Artikel 120

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 22. Oktober 2020 über die Verfahren und Absicherungen nach dem EPÜ und dem PCT bei einer Nichtverfügbarkeit der Mittel zur elektronischen Einreichung und anderer Online-Dienste

I. HINTERGRUND

A. Zweck und Anwendungsbereich der Mitteilung

1. Derzeit werden folgende Mittel zur elektronischen Einreichung im Sinne von Regel 2 (1) EPÜ und Regel 89bis PCT vom EPA bereitgestellt bzw. zugelassen: Web-Einreichung, Online-Einreichung (OLF), neue Online-Einreichung (CMS), ePCT und Fax.1Darüber hinaus bietet das EPA für andere Aspekte des europäischen Patenterteilungsverfahrens weitere Online-Dienste an, z. B. das Europäische Patentregister, die Online-Gebührenzahlung und den Dienst für die Gebührenzahlung per Kreditkarte.2

2. Zur Verbesserung seiner Online-Dienste für die Nutzer führt das EPA regelmäßig Wartungsarbeiten durch, was zeitweise zu Einschränkungen der Verfügbarkeit dieser Dienste führen kann.

3. Die vorliegende Mitteilung gibt Aufschluss über die geltenden Verfahren und Absicherungen bei einem Ausfall der vom EPA bereitgestellten Mittel zur elektronischen Einreichung (Nrn. 20 - 36) oder Gebührenzahlungsdienste (Nrn. 37 - 42).

4. Die vorliegende Mitteilung ersetzt die frühere Mitteilung des EPA vom 18. Januar 2018 (ABl. EPA 2018, A25).

5. Sämtliche Verweise auf die Uhrzeit oder den Tag eines Ereignisses in dieser Mitteilung beziehen sich auf die Zeitzone am Hauptsitz des EPA in München, mitteleuropäische Zeit (MEZ).

B. Unterrichtung der Nutzer über etwaige Nichtverfügbarkeiten

6. Das EPA verpflichtet sich, die Nutzer umfassend und rechtzeitig durch Bekanntmachungen in einem eigens dafür vorgesehenen Bereich auf epo.org über etwaige Nichtverfügbarkeiten seiner Online-Dienste, einschließlich der Mittel zur elektronischen Einreichung und zur Gebührenzahlung, zu unterrichten.

7. Zu unterscheiden ist zwischen einer geplanten und einer ungeplanten Nichtverfügbarkeit. Eine geplante Nichtverfügbarkeit kann z. B. durch Wartungsarbeiten oder Verbesserungen an einem Dienst bedingt sein und wird mindestens zwei Werktage im Voraus angekündigt. Eine ungeplante Nichtverfügbarkeit ist in der Regel durch eine technische Störung oder durch andere außergewöhnliche Umstände bedingt und wird so bald wie möglich, nachdem das Problem festgestellt wurde, bekannt gemacht. Die ursprüngliche Bekanntmachung wird so lange regelmäßig aktualisiert, bis der Dienst wieder funktionsfähig ist. Sollte die Störung eines Dienstes länger andauern, macht das EPA weitere Einzelheiten bekannt.

8. Jede Bekanntmachung einer Nichtverfügbarkeit wird mit einer Referenznummer versehen. Wird das EPA zu einer bestimmten Nichtverfügbarkeit kontaktiert, sollte diese Nummer stets angegeben werden. Den Nutzern wird empfohlen, sich regelmäßig auf der Website des EPA über etwaige geplante Nichtverfügbarkeiten zu informieren.

9. Sämtliche Nichtverfügbarkeiten von Online-Diensten und Mitteln zur elektronischen Einreichung sowie sonstige technische Störungen werden in einer regelmäßig aktualisierten Liste in dem eigens dafür vorgesehenen Bereich auf epo.org erfasst. Die Informationen über Nichtverfügbarkeiten werden archiviert und mindestens 20 Jahre lang aufbewahrt.

C. Planung wartungsbedingter Nichtverfügbarkeiten

10. Um zu vermeiden, dass Dienste an Tagen nicht zur Verfügung stehen, an denen das EPA zur Entgegennahme von Schriftstücken und Zahlungen geöffnet ist, werden Wartungsarbeiten an den Online-Tools nach Möglichkeit am Wochenende durchgeführt, d. h. am Freitag nach Mitternacht, und sie beschränken sich auf jeweils ein Einreichungstool.

