EUROPÄISCHES PATENTAMT
Mitteilungen des EPA
Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über mündliche Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz
Gemäß dem Beschluss des Präsidenten vom 1. April 2020 über als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen vor Prüfungsabteilungen (ABl. EPA 2018, A39) sind mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren als Videokonferenz durchzuführen. Diese Mitteilung hebt die frühere Mitteilung über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz auf (ABl. EPA 2018, A96).
1. Status
Eine als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlung und eine in den Räumlichkeiten des Europäischen Patentamts (EPA) abgehaltene mündliche Verhandlung sind gleichwertig. Ein Antrag auf erneute mündliche Verhandlung vor demselben Organ kann somit (unabhängig davon, ob er sich auf eine Videokonferenz oder auf eine andere Form der Verhandlung bezieht) abgelehnt werden, wenn die Parteien und der dem Verfahren zugrunde liegende Sachverhalt unverändert geblieben sind (Artikel 116 (1) EPÜ).
2. Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA
Wurde eine mündliche Verhandlung beantragt oder von der Abteilung für zweckdienlich erachtet, so wird der Anmelder oder Vertreter in der Regel zu einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung geladen. Desgleichen finden selbstverständlich auch Rücksprachen im Prüfungsverfahren als Videokonferenz statt.
Ein Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA sollte so früh wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung.
Geht der Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA nach der Ladung zur mündlichen Verhandlung ein und kann ihm nicht stattgegeben werden, so teilt die Abteilung dem Anmelder mit, dass die mündliche Verhandlung wie in der Ladung angegeben als Videokonferenz stattfindet, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Geht der Antrag ein, bevor die Ladung ergangen ist, wird die Begründung der Ablehnung in der Anlage zur Ladung angegeben. In beiden Fällen ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung.
Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird dem Anmelder mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird; der Termin der mündlichen Verhandlung bleibt unverändert.
3. Ausnahmen
Mündliche Verhandlungen werden nicht als Videokonferenz durchgeführt, wenn eine unmittelbare Beweisaufnahme erforderlich ist oder wenn andere ernsthafte Gründe dagegen sprechen, beispielsweise wenn ein Anmelder oder Vertreter aufgrund einer Beeinträchtigung nicht an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen kann.
Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe. Ebenso wenig stellt es einen ernsthaften Grund dar, dass schriftliche Beweismittel berücksichtigt werden müssen.
4. Technische Anweisungen für Videokonferenzen
Bei den Videokonferenzen kommt IP-Technologie zum Einsatz (SIP, H.323, sichere webbasierte Systeme und Altsysteme).
Als Videokonferenz durchgeführte Rücksprachen und mündliche Verhandlungen finden an einem Arbeitstag zu den Dienstzeiten des EPA statt.
Datum, Uhrzeit und die zum Verbindungsaufbau zu verwendenden Kontaktdaten für die Videokonferenz (in Form eines Links oder anderer geeigneter Mittel) werden unter Angabe weiterer sachdienlicher Informationen per E-Mail bestätigt. Eine Mitteilung mit Informationen zur Organisation einer Videokonferenz ersetzt nicht die Ladung zur mündlichen Verhandlung.
Anmelder oder Vertreter müssen dafür sorgen, dass ihre Videokonferenzanlage die technischen Anforderungen erfüllt, die in der Mitteilung mit den technischen Anweisungen spezifiziert sind. Sie sollten rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung eine Verbindung zu einem Demo-System herstellen.
Weitere Informationen über die Technik und die Vorgehensweise zur Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz sowie ein Verhaltenskodex für Teilnehmer ("Online-Etikette") werden auf der EPA-Website zugänglich gemacht.
5. Ausstattung und Kosten
Die Videokonferenzräume des EPA sind nur für den amtsinternen Gebrauch bestimmt und stehen daher den Anmeldern oder ihren Vertretern nicht für eigene Zwecke zur Verfügung.
Das EPA erhebt keine besondere Gebühr für Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden. Die Anmelder oder Vertreter tragen nur die Kosten für ihre Internetverbindung und die technischen Einrichtungen bei ihnen.
6. Fernverbindung von Mitgliedern einer Abteilung
Werden mündliche Verhandlungen als Videokonferenz durchgeführt, so können die Mitglieder der Prüfungsabteilung per Fernverbindung von unterschiedlichen Orten aus an der Verhandlung teilnehmen. Für Beratungen und Abstimmungen wird zwischen den Mitgliedern der Abteilung eine separate Videokonferenz eingerichtet.
Den Anmeldern oder Vertretern wird die Fernteilnahme von Mitgliedern der Abteilung entweder in der Bestätigungs-E-Mail mit Informationen über die Organisation einer Videokonferenz oder nach dem Verbindungsaufbau und vor Eröffnung der mündlichen Verhandlung vom Vorsitzenden mitgeteilt.
7. Mitwirkung von Anmeldern und Vertretern von unterschiedlichen Orten aus
Einem Anmelder und seinem Vertreter kann es gestattet werden, von unterschiedlichen Orten aus an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilzunehmen. Falls diese Absicht besteht, sollte sie so früh wie möglich mitgeteilt werden.
8. Aufzeichnungen
Von mündlichen Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden, dürfen keinerlei Bild- oder Tonaufzeichnungen angefertigt werden.
9. Einreichung von Unterlagen
In Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden, sind Unterlagen per E-Mail oder ausnahmsweise per Fax einzureichen (siehe den derzeit geltenden Beschluss des Präsidenten vom 20. April 2012 über die Einreichung von Unterlagen per E-Mail bei der Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz, ABl. EPA 2012, 348). Der Vorsitzende bzw. im Falle einer Rücksprache der beauftragte Prüfer gibt dem Anmelder oder Vertreter zu Beginn der mündlichen Verhandlung die zu verwendende E-Mail-Adresse bekannt.
10. Technische Probleme
Wo technische Probleme ungeachtet der Bemühungen der Teilnehmer die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz verhindern, ergeht eine neue Ladung zur mündlichen Verhandlung. In der Regel wird die erneute mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt, sofern nicht schwerwiegende Gründe dagegen sprechen.