensten des EPA wie Online-Einreichung 2.0, Zentrale Gebührenzahlung und Web-Einreichung bereitgestellt. Die anderen Online-Dienste des EPA sind von der Einführung von MyEPO und MyEPO Portfolio nicht betroffen. So können Nutzer insbesondere auch nach der Einführung von MyEPO weiterhin wie gewohnt den Dienst My Files nutzen und auf die Mailbox zugreifen.