11. Beim Europäischen Patentregister wird das EPA es nach Möglichkeit vermeiden, Wartungsarbeiten am letzten Tag der Frist für die Validierung europäischer Patente in den Vertragsstaaten durchzuführen, d. h. an dem Wochentag, an dem drei Monate zuvor die einmal wöchentlich bekannt gemachten Hinweise auf die Erteilung europäischer Patente veröffentlicht wurden (Artikel 65 (1) EPÜ).

II. FRISTVERLÄNGERUNG NACH REGEL 134 (1) EPÜ

12. Steht mindestens ein Mittel zur elektronischen Einreichung im Sinne der Regel 2 (1) EPÜ am letzten Tag der Frist für die Vornahme einer Verfahrenshandlung für Euro-Direktanmeldungen oder für Euro-PCT-Anmeldungen in der europäischen Phase nicht zur Verfügung, so verlängert sich die Frist auf den nächstfolgenden Werktag, an dem wieder alle Mittel zur elektronischen Einreichung verfügbar sind.

13. Ob eine solche Nichtverfügbarkeit vorliegt, wird von den technischen Diensten des EPA festgestellt. Nicht jedes technische Problem ist eine vom EPA zu vertretende Nichtverfügbarkeit, sodass nicht jedes technische Problem zu einer Fristverlängerung nach Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ führt.

14. Stellt das EPA fest, dass ein Mittel zur elektronischen Einreichung im Sinne der Regel 2 (1) EPÜ ungeplant nicht zur Verfügung stand und alle Nutzer davon betroffen waren, so werden alle am Tag dieser Nichtverfügbarkeit endenden Fristen für alle Nutzer nach Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ verlängert. Eine entsprechend aktualisierte Bekanntmachung wird in dem eigens dafür vorgesehenen Bereich auf epo.org veröffentlicht. Die Verlängerung aller Fristen infolge der Nichtverfügbarkeit eines Mittels zur elektronischen Einreichung, von der alle Nutzer betroffen waren, gilt unabhängig von etwaigen Einschränkungen in Bezug auf die Dokumente, die über das nicht zur Verfügung stehende Mittel zur elektronischen Einreichung eingereicht werden können.3

15. Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ gilt nur für Fristen im Sinne des Artikels 120 EPÜ. Nach anerkannten Grundsätzen des Verfahrensrechts ist eine Frist ein Zeitraum mit einer festgesetzten Anzahl von Tagen oder Monaten, innerhalb derer eine bestimmte Verfahrenshandlung vorgenommen werden muss. Für Verfahrenshandlungen, die unter bestimmten Bedingungen vorzunehmen sind (wie die Einreichung einer Teilanmeldung nach Artikel 76 EPÜ), gelten die in dieser Mitteilung genannten Absicherungen jedoch nicht. Ebenso wenig können sich Nutzer auf Regel 134 (1) EPÜ berufen, um einen früheren Eingangstag – oder gegebenenfalls einen früheren Anmeldetag – zu erlangen als den, an dem ein Dokument tatsächlich eingegangen ist.

16. Ist trotz einer Nichtverfügbarkeit eine Mitteilung über einen Rechtsverlust ergangen, insbesondere in einem Fall, in dem das EPA diese Nichtverfügbarkeit erst nach dem relevanten Tag festgestellt hat, so wird den Nutzern empfohlen, in der Antwort auf die Mitteilung die Referenznummer der Bekanntmachung der betreffenden Nichtverfügbarkeit, die im eigens dafür vorgesehenen Bereich auf epo.org zu finden ist, anzugeben. Beweismittel müssen nicht vorgelegt werden.

17. Vermutet ein Nutzer, dass ein Dienst nicht zur Verfügung stand, und hat das EPA auf seiner Website keine Bekanntmachung dazu veröffentlicht, dann sollte er nachweisen, dass er von dieser Nichtverfügbarkeit betroffen war und durch sie daran gehindert wurde, ein Dokument über den betreffenden Dienst einzureichen.

18. Nutzer, die einen Rechtsverlust befürchten, weil die Übermittlung eines Dokuments über ein vom EPA bereitgestelltes Mittel zur elektronischen Einreichung oder eine Zahlung über einen EPA-Gebührenzahlungsdienst fehlgeschlagen ist, sollten vorsichtshalber den verfügbaren Rechtsbehelf einlegen. Dies ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn nicht sicher ist, ob die fehlgeschlagene Übermittlung oder Zahlung auf eine vom EPA zu vertretende Nichtverfügbarkeit zurückzuführen ist.

