EPA wird den Dialog mit der Nutzerschaft weiter vertiefen

Der Dialog mit den Nutzern und Nutzerinnen des Europäischen Patentamts (EPA) wurde im Jahr 2024 in über 80 ausführlichen Gesprächen mit Anmeldern aller Größenordnungen und mit Nutzerverbänden vertieft. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse werden in den kommenden Qualitätsaktionsplan für 2025 einfließen.

Im EPA wird durch einen transparenten, kontinuierlichen Dialog mit den Nutzerinnen und Nutzern ein gemeinsames Verständnis von Qualität geschaffen. Dieser Dialog ermöglicht es dem EPA, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Nutzerschaft einzugehen und sicherzustellen, dass das System für alle Anmelderinnen und Anmelder zugänglich bleibt. Im Rahmen des verstärkten Nutzerengagements fanden 2024 im EPA Treffen mit wichtigen Akteuren aus Industrie und Forschung, KMU und Nutzerverbänden statt, die einzigartige Möglichkeiten zum Austausch über strategische und operative Themen in einer Reihe von Technologiesektoren boten.

Erweiterung des Spektrums von Beiträgen aus allen unseren Kanälen für Rückmeldungen der Nutzerschaft

Jede Sitzung trug dazu bei, die Zusammenarbeit zu verstärken und die Prioritäten aufeinander abzustimmen, wobei das EPA positive Rückmeldungen für die Aufrechterhaltung der höchsten Qualität von Produkten und Dienstleistungen erhielt. Die gewonnenen Erkenntnisse ergänzen diejenigen, die wir über alle unsere Kanäle für Rückmeldungen erhalten haben, einschließlich der laufenden Umfragen zur Nutzerzufriedenheit 2024/2025 und der Kanäle für Beschwerden, sowie der Ombudsstelle und unserer Direktion für Qualitätsaudits. Wie in den vergangenen Jahren wurden diese durch Beiträge aus anderen etablierten Foren wie dem Ständigen Beratenden Ausschuss beim EPA (SACEPO) und seinen verschiedenen Arbeitsgruppen sowie aus neueren Initiativen wie den Stakeholder-Qualitätssicherungspanels (SQAPs) und mehreren vertiefenden Workshops ergänzt. Insgesamt haben die Rückmeldungen dem EPA geholfen, die im Rahmen des Qualitätsaktionsplans für 2024 erzielten Fortschritte zu überwachen und den in Kürze erscheinenden Qualitätsaktionsplan für 2025 zu entwickeln.

Die vielfältigen Bedürfnisse der Nutzerschaft verstehen und erfüllen

Im vergangenen Jahr fanden 26 Treffen mit Spitzenanmeldern aus Europa, den USA und Asien statt, darunter eine Mischung aus großen Industrieunternehmen und Forschungsinstituten. Diese hochrangigen strategischen Treffen wurden häufig durch effektive technische Follow-up-Workshops ergänzt, um spezifische Punkte zu behandeln. Auf die Anmelderinnen und Anmelder, die an den Treffen teilnahmen, entfielen fast 10 % aller EP-Anmeldungen des Vorjahres, was die Bedeutung des stattfindenden Austauschs unterstreicht. Nach den Nutzertreffen teilten einige Teilnehmer ihre Ansichten in einer Reihe von Videointerviews mit dem Titel "The voice of our users" (Die Stimme unserer Nutzerschaft).

Weitere 29 Treffen fanden mit KMU und Kleinstunternehmen im Rahmen eines neuen Programms zur Verbesserung der Kommunikation statt, das dazu beitragen soll, den Bedürfnissen dieser Anmelderinnen und Anmelder besser gerecht zu werden. Das Pilotprogramm begann mit Unternehmen, die in einer Reihe von Technologien zur Krebsbekämpfung sowie in den Branchen Cleantech und intelligente Technologie tätig sind. Das EPA-Team zur Verbesserung der Kommunikation mit KMU empfing Gründer, CEOs und CTOs, darunter auch Erfinderinnen und Erfinder aus dem Europäischen Erfindernetzwerk.

Das EPA führte auch einen aktiven Dialog mit Nutzerverbänden. Die 33 Treffen, die wir mit internationalen, europäischen und nationalen Interessengruppen abhielten, halfen uns entscheidend dabei, die sich entwickelnden Besonderheiten der verschiedenen Industriesektoren und Regionen auf der ganzen Welt zu verstehen.

Wichtige Themen und Nutzerrückmeldungen

Die Nutzerinnen und Nutzer tauschten sich über ihre Patentierungsstrategien aus und ermöglichten es dem EPA, Einblicke in die Herausforderungen zu gewinnen, mit denen Anmelderinnen und Anmelder aller Größenordnungen in den meisten Technologiebereichen konfrontiert sind, und herauszufinden, was getan werden kann, um ihren Bedürfnissen während des gesamten Patenterteilungsverfahrens gerecht zu werden.

Ein Schwerpunkt der Diskussionen war die Qualität, wobei das EPA seine jüngsten Initiativen zur Verbesserung der Recherche und Prüfung, zur Erhöhung der Verfahrenstransparenz und zur Integration von KI-gestützten Tools vorstellte. Besonders wertvolle Rückmeldungen gab es zur Harmonisierung und Klarheit des Prüfungsverfahrens. Das proaktive Engagement des EPA in den Bereichen Qualitätsmanagement und digitale Transformation wurde begrüßt und das Engagement des Amtes für kontinuierliche Verbesserungen und die Zusammenarbeit mit den Interessengruppen bekräftigt.

Die Nutzerinnen und Nutzer wiesen auch darauf hin, dass die Kommunikation mit den Prüfern verbessert werden muss, auch wenn es um die Begründung von Einwänden der Prüfer geht. Die entscheidende Bedeutung einer konsequenten Bewertung der erfinderischen Tätigkeit, der Klarheit und des Umfangs der Ansprüche wurde ebenfalls hervorgehoben. Es gab weitere strategische Diskussionen über Themen wie das Einheitspatent, die MyEPO-Suite von Online-Diensten, Gebührensenkungen für kleine und Kleinsteinheiten und Instrumente wie den Deep Tech Finder.

Förderung des offenen Dialogs im kommenden Jahr

Im Jahr 2025 möchte das EPA die Benutzerfreundlichkeit des europäischen Patentsystems insgesamt weiter verbessern. Der Dialog mit unserer Nutzerschaft bleibt daher von entscheidender Bedeutung. Wir freuen uns darauf, mit einer Vielzahl von Anmelderinnen und Anmeldern sowie Nutzerverbänden zusammenzukommen und unser Programm für KMU, Kleinsteinheiten und Hochschulen auszubauen.