EUROPÄISCHES PATENTAMT
Mitteilungen des EPA
Aktualisierte Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 15. November 2018 über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz1
Anmelder und ihre Vertreter können beantragen, dass Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung als Videokonferenz durchgeführt werden. Angesichts der gestiegenen Nutzung von IP/Internet-basierten Videokonferenzen und infolge der Einführung einer neuen Kommunikationsplattform stellt das EPA in diesem Bereich jetzt nutzerfreundlichere Technologien und Mittel zur Verfügung.
Bei den Videokonferenzen wird IP-Technologie zum Einsatz kommen (SIP, H.323, sichere web-basierte Systeme und Altsysteme). Der Antragsteller erhält einen elektronischen Link für den Verbindungsaufbau zum EPA, wenn dem Antrag auf Durchführung einer Videokonferenz stattgegeben wird.
Da die Nutzung von ISDN-Verbindungen zurückgegangen ist, wird das EPA die Unterstützung von Videokonferenzen über ISDN Ende 2018 einstellen.
1. Antrag auf Durchführung einer Videokonferenz
Anträge auf die Durchführung von Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz sollten beim EPA in der gleichen Weise eingereicht werden wie alle anderen Anträge zu anhängigen europäischen Patentanmeldungen.
Zur Erleichterung der Raumbuchung sollte die Antragstellung so früh wie möglich erfolgen, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf Rücksprache oder mündliche Verhandlung. Sollte kein Videokonferenzraum mehr verfügbar sein, weil der Termin für die Rücksprache oder mündliche Verhandlung vor der Beantragung einer Videokonferenz festgelegt wurde, so ist dies kein triftiger Grund für eine Verlegung des Termins.
Eine als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlung und eine in der herkömmlichen Form in den Räumlichkeiten des EPA abgehaltene mündliche Verhandlung sind gleichwertig. Ein Antrag auf erneute mündliche Verhandlung vor demselben Organ kann somit (unabhängig davon, ob er sich auf eine Videokonferenz oder auf eine andere Form der Verhandlung bezieht) abgelehnt werden, wenn die Parteien und der dem Verfahren zugrunde liegende Sachverhalt unverändert geblieben sind (Artikel 116 (1) EPÜ). Allerdings wird darauf hingewiesen, dass die Entscheidung, ob einem Antrag auf die Durchführung einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz stattgegeben wird, im Ermessen der Prüfungsabteilung liegt (siehe 2).
2. Organisation einer Videokonferenz
Im Fall eines Antrags auf Durchführung einer Rücksprache bzw. einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz entscheidet der beauftragte Prüfer bzw. die Prüfungsabteilung nach eigenem Ermessen und nach Sachlage, ob eine Videokonferenz zweckdienlich ist.
Kann dem Antrag nicht stattgegeben werden, erhält der Antragsteller eine Mitteilung, in der die Gründe für die Ablehnung angegeben sind. Eine beschwerdefähige Entscheidung ergeht nicht. Wird dem Antrag stattgegeben, so wird mit dem Antragsteller ein Termin an einem Werktag während der Geschäftszeiten des EPA vereinbart. Datum, Uhrzeit und die zum Verbindungsaufbau zu verwendenden Kontaktdaten für die Videokonferenz werden unter Angabe weiterer sachdienlicher Informationen in einer Mitteilung, per Fax oder per E-Mail bestätigt. Durch die Beantragung einer Videokonferenz willigt der Anmelder ein, alle Informationen zur Durchführung einer Videokonferenz per E-Mail zu erhalten (Mitteilung vom 12. September 2000 zur Korrespondenz mit dem Amt via E-Mail, ABl. EPA 2000, 458). Eine Mitteilung mit Informationen zur Organisation einer Videokonferenz ersetzt nicht die Ladung zur mündlichen Verhandlung.
3. Ausstattung und Kosten
Die Videokonferenzräume des EPA sind nur für den amtsinternen Gebrauch bestimmt und stehen daher nicht für eigene Zwecke des Anmelders oder seines Vertreters zur Verfügung.
Anmelder oder deren Vertreter haben zu gewährleisten, dass ihre Videokonferenzanlage die in der Mitteilung über die Zulassung der Videokonferenz genannten technischen Anforderungen erfüllt. Sie sollten rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung eine Verbindung zu einem Demo-System herstellen.
Das EPA erhebt keine spezielle Gebühr für Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden. Der Antragsteller trägt lediglich die Kosten für seine eigene Internetverbindung.
Weitere Informationen zu Technologie und Verfahren für die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz werden auf der Website des EPA veröffentlicht.
1 Diese Mitteilung hebt die früheren Mitteilungen über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz auf (ABl. EPA 2012, 354).