19. Im Falle einer nach Artikel 75 (1) b) oder (2) b) EPÜ eingereichten europäischen Patentanmeldung werden die Fristen entsprechend verlängert, wenn ein Online-Einreichungstool des betreffenden Vertragsstaats nicht zur Verfügung steht (Regel 134 (3) EPÜ). Nutzer, die von dieser Regelung Gebrauch machen wollen, sollten nachweisen, dass sie von dieser Nichtverfügbarkeit betroffen waren und durch sie daran gehindert wurden, eine Einreichung über das betreffende Tool vorzunehmen.

A. Geplante Nichtverfügbarkeit eines Mittels zur elektronischen Einreichung

i. Europäische Direktanmeldungen und Euro-PCT-Anmeldungen

20. Steht ein Mittel zur elektronischen Einreichung kürzer als vier Stunden an einem Werktag nicht zur Verfügung und hat das EPA dies mindestens zwei Werktage im Voraus angekündigt, so findet Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ keine Anwendung, weil von den Nutzern erwartet werden kann, dass sie ihre Arbeitsabläufe entsprechend anpassen. Dauert die Nichtverfügbarkeit jedoch länger als vier Stunden, so findet Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ Anwendung. Die Bekanntmachung der Nichtverfügbarkeit wird dann dahin gehend aktualisiert, dass die Fristen für alle Nutzer verlängert werden (siehe Nr. 14).

21. Dauert eine geplante Nichtverfügbarkeit länger als vier Stunden, die sich über zwei Werktage erstrecken, aber kürzer als vier Stunden an jedem dieser beiden Werktage, so findet Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ keine Anwendung.

22. Dauert eine Nichtverfügbarkeit vier Stunden oder länger an einem einzigen Werktag an, so findet Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ Anwendung, selbst wenn die Nichtverfügbarkeit im Voraus angekündigt wurde.

ii. Internationale Phase

23. Seit 1. Juli 2020 können PCT-Behörden die Überschreitung im PCT vorgesehener Fristen aufgrund der Nichtverfügbarkeit eines der zugelassenen elektronischen Kommunikationsdienste nach Regel 82quater.2 PCT entschuldigen. Erlangt eine PCT-Behörde von einer geplanten Nichtverfügbarkeit ihrer elektronischen Kommunikationsdienste Kenntnis oder stellt sie fest, dass einer ihrer elektronischen Kommunikationsdienste ungeplant nicht zur Verfügung steht, so veröffentlicht sie Angaben über diese Nichtverfügbarkeit einschließlich ihrer Dauer. Wird festgestellt, dass es sich um eine Nichtverfügbarkeit im Sinne der Regel 82quater.2 PCT handelt, so unterrichtet die Behörde das Internationale Büro der WIPO, das eine entsprechende Mitteilung in der PCT-Gazette veröffentlicht.

24. Regel 82quater.2 PCT verlangt keine Nachweise von den Nutzern. Es genügt ein Verweis auf die vom Internationalen Büro veröffentlichte Mitteilung über die Nichtverfügbarkeit des elektronischen Kommunikationsdienstes, und die Überschreitung der Frist wird im konkreten Einzelfall von der Behörde entschuldigt. Die betreffende Handlung muss am nächstfolgenden Werktag, an dem alle zugelassenen Mittel zur elektronischen Einreichung wieder verfügbar sind, nachgeholt werden. Das EPA wird die Nutzer umgehend anhand des Formblatts PCT/RO/132 über seine Entscheidung unterrichten.

25. Das EPA als PCT-Behörde wendet Regel 82quater.2 PCT an und entschuldigt Fristüberschreitungen. Wie in dieser Regel vorgesehen, wird die Nichtverfügbarkeit eines elektronischen Kommunikationsdienstes einschließlich ihrer Dauer vom EPA und – basierend auf dessen Angaben – auch vom Internationalen Büro bekannt gemacht. Folgende elektronische Kommunikationsdienste sind vor dem EPA zugelassen und stehen möglicherweise nicht zur Verfügung: Online-Einreichung (OLF), neue Online-Einreichung (CMS), ePCT und Web-Einreichung.

