OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS
Communications de l'OEB
Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 11 mai 2022, concernant le service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio
I. Introduction
1. Dans le cadre de son Plan stratégique 2023, l'OEB met en œuvre une transformation numérique qui offrira de nouveaux outils en ligne permettant de mieux répondre aux besoins des utilisateurs. Conformément à cet objectif, l'OEB lance MyEPO Portfolio, un service en ligne sécurisé, basé sur Internet, à l'intention des parties aux procédures devant l'OEB, qui vise à améliorer l'accessibilité, à permettre l'échange d'informations numériques et à fournir de meilleures orientations sur les procédures. MyEPO Portfolio se fonde sur l'expérience acquise au cours du projet pilote relatif à l'espace utilisateurs, qui a maintenant été mené à terme.
2. Après son lancement, le service MyEPO Portfolio sera accessible depuis MyEPO, un espace sur le site Internet de l'OEB qui donnera accès à l'avenir à toute une série de services en ligne de l'OEB. Des services supplémentaires viendront s'y ajouter au fil du temps. Une série de guides d'utilisation et de didacticiels seront disponibles pour chacun de ces services.
II. MyEPO Portfolio
3. MyEPO Portfolio permettra d'inspecter les documents dans le dossier électronique, fournira un accès aux notifications électroniques dans le cadre des procédures de l'OEB (Mailbox) et proposera une approche moderne et simplifiée pour déposer des documents au titre de procédures. Il offrira une interface qui est plus conviviale, plus intuitive et accessible à tous types d'utilisateurs. Dans un premier temps, les utilisateurs auront besoin d'une carte à puce de l'OEB pour accéder à MyEPO Portfolio, ainsi que pour s'authentifier lorsqu'ils effectuent certaines actions. Au cours de l'année 2022, une série de nouvelles fonctionnalités seront ajoutées à MyEPO Portfolio. Elles seront annoncées dans une rubrique dédiée du site Internet de l'OEB ou dans le Journal officiel. D'autres solutions que la carte à puce seront également déployées.
Signification par voie électronique
4. La quasi-totalité de la correspondance de l'OEB dans la procédure européenne peut déjà être signifiée par voie électronique. MyEPO Portfolio présente des fonctionnalités et un aspect améliorés par rapport au mode d'accès actuel au service Mailbox. Cependant, les deux possibilités d'accès à la Mailbox resteront disponibles. Les mêmes décisions, citations, communications et notifications seront mises à disposition dans la Mailbox, indépendamment du mode d'accès. Une liste de toutes les notifications signifiées par voie électronique au moyen de la Mailbox figure sur le site Internet de l'OEB.1
5. MyEPO Portfolio est appelé à remplacer en définitive les services Mailbox et My Files pour devenir l'unique point d'accès à la Mailbox. Les utilisateurs seront informés suffisamment à l'avance pour se préparer à ces changements.
6. Dans le courant de l'année 2022, il est prévu de rendre la Mailbox accessible aux groupes d'utilisateurs restants, à savoir les mandataires internationaux et les parties non européennes agissant devant l'OEB.
Administration
7. La fonction d'administration dans MyEPO Portfolio permettra d'administrer les droits d'accès des détenteurs de cartes à puce, y compris des assistants juridiques, conformément aux principes énoncés dans le guide d'utilisation.
Alertes
8. Dans MyEPO Portfolio, les utilisateurs pourront créer des alertes par courrier électronique. L'utilisateur définit les événements qui déclenchent une alerte et une alerte est envoyée chaque jour où un de ces événements intervient. L'alerte contiendra une indication générique selon laquelle une nouvelle notification a été transmise à la Mailbox, un délai approche ou une tâche a été créée. L'alerte ne contiendra aucune information concernant la notification ou la demande à laquelle l'alerte se rapporte.
9. Ces alertes constituent une prestation fournie à titre de service. La signification des notifications est complètement distincte de la réception d'une alerte par courrier électronique. Le défaut de réception d'une alerte n'a aucune conséquence juridique. Il est rappelé aux utilisateurs de vérifier régulièrement s'il y a de nouvelles notifications dans la Mailbox.