26. Außer über die vom EPA bereitgestellten elektronischen Kommunikationsdienste können internationale Anmeldungen auch über ePCT eingereicht werden, einen vom Internationalen Büro bereitgestellten webbasierten elektronischen Kommunikationsdienst. Das Internationale Büro unterrichtet das EPA über eine etwaige Nichtverfügbarkeit des ePCT-Dienstes. Das EPA entscheidet sodann, ob Regel 82quater.2 PCT Anwendung findet, und teilt seine Entscheidung den Nutzern, der Öffentlichkeit und dem Internationalen Büro mit (siehe Nr. 23).

27. Regel 82quater.2 PCT findet keine Anwendung, wenn ein Mittel zur elektronischen Einreichung kürzer als vier Stunden nicht zur Verfügung steht und das EPA dies mindestens zwei Werktage im Voraus angekündigt hat. In einem solchen Fall ist den Nutzern die Nichtverfügbarkeit bekannt und sie können ihre Arbeitsabläufe entsprechend anpassen, indem sie das betroffene Mittel zur elektronischen Einreichung vor oder nach seiner Nichtverfügbarkeit nutzen. Wurde eine Nichtverfügbarkeit von unter vier Stunden angekündigt, dauert dann aber tatsächlich länger als vier Stunden, so findet Regel 82quater.2 PCT Anwendung. Die entsprechenden Angaben werden vom EPA in dem eigens dafür vorgesehenen Bereich seiner Website und vom Internationalen Büro der WIPO veröffentlicht (siehe Nr. 23).

28. Regel 82quater.2 PCT betrifft alle in der Ausführungsordnung zum PCT festgelegten Fristen für die Vornahme von Handlungen vor Behörden. Dies schließt auch Gebührenzahlungen ein, da die nicht fristgerechte Entrichtung von Gebühren ebenfalls einen Rechtsverlust zur Folge haben kann. Sie gilt jedoch nicht für die Prioritätsfrist, weil diese in der Pariser Verbandsübereinkunft festgelegt ist. Die Nutzer können allerdings eine Wiederherstellung des Prioritätsrechts nach Regel 26bis.3 PCT beantragen.

29. Keine Anwendung findet Regel 82quater.2 PCT auf Fristen, die im PCT selbst vorgesehen sind, wie die (reguläre) 30-Monatsfrist für die Vornahme der zum Eintritt in die nationale oder regionale Phase erforderlichen Handlungen nach Artikel 22 (1) und 39 (1) a) PCT. Für den Eintritt in die europäische Phase vor dem EPA als Bestimmungsamt wurde diese allerdings auf 31 Monate verlängert (Regel 159 (1) EPÜ, Artikel 22 (3) und 39 (1) b) PCT), und für diese 31-Monatsfrist gilt Regel 134 (1) EPÜ. Im Falle eines Fristversäumnisses stehen gegebenenfalls Rechtsbehelfe wie die Weiterbehandlung (Artikel 121 EPÜ) zur Verfügung.

B. Ungeplante Nichtverfügbarkeit eines Mittels zur elektronischen Einreichung

i. Europäische Direktanmeldungen und Euro-PCT-Anmeldungen

30. Eine ungeplante Nichtverfügbarkeit liegt vor, wenn ein Mittel zur elektronischen Einreichung ausnahmsweise und unerwartet nicht zur Verfügung steht, z. B. aufgrund einer technischen Störung oder eines Totalausfalls des Stromnetzes.

31. Kann ein Nutzer ein Dokument nicht einreichen oder hat er Zweifel an dessen ordnungsgemäßer Übermittlung, sollte er die EPA-Kundenbetreuung kontaktieren.4 Ihm entstehen keinerlei Nachteile, wenn sich bestätigt, dass die Nichtverfügbarkeit vom EPA zu vertreten ist. Ob ein Mittel zur elektronischen Einreichung zur Verfügung stand oder nicht, wird von den technischen Diensten des EPA unter Berücksichtigung der konkreten Umstände des Einzelfalls festgestellt.

32. Nutzer, die einen Rechtsverlust befürchten, weil die Übermittlung eines Dokuments über ein vom EPA bereitgestelltes Mittel zur elektronischen Einreichung oder eine Zahlung über einen EPA-Gebührenzahlungsdienst fehlgeschlagen ist, sollten vorsichtshalber den verfügbaren Rechtsbehelf einlegen. Dies ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn nicht sicher ist, ob die fehlgeschlagene Übermittlung oder Zahlung auf eine vom EPA zu vertretende Nichtverfügbarkeit oder lediglich auf ein Problem aufseiten des Nutzers zurückzuführen ist.

33. Zusätzlich können die Nutzer eine Erklärung des EPA beantragen, dass sich die versäumte Frist nach Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ auf den Tag verlängert, an dem das Dokument eingereicht wurde. Beantragt ein Nutzer die Anwendung von Regel 134 (1) Satz 2 EPÜ, sollte er nachweisen, dass er von dieser Nichtverfügbarkeit betroffen war und durch sie daran gehindert wurde, ein Dokument über den betreffenden Dienst einzureichen.

34. Steht ein Dienst ungeplant nicht zur Verfügung, ist die Dauer der Nichtverfügbarkeit ohne Belang.

ii. Internationale Phase

35. Eine ungeplante Nichtverfügbarkeit ist in der Regel durch eine technische Störung oder durch andere außergewöhnliche Umstände bedingt. Stellen die technischen Dienste des EPA fest, dass ein Mittel zur elektronischen Einreichung nicht zur Verfügung steht, so veröffentlicht das EPA Angaben über diese Nichtverfügbarkeit einschließlich ihrer Dauer und unterrichtet das Internationale Büro, das eine entsprechende Mitteilung in der PCT-Gazette veröffentlicht.

36. Eine ungeplante Nichtverfügbarkeit muss nicht zwingend vier Stunden oder länger dauern, damit Regel 82quater.2 PCT Anwendung findet. Stufen die technischen Dienste des EPA die Störung eines elektronischen Kommunikationsdienstes als Nichtverfügbarkeit ein, so entscheidet das EPA, ob die Regel Anwendung findet, es veröffentlicht die notwendigen Angaben und unterrichtet das Internationale Büro entsprechend.

C. Nichtverfügbarkeit eines Gebührenzahlungsdienstes

i. Europäische Direktanmeldungen und Euro-PCT-Anmeldungen

37. Endet eine Zahlungsfrist an einem Tag, an dem einer der zulässigen Zahlungswege, über die Gebühren für europäische Direktanmeldungen und Euro-PCT-Anmeldungen an das EPA entrichtet werden können, nicht zur Verfügung steht, so verlängert sich die Zahlungsfrist bis zum nächstfolgenden Tag, an dem alle Zahlungswege wieder zur Verfügung stehen.5

38. Steht also einer der zulässigen Einreichungswege für Abbuchungsaufträge wie CMS oder OLF oder das Tool für die Online-Gebührenzahlung oder der EPA-Dienst für die Zahlung per Kreditkarte oder Banküberweisung nicht zur Verfügung, so verlängert sich die Zahlungsfrist bis zum nächstfolgenden Tag, an dem alle zulässigen Zahlungswege wieder zur Verfügung stehen. Dies gilt selbst dann, wenn nur ein Zahlungsweg nicht zur Verfügung steht.

39. Da jedoch sowohl das Tool für die Online-Gebührenzahlung als auch der EPA-Dienst für die Zahlung per Kreditkarte oder Banküberweisung ausschließlich zur Vornahme von Zahlungen dienen, kann die Nichtverfügbarkeit eines dieser Dienste nicht geltend gemacht werden, um ein Fristversäumnis bei der Einreichung von Dokumenten zu begründen.6

40. Zahlungsfristen werden nicht verlängert, wenn es bei einer Kreditkartenzahlung aus einem anderen Grund als der Nichtverfügbarkeit des EPA-Dienstes für die Zahlung per Kreditkarte zu einem Fehler kommt (siehe Artikel 4 des Beschlusses des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 22. August 2017 über die Zahlung von Gebühren per Kreditkarte, ABl. EPA 2017, A72).

41. Ebenso wenig werden Zahlungsfristen im Falle einer geplanten Nichtverfügbarkeit eines Zahlungswegs verlängert, wenn diese weniger als vier Stunden dauert und das EPA sie mindestens zwei Werktage im Voraus angekündigt hat (siehe Nrn. 20 - 22).

ii. Internationale Phase

42. Steht ein Zahlungsweg nicht zur Verfügung, über den in der internationalen Phase Gebühren für internationale Anmeldungen an das EPA als PCT-Behörde entrichtet werden können, so gelten dieselben Regelungen und Erfordernisse wie im Euro-Direkt-Verfahren und in der europäischen Phase (siehe Nrn. 37 ff.).