Inspection publique des dossiers relatifs aux demandes de brevet européen et aux brevets européens figurant dans le portefeuille de l'utilisateur
10. MyEPO Portfolio intègre la plupart des fonctionnalités du service My Files actuel et offre des améliorations, telles qu'un aspect moderne ainsi qu'une expérience et une interface utilisateurs plus simples. Le portefeuille donnera une vue d'ensemble des demandes de brevet et des brevets délivrés pour lesquels le mandataire agréé européen ou l'avocat qui accède au service est désigné, et permettra de consulter les dossiers relatifs à ces demandes et à ces brevets, indépendamment du stade de la procédure devant l'OEB.
11. Lorsqu'ils visualisent le contenu du dossier électronique, les utilisateurs pourront voir les documents dans le format de données initial dans lequel ils ont été déposés. Cela signifie, par exemple, que si ces documents contiennent des parties en couleurs dans leur format de données initial, ces parties seront affichées en couleurs dans MyEPO. Dans un premier temps, la visualisation du portefeuille de demandes sera réservée aux mandataires agréés européens et aux avocats habilités à agir en qualité de mandataires en vertu de l'article 134(8) CBE. Il leur est toutefois possible de déléguer l'accès aux demandes non publiées à des employés de la même société ou du même cabinet, comme décrit dans le guide d'utilisation.
12. En outre, tout utilisateur peut consulter via MyEPO Portfolio les documents figurant dans un dossier électronique d'une demande de brevet européen publiée ou d'un brevet.
Dépôt électronique
13. Les utilisateurs pourront accomplir des actes de procédure dans le délai prescrit en réponse à une notification de l'OEB ("tâches"), présenter des requêtes d'ordre procédural qui ne sont pas soumises à un délai et qui ne constituent pas une réponse à une notification de l'OEB ("actions"), et déposer des documents qui accompagnent ces tâches et actions. Dans un premier temps, seules les tâches énumérées à l'article 3(6) de la décision2 du Président de l'Office européen des brevets, en date du 11 mai 2022, relative au service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio seront disponibles.
14. À la différence d'autres outils de dépôt de l'OEB, le service de dépôt électronique dans MyEPO Portfolio proposera un processus structuré pour saisir le contenu concerné. Cette nouvelle approche simplifiera l'accomplissement des actes de procédure et la présentation de requêtes pour les utilisateurs, tout en réduisant le risque d'erreur. Elle permettra également à l'OEB de recueillir et de traiter sous forme de données structurées tous les documents déposés. Des informations procédurales guideront les utilisateurs dans le processus de dépôt conformément à la CBE et aux Directives relatives à l'examen. Des contrôles de plausibilité et des validations garantiront la transparence pour les utilisateurs et la conformité avec les procédures et exigences de l'OEB.
15. Les autres outils de dépôt électronique resteront disponibles.
16. Les notifications de l'OEB auxquelles il doit être répondu dans un délai prescrit seront à la fois signifiées via la Mailbox et affichées dans un menu contenant les tâches à accomplir. Ce menu sera affiché dans la rubrique consacrée aux tâches en attente. La date limite pour accomplir une tâche particulière sera indiquée. Cette date tiendra compte des règles prévues au titre de la CBE pour le calcul des délais ainsi que des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB au titre de la règle 134(1) CBE.
17. Tout dépôt complémentaire ultérieur qui doit être effectué pendant le délai prévu pour accomplir un acte de procédure – par exemple des corrections relatives aux modifications soumises en réponse à la notification prévue à la règle 71(3) CBE – devra se faire à l'aide d'autres moyens.
18. Une tâche sera automatiquement retirée du menu des tâches une fois qu'elle a été accomplie ou – si la tâche n'est pas accomplie à la date indiquée (c'est-à-dire dans le délai prescrit) – une fois qu'une constatation de la perte d'un droit a été émise au titre de la règle 112(1) CBE. Voir aussi le point 22 ci-dessous.
19. Lorsqu'ils accomplissent des tâches ou des actions, les utilisateurs pourront charger des documents d'accompagnement sous forme de pièces jointes – par exemple des motifs à l'appui d'une requête ou des modifications des pièces de la demande. Ces pièces jointes doivent être présentées au format PDF ou au format TIFF.
20. Au cours de la dernière étape du processus de dépôt, les utilisateurs seront invités à confirmer le dépôt sur la base d'un document généré automatiquement qui reproduit intégralement le dépôt électronique (c'est-à-dire la requête ou la réponse à une notification de l'OEB avec les éventuels documents qui l'accompagnent). Lors de la confirmation du dépôt, ce document sera immédiatement versé au dossier de la demande de brevet ou du brevet en question et sera ouvert à l'inspection publique conformément à l'article 128 CBE. Le document généré automatiquement qui reproduit intégralement le dépôt électronique est considéré comme constituant le dépôt et, en règle générale, prévaut en cas de conflit concernant l'intention de l'utilisateur quant à ses choix durant le processus électronique. Il est donc recommandé de contrôler attentivement le contenu de ce document généré automatiquement avant de finaliser le dépôt.
21. Les mandataires agréés ou avocats peuvent déléguer la préparation de toute tâche ou action à des employés de la même société ou du même cabinet, comme décrit dans le guide d'utilisation. Les pièces préparées par ces employés seront ensuite revues puis signées et déposées par le mandataire désigné.
22. En ce qui concerne la réponse à la notification relative à l'intention de délivrer un brevet, les utilisateurs pourront accomplir tous les actes, présenter toutes les requêtes et réagir à toutes les notifications de suivi qui sont directement liés à cette réponse. Ils pourront, par exemple, produire une traduction des revendications, déposer des modifications du texte proposé pour la délivrance, ou requérir la correction ou la mise à jour des données bibliographiques de la demande. S'ils n'observent pas le délai de réponse de quatre mois, ils pourront présenter une requête en poursuite de la procédure ou une requête en décision au titre de la règle 112(2) CBE jusqu'à l'envoi de la constatation correspondante de la perte d'un droit au titre de la règle 112(1) CBE. Une fois que cette constatation aura été émise et signifiée via la Mailbox, une nouvelle tâche sera générée ("réagir à la constatation de la perte d'un droit") et pourra être accomplie en demandant la poursuite de la procédure (voir aussi les points 18 et 19 plus haut). Si la division d'examen émet une notification soulevant une objection à l'encontre de toute requête soumise avec la réponse à la notification au titre de la règle 71(3) CBE et visant à la correction ou à la mise à jour des données bibliographiques de la demande, la notification de la division d'examen sera signifiée à la Mailbox et une nouvelle tâche sera générée pour le demandeur. Cela vaut aussi pour toute notification soulevant d'éventuelles incohérences dans les traductions des revendications produites en réponse à la notification prévue à la règle 71(3) CBE.
23. Les taxes peuvent être acquittées via l'un des outils en ligne existants (paiement centralisé des taxes, dépôt en ligne ou paiement des taxes en ligne). Lorsqu'un acte de procédure nécessite d'acquitter une taxe, les utilisateurs en seront informés. Pour faciliter le paiement, un récapitulatif des taxes exigibles et un lien vers le paiement centralisé des taxes seront affichés pour l'utilisateur. Pour obtenir de plus amples informations, veuillez vous reporter au Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 13 juillet 2021, concernant le paiement centralisé des taxes.
24. Le déploiement de nouvelles actions et tâches dans MyEPO Portfolio sera annoncé dans une rubrique dédiée du site Internet de l'OEB ou dans le Journal officiel. Les autres tâches susceptibles d'être ajoutées par la suite à MyEPO Portfolio comprennent la réponse au rapport de recherche européenne élargi (règle 70bis CBE), la réponse à une notification au stade de l'examen au titre de l'article 94(3) CBE, et la production de documents en vue de la préparation de la procédure orale au stade de l'examen (règle 116 CBE). Les actions susceptibles d'être ajoutées comprennent la requête en correction ou en mise à jour des données bibliographiques d'une demande, la requête en inscription d'un transfert de droits (règle 22 CBE) et la déclaration de retrait de la procédure en tant que mandataire.
III. Autres services de l'OEB
25. Dans MyEPO, des liens seront proposés vers divers autres services en ligne de l'OEB, y compris le dépôt en ligne 2.0, le paiement centralisé des taxes et le dépôt par formulaire en ligne. Le lancement de MyEPO et de MyEPO Portfolio n'aura aucune incidence sur les autres services en ligne de l'OEB. Les utilisateurs pourront notamment continuer d'utiliser My Files et d'accéder à la Mailbox selon la manière habituelle après le lancement de MyEPO.